文書（ファイル）添付の使用

文書区分

文書をシステムにインポートして、フォーム、プロパティ、レコードに添付できるようにするには、権限を持つシステム管理者が [文書区分] フォームを使用して、添付できる文書区分についての情報と、各文書区分が保存される場所を指定する必要があります。文書は、アプリケーションデータベースや、リンク先のサーバまたは FTP ロケーションに保存できます。

文書区分は、特定のグループを割り当てることにより、その区分の文書をアクセスおよび表示する許可を持つユーザを管理することもできます。複数のグループ割当を使用すると、複数のグループの個々のメンバに所定の文書へのアクセスを許可することができます。

文書がインポートまたは添付されると、文書区分がその文書に割り当てられます。文書は、文書区分に基づいてフィルタ処理できます。

作成した文書区分には、デフォルトのファイル拡張子が割り当てられます。ただし、実際にインポートする文書に異なるファイル拡張子が付いている場合は、このファイル拡張子が上書きされます。

顧客または購入先によってポータルを介して自動的に提出される文書には、それぞれカスタマーポータルまたは購入先ポータルから、文書にアクセスする権限を付与されたグループに関連付けられた文書区分が割り当てられます。

リンクされた文書

文書はデータベースにインポートしたり保存したりできます。または、リンクされたファイルサーバや FTP サーバーで文書を保存することもできます。文書のリンクは、サーバ上の階層構造で文書を保守する場合に便利です。

システム管理者は、文書のリンク元にできるファイルサーバついて、 [ファイルサーバ] フォームで情報を設定する必要があります。

文書のインポートと添付

文書のインポートや、レコードへの文書の添付は、承認されたユーザのみが行えます。権限を付与されたユーザは、 [文書] フォームで文書のインポート、エクスポート、表示、または削除を行うことができます。文書添付が許可されているフォームで、ツールバーの [文書の表示] アイコンをクリックすると、リンクされたウィンドウで [添付文書] フォームを開くことができます。 [添付文書] フォームでは、新しい文書のインポートや、既にアプリケーションにインポートされている文書へのリンクを行うことができます。  

承認されたポータルユーザは、文書の提出や表示ができます。ポータルに関する文書を参照してください。

文書の承認

ポータルによりユーザから提出された文書、または [保留] のステータスを割り当てられている文書は、文書添付の承認権限を持つシステム管理者や他のユーザによって承認される必要があります。文書は、ステータスが [保留] である間はアクセスできず、ステータスが [承認済] に変わるとアクセスして表示できるようになります。

文書は、提出者または権限を持つ別の承認者によって承認されると、それらの文書を表示することが承認されている他の個人が表示できるようになります。また、他のユーザによる再使用や、他のレコードへの再添付も可能になりますます。これは、1 つの文書を複数の領域に添付できることを意味します。

添付文書の表示と再使用の可能性

インポートされた全ての文書の一覧を表示し、これらにアクセスするには、 [文書] フォームを使用します。特定のフォーム、プロパティ、またはレコードに添付された文書の一覧を表示し、これらにアクセスするには、[実行 > カレントの文書] を選択し、そのオブジェクトにリンクされている [添付文書] フォームを開きます。  

ポータルを介してアクセスできるフォーム上のレコードに添付された文書は、それらのポータルを介してそれらのレコードにアクセスできるユーザなら誰でもアクセスし、表示できる可能性があります。したがって、ポータルから添付文書をアクセスされたり表示されたくない場合は、システム内で文書に内部用とタグ付けする必要があります。

アプリケーションイベントシステムを使用した文書の添付と操作

アプリケーションイベントおよびイベントハンドラを使用して、文書をレコードに添付できます。このためには、次の 2 通りの方法があります。

• アプリケーションイベントシステムを使用して文書の添付先レコードの処理を開始する際に、それらの添付文書を含めます。
• アプリケーションイベントシステムを使用して、アプリケーションイベントシステムでの処理中に、文書の添付、リンク、または添付解除を行います。

フォームでの E-mail への文書の添付

フォームの [カレントオブジェクトの E-mail 送信] ツールバーアイコンをクリックして、親フォームまたはオブジェクトにリンクされた添付文書がある E-mail を設定します。

フォームにリンクされている E-mail テンプレートを設定できます。テンプレートには、フォーム固有の情報が入力される変数や、一連の添付文書を含めることができます。

Infor PCM を使用した文書の生成および添付

CloudSuite Business を Infor CPQ コンフィグレーションまたは Document Automation （あるいはその両方）と統合する場合、一部のフォームにある [設定] ボタン、[文書の生成] ボタン、実行メニューオプションを使用して、自動的に適切なレコードに添付される、設定可能な文書を生成できます。