Gestion des organisations multisites
Selon son mode de fonctionnement, une organisation internationale disposant de succursales dans différents pays peut être représentée de plusieurs manières dans SunSystems. Elle peut être définie comme :
- une juxtaposition de clients individuels, un par site, chacun possédant son propre compte Grand Livre car chaque site est responsable de ses activités.
- une juxtaposition de clients, un par site, qui partagent tous le même compte Grand Livre unique car celui-ci est géré au niveau du groupe.
Une organisation peut également utiliser une combinaison des deux modèles décrits ci-dessus. Par exemple, si chaque pays pour une organisation internationale est géré par un site central doté de succursales, chaque succursale peut être considérée comme un client distinct lié à un compte Grand Livre unique pour le pays correspondant.
Titulaires des comptes dans une organisation multisites
Une organisation multisites comprend plusieurs emplacements ou sites, avec lesquels vous traitez individuellement, mais dispose d'un centre de facturation ou de règlement unique. En règle générale, cela est le cas si l'organisation dispose d'une comptabilité centralisée.
Chaque site ou emplacement est défini en tant que client ou fournisseur distinct. Un des sites fonctionne en tant que client à facturer ou fournisseur à régler pour le groupe. Ce site est le titulaire du compte. Seul ce site client ou fournisseur est associé à un numéro de compte. Tous les autres enregistrements client ou fournisseur des autres sites font référence au titulaire du compte dans le champ Client facturation ou Fournisseur avis règlement.
Ce concept est illustré ci-dessous pour les clients :
Pour mettre en place une organisation multisites, vous devez d'abord créer le titulaire du compte (client ou fournisseur), puis vous assignez ou créez le compte client/débiteur ou fournisseur/créditeur correspondant. Pour tous les autres sites clients ou fournisseurs dans le groupe, vous identifiez le titulaire du compte en tant que client à facturer ou fournisseur à régler.
Définition de titulaires de compte multiples
Une organisation multisites dotée de plusieurs titulaires de comptes est représentée par une juxtaposition d'organisations multisites distinctes. Par exemple, pour une multinationale qui possède dans chaque pays un site titulaire du compte et de nombreux autres sites ; chaque pays sera défini comme une organisation multisites.
Pour transférer le compte d'un site à un autre, il est impératif que le nouveau titulaire de compte appartienne au groupe. Le numéro du compte peut alors être transféré au nouveau titulaire et tous les autres clients ou fournisseurs dans le groupe devront être redéfinis pour lui faire référence.
Changement du titulaire du compte dans une organisation multisites
Une organisation multisites est représentée par de nombreux clients, dont un seul est titulaire de compte. Pour transférer le titulaire de compte d'un site client à un autre, procédez comme suit :
- Supprimez le numéro de compte dans la définition du client qui est actuellement titulaire.
- Ajoutez le numéro du compte à la définition du nouveau titulaire du compte.
- Pour chaque autre site client, remplacez le code client à facturer par celui du nouveau titulaire du compte.