Concepto de asignación de cuenta
Asignaciones de cuentas (ACA) se utiliza principalmente para emparejar transacciones en una cuenta. Por ejemplo, una transacción de pago de deudor/cobros se puede asignar a la factura original o bien emparejarse con ella.
Se puede emparejar totalmente un grupo de transacciones, y también se puede dividir una transacción si solo se tiene que emparejar una parte del valor de la transacción.
Asignación de cuenta puede determinar si el descuento de pago se ha llevado a cabo y contabilizar automáticamente el descuento junto con sus correspondientes impuestos. También puede generar y contabilizar las diferencias de cambio de moneda causadas por las fluctuaciones de las tasas de cambio.
Asignación de cuenta permite además:
- cambiar el marcador de asignación en una transacción, por ejemplo, para conciliar la transacción, indicar el estado del proceso de la transacción, marcarla para pago inmediato o retenerla.
- modificar los códigos de análisis de transacción, descripción, fecha de entrada, código de términos de pago, fecha de vencimiento y otros datos relativos al pago.
Cuando se utiliza Asignación de cuenta pueden realizarse los pasos siguientes, cada uno de los cuales se describe brevemente a continuación:
- Extraer las transacciones de cuenta de una asignación
- Mostrar los detalles de la transacción
- Modificar detalles de transacciones
- Emparejar transacciones
- Ver el cuadre de la asignación
- Contabilizar las asignaciones, descuentos y diferencias de cambio
Extraer las transacciones de cuenta de una asignación
El primer paso del proceso es seleccionar las transacciones que se desean asignar o modificar en una cuenta. La utilidad de de Asignación de cuenta incluye eficaces criterios de selección para seleccionar las transacciones que se requieran.
Se pueden especificar los rangos del período contable, fecha de transacción, tipo de diario, origen de diario, referencia de transacción, fecha de entrada, marcador de asignación y códigos de análisis de transacción para identificar las transacciones que se deseen seleccionar. También se pueden seleccionar transacciones según los códigos de moneda, importe e indicador de débito/crédito. Consulte Modo de seleccionar transacciones para asignación.
Los criterios de selección se determinan en el formulario Criterios de selección para asignación de cuenta. Consulte Extraer transacciones para asignar.
Mostrar los detalles de la transacción
Todas las transacciones extraídas para su asignación o modificación aparecen en el formulario Resultados de búsqueda: asignación de cuenta. Consulte Ver las transacciones extraídas para asignación.
Se puede cambiar la secuencia en la que aparecen las transacciones mediante la opción . Consulte Ordenar transacciones para asignación.
Modificar detalles de transacciones
Los datos de la transacción que se pueden modificar aparecen en columnas resaltadas en el formulario Resultados de búsqueda: asignación de cuenta. Se puede modificar el marcador de asignación, la descripción, la fecha de vencimiento de pago y otros datos de pago. También se pueden modificar los códigos de análisis de transacción que le permiten corregir errores de análisis o volver a analizar transacciones existentes. Consulte Detalles de transacción que pueden modificarse en Asignación de cuenta.
Se puede usar la opción para cambiar el marcador de asignación en un grupo de transacciones. Esta opción es útil si se ha utilizado la utilidad para seleccionar transacciones que requieren el mismo marcador de asignación. Por ejemplo, si se tiene que retener un grupo de transacciones para pago. Cambiar marcador de asignación de todas las transacciones en Asignación de cuenta
Emparejar transacciones
Al emparejar o asignar transacciones, se están vinculando transacciones relacionadas para 'cerrarlas' y permitir su eliminación del sistema mediante Eliminación en libro mayor (LCL). Las transacciones emparejadas deben cuadrar, lo que significa que el total de las transacciones de débito asignadas debe ser igual al total de las transacciones de crédito asignadas.
Se puede emparejar una transacción totalmente asignando todo el valor de la transacción. Para emparejar una transacción en su totalidad, establezca el marcador de asignación en Para asignar.
De manera alternativa, se puede emparejar parcialmente una transacción dividiendo una transacción única en dos transacciones, de las cuales una se asigna y la otra se deja sin asignar. Para emparejar transacciones parcialmente, establezca el marcador de asignación en la transacción original en Dividir e introduzca el importe a asignar.
A medida que se marcan transacciones para asignar, los valores de transacción se añaden a los totales de asignación mantenidos por el sistema. Las transacciones marcadas para asignación deben cuadrar antes de que se puedan contabilizar las modificaciones.
Ver el cuadre de la asignación
Las transacciones emparejadas deben cuadrar antes de poder contabilizar las asignaciones. Para ello, el total de las transacciones de débito y de crédito marcadas para asignar debe tener un valor neto igual a cero. Además, las transacciones marcadas con algunos marcadores de asignación deben cuadrar por separado. Consulte Marcadores de asignación que deben cuadrar.
Para ayudar a cuadrar las asignaciones, Asignación de cuenta registra y muestra totales útiles. Muestra los totales de asignación de débito y de crédito, así como cualquier diferencia, en uno de los valores de moneda en uso. Consulte Mostrar totales de asignación por moneda.
Además, muestra los totales de asignación de débito y de crédito de los marcadores de asignación que deben cuadrar por separado. Consulte Ver totales de asignación.
Contabilizar las asignaciones, descuentos y diferencias de cambio
Una vez marcadas las transacciones requeridas para la asignación, se utiliza la opción para actualizar las transacciones. Si las asignaciones cuadran, las transacciones se asignan. La referencia de asignación, así como la fecha y período de asignación, se registran en las transacciones. Consulte Contabilizar asignaciones.
A veces las transacciones que se han emparejado no cuadran. Esto puede deberse a que se han seleccionado grupos equivocados de transacciones. O puede ser porque:
- En algunas transacciones se han aplicado descuentos, lo cual ha causado un desajuste.
- Se aplican distintas tasas de cambio a las transacciones emparejadas, lo cual ha causado un desajuste en uno o más de los valores de moneda.
También se calculan los descuentos previstos y se determina si esto está permitido o no. Los descuentos autorizados se aplican automáticamente, y también es posible aplicar un desajuste como descuento.
Asignación de cuenta se ocupa de ambas situaciones. Cuando se intenta una asignación con un saldo descuadrado, se comprueba si el importe descuadrado se debe a un descuento por liquidación o a una diferencia de cambio. Consulte Gestión de descuentos de pago durante la asignación o Contabilización de diferencias de cambio durante la asignación.
Si las diferencias se encuentran dentro de la tolerancia permitida para el descuento, se genera y contabiliza el descuento. Si la asignación sigue descuadrada y se permitió el descuento, se puede optar por contabilizar el desajuste como un descuento adicional. Consulte Aplicar un desajuste como descuento durante la asignación.
Si la diferencia se debe a una fluctuación de moneda o a una diferencia de redondeo, se aplican las normas de redondeo de la moneda y se genera automáticamente una transacción de ajuste de redondeo o de diferencia de cambio realizada. De lo contrario, el sistema le obliga cuadrar manualmente las transacciones. Consulte Cuadrar asignaciones: descripción general.
De manera alternativa, se puede introducir y contabilizar manualmente un diario adicional para que las asignaciones cuadren. Consulte Generar transacciones desde asignación de cuenta.
Consulte Guía rápida de asignación de transacciones después de la contabilización para obtener más información sobre los pasos requeridos para usar Asignaciones de cuenta (ACA).