Übersicht über die Journalerfassung

Hinweis: Diese Schritte dienen als Anleitung. Die genauen Schritte, die zur Eingabe eines Journals erforderlich sind, hängen von den entsprechenden Formularlayouts, Journaltypen und Journalstandardwerten ab.

Mit der Funktion Buchungen erfassen (LEN) sind folgende Schritte zur Eingabe eines Journals durchzuführen:

  1. Wählen Sie in 'Financials' den entsprechenden Eingabebefehl für 'Buchungen erfassen'.
    Hinweis: Wurde kein Journaltyp für die Option Buchungen erfassen festgelegt, werden Sie zu dessen Eingabe aufgefordert. Siehe 'Das Buchungserfassungsformular für einen Journaltyp auswählen'.
    Hinweis: Wenn mit diesem Journaltyp kein Formular verbunden ist, werden Sie um Auswahl des entsprechenden Formulars zum Buchungen erfassen gebeten. Siehe 'Das Buchungserfassungsformular für einen Journaltyp auswählen'.
  2. Bei Bedarf, wählen Sie einen Mandanten. Es ist unter Umständen ein Standardmandant eingerichtet.
  3. Bei Bedarf wählen Sie den Journaltyp; dann klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Eingabetaste.

    Wenn ein bestimmter Formularname mit dem Journaltyp verbunden ist, ändert sich das Formularlayout unter Umständen jetzt. Siehe 'Informationen zu den Buchungserfassungsformularen'.

    Hinweis: Wenn mit diesem Journaltyp kein Formular verbunden ist, werden Sie um Auswahl des entsprechenden Formulars zum Buchungen erfassen gebeten. Siehe 'Das Buchungserfassungsformular für einen Journaltyp auswählen'.
  4. Falls notwendig, geben Sie Ihre Benutzer-ID ein. Es ist unter Umständen ein Standardmandant eingerichtet.
  5. Geben Sie die Vorgangsnummer ein, dann klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Eingabetaste.

    Diese Nummer gilt unter Umständen für eine bzw. mehrere Journalzeile(n). Ein Journal kann eine Reihe von verschiedenen Vorgangsnummern enthalten. Es kann so eingerichtet sein, dass nach Vorgangsnummer saldiert werden muss. Siehe 'Wann ist ein Journal ausgeglichen?'.

  6. Geben Sie die restlichen Journalzeilendetails ein, und springen Sie dabei ggf. durch Drücken der Tabulatortaste von einem Feld zum anderen. Eine Beschreibung für jedes Feld finden Sie unter 'Journaldetails eingeben'.

    Je nach dem Formularlayout geben Sie diese Details in den einzelnen Feldern auf dem Bildschirm oder in einer Tabelle ein.

    Wurden für den Journaltyp Journalstandardwerte definiert, dann erscheinen die vorgegebenen Feldwerte automatisch. Siehe 'Kann ich Journalstandardwerte ändern oder suspendieren?'.

  7. Nachdem Sie die Journalzeilendetails eingegeben haben, klicken Sie auf OK, um diese zu prüfen. Sind die Details richtig, wird die Journalzeile zum Journal hinzugefügt. Hierdurch werden die oben auf dem Formular angezeigten Journalsummen aktualisiert. Andere Journalerfassungsfunktionen zeigen andere Summen und Salden an, siehe 'Journalsummen und -salden prüfen'.

    Bei falschen Details erscheint eine Fehlermeldung, die das Problem erläutert. Der Cursor steht automatisch auf dem falschen bzw. auf dem gewünschten Feld.

  8. Bei Bedarf können Sie auch die Journalzeilen bereits vorhandenen Vorgängen des gleichen Kontos zuweisen. Bei der Zuweisung werden Skontobeträge, Steueranteile auf Skontobeträge und Kursgewinne bzw. -verluste erstellt. Das Kontozuweisungsformular erscheint automatisch, wenn diese Option im Journalstandard gefordert wurde.
  9. Wenn sich eine Journalzeile auf ein Debitoren-, Kreditoren- oder Drittkonto bezieht, und es wurde ein Zahlungsplan eingerichtet und einem entsprechenden Lieferanten bzw. Kunden zugewiesen, wird diese Vorgangszeile in mehrere Vorgänge oder Ratenzahlungen aufgeteilt. Jede Ratenzahlung wird mit einem unterschiedlichen Fälligkeitsdatum generiert, um die Staffelung von Zahlungen oder Zahlungseinzügen zu ermöglichen. Siehe 'Informationen zu Zahlungsplänen'.
  10. Klicken Sie auf Neue Zeile, um eine neue Journalzeile einzugeben, es sei denn, die Option Erstellen ohne Pause wurde für den Journaltyp vorgegeben. Andernfalls klicken Sie auf Neue Vorgangsnummer, um eine neue Journalzeile für eine andere Vorgangsnummer einzugeben. Siehe 'Neue Journalzeilen hinzufügen'.
  11. Wenn Sie alle Journalzeilen eingegeben haben, können Sie unter Umständen eine Journalzeile prüfen oder ändern, bevor Sie sie buchen. Siehe 'Journalzeilen prüfen' und 'Journalzeilen ändern'.
  12. Wenn Sie sich von der Richtigkeit des Journals überzeugt haben, klicken Sie auf Buchen, um das Journal entweder endgültig im Hauptbuch oder in der Prima-Nota zu buchen. Siehe 'Journale buchen'.

    Die Buchung eines Journals kann nur bei Einhaltung aller Ausgleichsregeln erfolgen. Siehe 'Das Journal ausgleichen'.

    Kann ein Journal aus irgendeinem Grund nicht gebucht werden, können Sie es zurückhalten. Siehe 'Journal für spätere Buchung halten'. Ungebuchte Journale werden aus dem Menü Aktionen durch Wahl der Funktion Ungebuchte Journale anzeigen erneut gewählt.

    Bedarf das Journal einer Genehmigung, dann erscheint das Dialogfeld Anmerkung Genehmigungsstapel, in dem Sie eine Anmerkung als Hilfe für den Genehmiger eingeben können. Beim Klicken wird das Journal automatisch zurückgehalten. Siehe 'Journale genehmigen'.