Cuestiones de seguridad y la Prima Nota

Puede controlar el acceso a las utilidades de contabilización provisional para grupos de operadores mediante las funciones de grupos Grupos de acceso de datos, Permisos misceláneos y Permisos de funciones, todas ellas disponibles en Consola de seguridad o Gestor de usuarios.

Designación de usuario

Se puede designar a operadores específicos como los únicos con acceso a Secuencias de libro mayor (LEQ) para modificar fechas de registro. Igualmente, éstos son los únicos operadores capaces de modificar los permisos misceláneos para controlar los períodos abiertos.

Grupos de acceso de datos

Puede utilizar la función Grupos de acceso de datos, disponible en Consola de seguridad o Gestor de usuarios, para controlar el uso de recursos de contabilización provisional y permanente.

Por ejemplo, en un departamento de compras, operadores de entrada de compras y un administrador del departamento de compras tienen la capacidad de contabilizar transacciones provisionales. Al administrador se le permite controlar las modificaciones realizadas en la fecha de registro de la entrada de diarios de compra, y también puede restringir el período abierto que los operadores de entrada de compras pueden usar. Los operadores de entrada de compras solo tienen acceso a Entrada de libro mayor (LEN).

Se pueden establecer controles similares en un departamento de ventas. Es posible que el departamento de ventas haya terminado las entradas de diario de un período de registro estatutario. Por lo tanto, desearán utilizar un período abierto distinto al del departamento de compras en lugar de esperar a que el departamento de compras se complete. Cuando se ha completado el departamento de compras, los informes estatutarios se ejecutan independientemente de que en el departamento de ventas se estén registrando diarios en el siguiente período de registro.

Si desea que su organización funcione de esta manera, o de una forma similar, se recomienda definir los campos Períodos abiertos en Definir libro mayor de una forma flexible, y controlar distintas operaciones empresariales con el campo Períodos abiertos en Permisos de operador.

Modificar contabilizaciones provisionales

En la siguiente tabla se muestran las modificaciones que se pueden realizaren contabilizaciones provisionales. Proporciona información del proceso completo y opcional de contabilizaciones provisionales.

Opción de Contabilización provisional en Obligatorio en Definir libro mayor (LES)

Estado de contabilización	Entrada de libro mayor	Asignación de cuenta
Contabilización provisional	Todos los datos se pueden modificar. Se pueden crear, modificar o borrar líneas de diario.	El marcador de asignación, la descripción, la fecha prevista y los códigos de análisis se pueden modificar. Se puede impedir la modificación de los códigos de análisis con el campo Modificar en Asignación de cuenta en Dimensiones de análisis (AND).
Contabilización provisional asignada	No se pueden modificar datos.	El marcador de asignación, la descripción, la fecha prevista y los códigos de análisis se pueden modificar. Se puede impedir la modificación de los códigos de análisis con el campo Modificar en Asignación de cuenta en Dimensiones de análisis (AND).
Contabilización permanente	No se pueden modificar datos.	Solo se puede modificar el marcador de asignación.

Nota: Cuando el campo Contabilización provisional de Definir libro mayor se ha establecido en Obligatorio, no se pueden cambiar los números de secuencia de transacción o de libro diario.

Opción de Contabilización provisional en Opcional en Definir libro mayor (LES)

Estado de contabilización	Entrada de libro mayor	Asignación de cuenta
Contabilización provisional	No se pueden modificar datos.	Se pueden crear, modificar o borrar líneas de diario. Se pueden crear referencias de transacción nuevas. El marcador de asignación, la descripción, la fecha prevista y los códigos de análisis se pueden modificar. Se puede impedir la modificación de los códigos de análisis con el campo Modificar en Asignación de cuenta en Dimensiones de análisis (AND).
Contabilización provisional asignada	No se pueden modificar datos.	El marcador de asignación, la descripción, la fecha prevista y los códigos de análisis se pueden modificar. Se puede impedir la modificación de los códigos de análisis con el campo Modificar en Asignación de cuenta en Dimensiones de análisis (AND).
Contabilización permanente	No se pueden modificar datos.	El marcador de asignación, la descripción, la fecha prevista y los códigos de análisis se pueden modificar. Se puede impedir la modificación de los códigos de análisis con el campo Modificar en Asignación de cuenta en Dimensiones de análisis (AND).