Utilisation des conditions de règlement pour contrôler l'édition des documents
Chaque transaction peut contenir quatre dates de document facultatives. Elles sont utilisées pour enregistrer la date à laquelle un document doit être imprimé pour une transaction ou par la suite pour enregistrer la date d'impression du document.
Les dates de document peuvent être utilisées pour sélectionner des transactions, pour que vous puissiez imprimer des documents selon leur date, tels que des lettres de relance de dettes. Vous pouvez par exemple définir la date document 1 comme date à laquelle la première lettre de relance doit être générée pour une transaction. Cette date serait enregistrée dans la transaction Grand Livre initiale et pourrait être utilisée pour sélectionner la transaction lorsque la lettre de relance doit être générée. Une fois que le document a été imprimé, le champ Date document 1 dans la transaction peut être mis à jour avec la date d'impression réelle.
Ces dates vous indiquent clairement la date d'impression de chaque lettre ainsi que les comptes concernés.
Vous pouvez configurer des Conditions règlement pour calculer des dates de document basées sur d'autres dates. Par exemple, vous pouvez calculer la date document 1 en ajoutant 30 jours à la date d'échéance de la transaction. Vous pouvez également définir la date document 2 comme deuxième lettre trente jours après la date de la première lettre. Si vous spécifiez le code de votre nouveau groupe de conditions de règlement dans un enregistrement client ou fournisseur, les dates de document doivent automatiquement être calculées et incluses dans les transactions Grand Livre pour ce client ou ce fournisseur.
Vous pouvez utiliser Relevé compte (ACD) afin de sélectionner les transactions arrivées à échéance, de créer un document daté et d'imprimer le document correspondant à ces transactions. Pour cela, vous devez créer un control desk, un format de document et une mise en page d'état pour le document. Les étapes suivantes décrivent la configuration de ces fonctions :
- Créez un control desk pour extraire des transactions basées sur leurs dates de document à l'aide de Générateur Filtres (FLD). Modifiez le filtre Consultation Financials (SALQ) Impression relevé compte. A partir des éléments de données dans , sélectionnez les quatre dates de document une à une et déplacez-les vers Récapitulatif sélection. Pour chaque date, sélectionnez Fourchette dans Editer condition, puis cochez les cases Saisie à l'exécution et Tous(-tes). Enregistrez le filtre.
- Créez le texte et la mise en page du document à l'aide de Générateur Etats. Modifiez l'état FPAD1.srdl fourni à titre d'exemple, puis enregistrez-le sous un nouveau nom au format .srdl.
Remarque: Lorsque vous modifiez cet état, n'oubliez pas de choisir une valeur devise.
- Créez un format de document approprié en utilisant Format document (DFS). Copiez le format de document AAD1 et, dans l'onglet Identification, spécifiez le nouvel état (.srdl) en tant que nom exécutable. Dans Fonction, spécifiez SAAD. Si vous souhaitez mettre à jour la date de document dans la transaction Grand Livre, définissez l'option sur l'option appropriée (1, 2, 3 ou 4) et définissez Mettre à jour date document sur Oui. Enregistrez le format de document.
Dans Relevé compte, vous pouvez alors spécifier une fourchette de dates de document pour que toutes les transactions situées dans cette fourchette s'affichent à l'écran. Sélectionnez ensuite Réviser. Le formulaire Control Desk - fichier de travail s'ouvre. Sélectionnez Impression relevé compte comme Traitement édition et sélectionnez le code Format document requis pour votre document.