Vorgangsregeln

Geben Sie diese Informationen an:
Automatischer Journaldruck

Diese Einstellung bestimmt, ob nach erfolgreicher Buchung eines Journals automatisch eine Journalliste erstellt wird. Sie haben folgende Möglichkeiten zur Erstellung einer Liste: nach jeder Journalbuchung (Prima-Nota oder endgültig), nur nach dem Buchen eines Prima-Nota-Journals, nur nach dem Buchen eines endgültigen Hauptbuchjournals.

Berichtsformatcode

Dies ist der für die Journalliste anzuwendende Dokumentformatcode, falls diese automatisch erstellt werden soll. Das Dokumentformat muss in Dokumentformate (DFS) vorgegeben sein.

S/H-Ausgleich nach

Mit dieser Option kontrollieren Sie die S/H-Prüfung auf einer zusätzlichen Ebene bei Erfassung eines Journals über die Funktionen Buchungen erfassen (LEN) und Buchungen importieren (LIM). Sie können jedes der nachstehenden Journaldetails als Basis für den Journalausgleich wählen: Vorgangsnummer, Vorgangsdatum oder eine der zehn Vorgangsanalysekategorien.

Wenn Sie eine dieser Optionen wählen, müssen alle Journalzeilen, die sich auf den gleichen Feldwert beziehen, ausgeglichen sein. Wenn Sie z. B. Buchungsanalyse 1 wählen, müssen alle Vorgangszeilen mit demselben Code für Buchungsanalyse 1 innerhalb eines Journals ausgeglichen sein. Wenn Sie eine der Analysekategorien wählen, müssen Sie sicherstellen, dass die Analysekategorie auf der Analyseregisterkarte in Journaltypen (JNT) für alle entsprechenden Journaltypen markiert ist.

Ist die Option S/H-Prüfung für die Währungswerte 1, 3 und 4 in Mandanten einrichten auf Automatisch eingestellt, generiert SunSystems alle notwendigen Ausgleichszeilen im Journal, wenn dieses entsprechend dem Prüfkriterium unausgeglichen ist.

Hinweis: Es können zwei Ebenen von Ausgleichszeilen generiert werden: nach Vorgangsnummer und nach dem Feld, das für S/H-Ausgleich nach gewählt wurde. Verwenden Sie dazu diese Option zusammen mit der Option Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Erfassung oder Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Import oder beiden.

Weitere Informationen über den Journalausgleich finden Sie unter 'Wann ist ein Journal ausgeglichen?'.

Bei Import forcieren

Diese Marke bestimmt, ob die in der Funktion Hauptbuch einrichten angegebenen Ausgleichoptionen erzwungen werden oder ob sie in Buchungen importieren (LIM) geändert werden können.

'S/H-Ausgleich nach' aufheben

Wenn Sie diese Option aktivieren, kann ein Benutzer die Journalausgleichsprüfung 'S/H-Ausgleich nach' aufheben. Ist das Journal nicht nach der gewählten Option für 'S/H-Ausgleich nach' ausgeglichen, wird eine Warnmeldung angezeigt. Der Benutzer kann diese Meldung übersteuern und das Journal akzeptieren, vorausgesetzt, dass die anderen Ausgleichsbedingungen erfüllt sind.

Hinweis: Diese Übersteuerung hat keine Auswirkung auf die oben beschriebenen Optionen 'Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Erfassung' und 'Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Import'.

Linksbündige Vorgangsnummern

Mit dieser Option legen Sie fest, ob die Vorgangsnummern aller Vorgänge, die in Buchungen importieren (LIM) gebucht werden, linksbündig ausgerichtet werden sollen, wodurch alle vorangestellten Leerstellen und vorangestellten Nullen entfernt werden.

Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Erfassung

Wenn diese Option aktiviert ist, werden in Buchungen erfassen (LEN) eingegebene Vorgänge zusätzlich zu der im Feld S/H-Ausgleich nach gewählten Option nach Vorgangsnummer ausgeglichen. Ist die Option S/H-Prüfung für die Währungswerte 1, 3 und 4 in Mandanten einrichten auf Automatisch eingestellt, werden alle notwendigen Ausgleichszeilen im Journal automatisch generiert, wenn es nach Vorgangsnummer unausgeglichen ist.

Prüfung bei Vorgangsnummeränderung

Diese Option ist nur relevant, wenn das Kontrollkästchen Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Erfassung darüber aktiviert ist. Wenn Sie nach Vorgangsnummer ausgleichen, aktivieren Sie diese Option, um immer dann zu prüfen, ob das Journal nach Vorgangsnummer ausgeglichen ist, wenn die Vorgangsnummer in Buchungen erfassen (LEN) geändert wird, d. h. wenn die Person, die ein Journal eingibt, auf Neue Vorgangsnummer klickt, oder das Journal gebucht wird. Wenn stattdessen nur beim Buchen des Journals geprüft werden soll, ob es für jede Vorgangsnummer ausgeglichen ist, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert.

Ausgleich nach Vorgangsnummer bei Import

Wenn diese Option aktiviert ist, werden mit Buchungen importieren (LIM) importierte Vorgänge zusätzlich zu der im Feld S/H-Ausgleich nach gewählten Option nach Vorgangsnummer ausgeglichen. Ist die Option S/H-Prüfung für die Währungswerte 1, 3 und 4 in Mandanten einrichten auf Automatisch eingestellt, werden alle notwendigen Ausgleichszeilen im Journal automatisch generiert, wenn es nach Vorgangsnummer unausgeglichen ist.

Urspr. Folge in HB-Import beibehalten

Wenn diese Option eingerichtet ist, sortiert Buchungen importieren die Vorgänge nach der Importdatei. Andernfalls werden die Vorgänge nach der Transaktionsreferenz sortiert.

Journalquelle vorgeben
Die Journalquelle kennzeichnet die Person bzw. den Stapelprozess, der für die Erstellung eines Journals verantwortlich ist. Die Journalquelle wird auch als Benutzer-ID bezeichnet. Diese Einstellung bestimmt die Art und Weise, wie die Journalquelle bei Journalerfassungen, ungebuchten Journalen und Vorgangszuweisungen eingegeben wird. Drei Optionen stehen zur Verfügung:
- Benutzer bei Buchungserfassung auffordern - mit dieser Option kann der Benutzer die Journalquelle bei der Erfassung manuell eingeben. Der Benutzer kann die Journalquelle auch leer lassen.
- ID des buchenden Benutzers - mit dieser Option wird die Journalquelle automatisch auf die ID des Benutzers gesetzt, der das Journal bucht.
- ID des erfassenden Benutzers - mit dieser Option wird die Journalquelle automatisch auf die ID des Benutzers gesetzt, der das Journal zuerst erfasst.
ID des haltenden Benutzers überwachen

Mit dieser Option bestimmen Sie, wie die Journalquelle eines gehaltenen Journals behandelt wird, wenn es von einer zweiten, abweichenden Benutzer-ID wieder aufgerufen und danach wieder gehalten wird. Ist dieses Feld markiert und das Journal wird von einem zweiten Benutzer wieder aufgerufen, geändert und danach wieder gehalten, dann wird die für das Journal registrierte Journalquelle auf den zweiten Benutzer umgeändert, ungeachtet dessen, welche Option für Journalquelle vorgeben gewählt wurde.

Wird das Journal also vor dem endgültigen Buchen von verschiedenen Benutzern mehrere Male wieder aufgerufen und geändert, dann wird mit dieser Option immer die ID des Benutzers registriert, der zuletzt Änderungen am Journal vorgenommen hat, und nicht die ID des Benutzers, der das Journal erstellt hat. Beim endgültigen Buchen wird dann, wenn die Option Journalquelle vorgeben entweder auf ID des erfassenden Benutzers oder auf Benutzer bei Buchungserfassung auffordern eingestellt ist, die Journalquelle mit der ID des Benutzers registriert, der das Journal als letzter geändert hat, und nicht mit der ID des Benutzers, der das Journal erstellt hat.

Ist das Feld nicht aktiviert, wird die ursprüngliche Benutzer-ID auf dem Journal bis zum Buchen beibehalten, wenn die Option Journalquelle vorgeben verwendet wird.

Hauptbucharchivierung

Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden 'alte' Vorgänge während der Ausführung von Hauptbuch saldieren (LCL) archiviert. Wenn nicht, werden die Vorgänge gelöscht. Es werden lediglich Ist-Vorgänge archiviert. Budgetvorgänge werden durch den Archivierungsvorgang gelöscht.

Korrekturen ausweisen

Hier geben Sie vor, ob Vorgänge mit der Zuweisungsmarke 'Korrektur' in Finanzberichte aufgenommen werden.

Zahlungsstorno-Meldung anzeigen

Diese Option bestimmt, ob die Zahlungsstorno-Meldung angezeigt wird.

Bericht aus Saldendatei

Diese Option bestimmt, ob Berichte von den Salden in der Saldendatei erstellt werden können, auch wenn diese nicht auf dem neuesten Stand sind. Wird diese Option nicht gewählt, werden die Berichte entweder direkt von den Hauptbuchvorgangsdaten bzw. von den Salden, die aufgrund der jüngsten Vorgänge aktualisiert wurden, erstellt. Eine Berichterstellung aus lediglich der Saldendatei ist schneller, die so erstellten Berichte enthalten jedoch nicht unbedingt die neuesten Vorgänge.

Ursprüngliche Zeilenwerte sichern

In Kontozuweisungen (ACA) können Sie einen Vorgang in zwei oder mehr Teilvorgänge aufteilen, um einen Teil des ursprünglichen Vorgangsbetrags abzugleichen. Die Funktionen Buchungen erfassen (LEN) und Buchungen importieren (LIM) können ebenfalls Kunden- und Lieferantenvorgänge in mehrere Raten aufteilen, wenn Geplante Zahlungen verwendet wird. Ist dieses Feld gewählt, bewahrt die Teilungsfunktion zusätzlich zu den neuen Teilvorgängen den ursprünglichen Vorgang auf und bucht eine entsprechende Gegenbuchung, um den Originalvorgang auszugleichen. Der ursprüngliche und der Gegenvorgang erhalten beide die Zuweisungsmarke 'Korrektur'.

Wenn dieses Feld nicht aktiviert ist, wird der ursprüngliche Vorgangswert geändert und es werden ein oder mehrere Vorgänge für die Teilbeträge generiert. Der ursprüngliche Vorgang ist in diesem Fall nicht mehr verfügbar.

Näheres zu geteilten Vorgängen in der Kontozuweisung finden Sie unter 'Informationen zur Vorgangsteilung' in den Hilfedateien/Benutzerhinweisen zu Financials. Näheres zur Teilung von Vorgängen in Ratenzahlungen in Kunden- oder Lieferantenkonten finden Sie unter 'Informationen zu Zahlungsplänen' in den Administratorhinweisen/Hilfedateien zu Financials.

Sys.Zahlungen nicht zuordnen

Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer die Zuweisungsmarke von Vorgängen in einer systemgenerierten Zahlung wahlweise auf 'Bezahlt nicht abgeglichen' anstatt auf die Standardeinstellung 'Bezahlt' setzen.

Normalerweise wird die Zuweisungsmarke auf 'Bezahlt' gesetzt, wenn Vorgänge über Zahlungslauf (PYR) oder Zahlungseinzug (PYC) gezahlt werden. Vorgänge mit dieser Marke werden als bezahlt und vollständig zugewiesen betrachtet, und sie können nicht von anderen Abgleichungsfunktionen wie Kontozuweisungen (ACA) oder 'Online-Zuweisung' ausgewählt werden.

Durch Setzen der Zuweisungsmarke 'Bezahlt nicht abgeglichen', werden die Vorgänge als bezahlt, aber nicht als zugewiesen gekennzeichnet. Solche Vorgänge können in Kontozuweisungen (ACA) oder 'Online-Zuweisung' für die manuelle Abgleichung, nicht aber erneut für die Zahlung ausgewählt werden.

Eine ausführliche Beschreibung von Zuweisungsmarken finden Sie unter 'Informationen zu Zuweisungsmarken' und 'Welche Zuweisungsmarken sind verfügbar?'.

Sollsalden ignorieren

Bei Wahl dieser Option ignoriert die Funktion Zahlungslauf' ein Konto wenn dessen zur Zahlung ausgewählte Vorgänge einen allgemeinen Sollsaldo aufweisen. Die Kontovorgänge werden in keiner Weise aktualisiert oder in Berichte eingeschlossen, und es werden keine Zahlungsdokumente bzw. Zahlungen generiert.

Ist diese Option NICHT gewählt, wird im Zahlungslauf jeder einzelne, den Sollsaldo ausmachende Vorgang als Saldovortrag markiert, in dem die entsprechende Zuweisungsmarke gesetzt wird. Werden Zahlungsdokumente generiert, dann wird ein ungültiger Scheck und eine Zahlungsanzeige erstellt, die die Vorgänge und den Sollsaldo ausweist.

Budgetüberziehungsprüfung

Ist diese Option gewählt und ist in der Funktion Budgetprüfung einrichten (BCS) die Budgetprüfung aktiviert, werden während des Prüfvorgangs die folgenden Toleranzeinstellungen verwendet. Wenn sowohl der Betrag als auch ein Toleranzprozentsatz angegeben sind, wird bei der Bearbeitung der niedrigere der beiden Werte verwendet. Siehe 'Welche Budgetkontrollen sind verfügbar?'.

Toleranz %

Bei einer Prüfung auf Budgetüberziehungen handelt es sich hier um den Prozentsatz, um den das Budget überzogen werden darf, bevor eine Warnmeldung wegen Ausgabenüberschreitung angezeigt wird. Die prozentuale Differenz zwischen dem verfügbaren Budget und den Ausgaben für den entsprechenden Zeitraum muss innerhalb dieses Prozentsatzes liegen.

Toleranzbetrag

Bei einer Prüfung auf Budgetüberziehungen handelt es sich hier um den Betrag, um den das Budget überzogen werden darf, bevor eine Warnmeldung wegen Ausgabenüberschreitung angezeigt wird. Die Differenz zwischen dem verfügbaren Budget und den Ausgaben für den entsprechenden Zeitraum muss innerhalb dieses Betrages liegen.
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