Gestionar organizaciones con varias sucursales
Una organización internacional con oficinas en varios países se puede representar en SunSystems de varios modos, según el modo en que opera la organización. Se pueden definir como:
- Muchos clientes individuales, uno para cada sucursal, con su cuenta de libro mayor individual porque cada sucursal es responsable de sus propias gestiones.
- Muchos clientes, uno por cada sucursal, que todos comparten una cuenta de libro mayor única ya que la contabilidad se controla a nivel de grupo.
Una empresa puede utilizar una combinación de los modelos anteriores. Por ejemplo, si cada país de una empresa multinacional tiene una central contable con oficinas sucursales, cada sucursal representa un cliente separado vinculado a la cuenta de libro mayor apropiado del país.
Titulares de cuenta de organización con varias sucursales
Una organización con varias sucursales contiene una serie de sucursales con las cuales se gestiona de manera individual, pero solo existe un centro de facturación o punto de notificación de pago. Esto es normalmente el caso cuando la empresa tiene una función contable centralizada.
Cada ubicación o sucursal se define como un proveedor o cliente separado. Una sucursal funciona como cliente de facturación o proveedor de notificación de pago del grupo y esta sucursal se conoce como titular de cuenta. Este es el único cliente o proveedor que aparece como referencia en un código de plan contable. Todos los registros de proveedor o cliente de las demás sucursales hacen referencia al titular de cuenta en el campo Cliente de facturación o Proveedor de notificación de pago.
Este concepto se ilustra a continuación para los clientes:
Para definir una organización con varias sucursales, se crea primero el cliente o proveedor titular de cuenta y se asigna o crea, la cuenta de deudor/cobros o acreedor/pagos correspondiente. Para todos los otros clientes o proveedores del grupo, se identifica al proveedor o cliente de titular de cuenta como el cliente de facturación o proveedor de notificación de pago.
Definir múltiples titulares de cuenta
Una organización con varias sucursales con más de un titular de cuenta se representa como muchas organizaciones con varias sucursales por separado. Un ejemplo de esto sería una empresa multinacional que en cada país cuenta con un titular de cuenta y otras sucursales. Cada país se define como una organización con varias sucursales.
Para mover la cuenta de una sucursal a otra, primero es necesario que el titular de cuenta nuevo sea un miembro del grupo. La transferencia se realiza al transferir el código de cuenta al nuevo titular de cuenta, y referenciar todos los clientes o proveedores del grupo a éste.
Cambiar el titular de cuenta en una organización con varias sucursales
Una organización con varias sucursales se representa por muchos clientes y solo uno de ellos es el titular de cuenta. Se requieren los siguientes pasos para mover al titular de cuenta de una sucursal a otra:
- Quite la cuenta del titular de cuenta, para ello debe quitar el código de cuenta.
- Añada el código de cuenta al nuevo titular de cuenta.
- Para el resto de las sucursales, cambiar el cliente de facturación o código de proveedor por el nuevo titular de cuenta.