Seleccionar cuentas para una línea
El tipo de fila Línea determina qué cuentas aparecen en los estados financieros y cómo se seleccionan e imprimen los datos de las cuentas.
En un tipo de fila Línea se selecciona una cuenta individual o un rango de cuentas que se van a incluir en una línea de informe. Todas las transacciones de estas cuentas para el período del informe se seleccionan y resumen para producir una línea de informe.
Si solo se selecciona una cuenta, se puede imprimir el nombre de cuenta como descripción de la línea. Si se selecciona un rango de cuenta, se puede introducir una descripción en la línea.
Líneas de continuación
Para incluir cuentas adicionales en la misma línea se utiliza el tipo de fila Continuación para identificar las cuentas adicionales. Se puede definir tantas líneas de continuación como sea necesario, cada una de ellas se añade al tipo de línea anterior.
Esta utilidad para añadir cuentas o rangos de cuentas a otra cuenta o rango implica que, independientemente de la manera en que se haya diseñado el plan contable, se pueden extraer a un informe los datos financieros que se necesiten.
Resumir y detallar Cuentas
Por defecto, una única fila de tipo Línea da como resultado una única línea en el informe. Si se identifica un rango de cuentas en el tipo de línea y/o incluye filas de continuación, todas las transacciones de las cuentas seleccionadas se resumen en una única línea.
Alternativamente, puede seleccionar la opción Detalles de cuenta en el tipo de línea para imprimir cada una de las cuentas seleccionadas en el tipo de línea en el informe. Se imprime una línea de informe separada para cada cuenta.
Utilizar criterios de selección para restringir las transacciones de cuenta seleccionadas
En ocasiones solo se deseará generar un informe de transacciones específicas de la cuenta o rangos de cuentas identificadas en un tipo de línea. Se puede identificar hasta tres criterios de selección para restringir las transacciones seleccionadas de las cuentas.
Es posible, por ejemplo, que se desee visualizar los costos de marketing totales de cada una de las tres divisiones en tres líneas diferentes del informe. Las divisiones se identifican en una dimensión de análisis de transacción del libro mayor. Se seleccionan estas dimensiones de análisis como criterio de selección y se introduce el rango de códigos de análisis de la siguiente manera:
| Tipo de línea | Nombre de línea | Cuenta De/A | Dimensión de selección | Código De | Código A |
| Línea | Costos de marketing: división 1 | 40000-49999 | Dimensión de análisis de transacción de libro mayor 1 | 1 | 1zzz |
| Línea | Costos de marketing: división 2 | 40000-49999 | Dimensión de análisis de transacción de libro mayor 1 | 2 | 2zzz |
| Línea | Costos de marketing: división 3 | 40000-49999 | Dimensión de análisis de transacción de libro mayor 1 | 3 | 3zzz |
Excluir una cuenta de un rango
Puede resultar preferible que una línea incluya un rango de cuentas, excepto para las cuentas impares del rango. Se puede definir una línea para la primera parte del rango y después añadir una línea de continuación para la segunda parte del rango.
También se puede utilizar la opción Invertir signo para excluir una cuenta. Se define una línea única para todo el rango de cuentas, por ejemplo de 10000 a 29999. Después se define una línea de continuación para la cuenta que se desea excluir, por ejemplo la cuenta 25600. En la línea de continuación se selecciona la opción Invertir signo. La cuenta 25600 se incluye en un principio en el total de la línea calculado por la primera línea, pero la línea de continuación la sustrae del total. El resultado impreso excluye la cuenta 25600.