Documenten reviewen

Ga als volgt te werk om een document te reviewen:

  1. Klik op de Expense Management-startpagina op het tabblad Te reviewen documenten. Klik vervolgens op een document. De weergegeven documenten kunnen zijn:
    • Declaratieformulieren
    • Betalingsverzoeken
    • Reisplannen
    • Urenstaten
  2. Keur het document goed, keur het document af of stuur het terug naar de auteur met het verzoek om meer informatie. Als het document is teruggestuurd naar de auteur met het verzoek om meer informatie, kan de auteur het document wijzigen en het opnieuw ter goedkeuring indienen. Een reviewer kan de volgende taken uitvoeren:
    • Een document reviewen;
    • Bonnen die aan declaratieformulieren en betalingsverzoeken zijn gekoppeld, reviewen;
    • Afwijkingen goedkeuren of afkeuren;
    • Documenten goedkeuren of afkeuren;
    • Regels goedkeuren of afkeuren;
    • Opmerkingen aan het document toevoegen dat wordt afgekeurd of wordt teruggestuurd met het verzoek om meer informatie;
    • Het document terugsturen naar de auteur met het verzoek om meer informatie.

    Basisinformatie voor alle documenten:

    Inhoud Omschrijving
    Algemene informatie Algemene informatie over de werknemer, zoals zijn/haar naam, ID-nummer, manager/goedkeurder en kostenplaats.
    Gekoppelde documenten De documenten die aan het document zijn gekoppeld. U kunt op een link klikken om de bijlage in een apart venster te openen.
    Afwijkingen in document

    De afwijkingen in het document. De informatie omvat de overtreding en de door de werknemer opgegeven toelichting hierbij.

    U dient elke afwijking afzonderlijk goed te keuren of af te keuren.

    Afwijkingen in regels

    De afwijkingen op regelniveau. De informatie omvat de overtreding, het regelnummer, en de door de werknemer opgegeven toelichting hierbij.

    U dient elke afwijking afzonderlijk goed te keuren of af te keuren. Als u voor een afwijking van een regel in het declaratieformulier op Afkeuren klikt, wordt het goedgekeurde bedrag op 0 gezet.

    Opmerkingen bij document De opmerkingen bij een document. Voor elke opmerking wordt de naam van de persoon die de opmerking heeft ingevoerd, de datum van invoer, en de daadwerkelijke inhoud weergegeven.
    Opmerkingen bij regels De opmerkingen bij een regel. Voor elke opmerking wordt het regelnummer, de naam van de persoon die de opmerking heeft ingevoerd, de datum van invoer, en de daadwerkelijke inhoud weergegeven.
    Controlelogboek De gegevens van/in het controlelogboek.

    Informatie declaratieformulier

    Inhoud Omschrijving
    Vergelijking declaratieformulier - reisplan Hiermee worden het declaratieformulier en het eraan gekoppelde reisplan uitvoerig met elkaar vergeleken.
    Financieel overzicht Het overzicht bevat:
    • De totale gerapporteerde onkosten, exclusief voorschotten in contanten;
    • De privéuitgaven, exclusief voorschotten in contanten;
    • De totale onkosten, exclusief de privéuitgaven;
    • (Nog) niet goedgekeurde onkosten;
    • De goedgekeurde onkosten, exclusief de (nog) niet goedgekeurde onkosten;
    • De onkosten van het betaaltype Voldaan door bedrijf, exclusief voorschotten in contanten;
    • Het bedrag dat aan de verstrekker van de zakelijke creditcard is betaald voor gemaakte onkosten met de zakelijke creditcard;
    • Het resterende saldo dat door het bedrijf aan de gebruiker is voldaan. Dit saldo wordt gegenereerd uit de eerdere declaratieformulieren en wordt afgetrokken van het bedrag in het huidige declaratieformulier.
    • Het vergoede bedrag dat is gegenereerd uit de eerdere declaratieformulieren van de gebruiker en is opgenomen in het huidige declaratieformulier;
    • Het bedrag van het onkostentype Voorschot in contanten;
    • Het totaalbedrag dat door de gebruiker aan het bedrijf is voldaan;
    • Het bedrag dat door het bedrijf betaald moet worden. Dit bedrag wordt als voorschot beschouwd voor het volgende declaratieformulier.
    • Het bedrag dat aan het bedrijf is voldaan;
    • Het bedrag dat aan de gebruiker is voldaan;
    • Het bedrag dat door de gebruiker is voldaan voor onkosten die met de zakelijke creditcard zijn gemaakt;
    • De aanpassingen aan de toekomstige declaratieformulieren.
    Onkostenoverzicht Gegevens over de onkostencategorie, de gemaakte onkosten, en het goedgekeurde bedrag.
    Rekeningverdeling De informatie bestaat uit:
    • De grootboekcode en de kostenplaats of het project waaraan de kosten zijn toegewezen;
    • Het bedrag dat aan de rekening is toegewezen.
    Onkostengegevens De informatie bestaat uit:
    • Het regelnummer;
    • De/het type(n) onkosten;
    • De datum waarop de kosten zijn gemaakt;
    • Het transactiebedrag en de valuta;
    • Het bedrag dat aan de gebruiker is vergoed;
    • De wisselkoers van de valuta;
    • Het bedrag dat is goedgekeurd voor de onkosten;
    • De reden dat de kosten zijn gemaakt;
    • De betaalmethode;
    • De leverancier (indien aanwezig).
    Gasten De informatie bestaat uit:
    • Het regelnummer;
    • De naam van de gast;
    • De naam van het bedrijf waarbij de gast in dienst is.
    Budgettoewijzingen De informatie bij Toewijzing budget bestaat uit:
    • Het toegewezen bedrag;
    • Het project of de kostenplaats waaraan het bedrag is toegewezen.
    Overschrijdingen De extra, niet-toegestane, of te veel gemaakte onkosten die aan een afzonderlijke rekening worden toegewezen.

    Informatie reisplan

    Inhoud Omschrijving
    Toewijzing De toewijzingsgegevens bestaan uit:
    • De kostencode van de kostenplaats of het project die aan het reisplan is toegewezen;
    • De geschatte kosten van het reisplan;
    • Het percentage van de kostencodetoewijzing.
    Gegevens geschatte kosten De gegevens van de geschatte kosten van het reisplan bestaan uit:
    • Het type reisplan;
    • De reisperiode;
    • Het beginpunt en het eindpunt van de reis;
    • De geschatte reiskosten per dag;
    • Het totale reisbedrag;
    • De leverancier van de reis;
    • De reisklasse;
    • De reden van de reis;

    Informatie betalingsverzoek

    Inhoud Omschrijving
    Rekeningverdeling De code van de kostenplaats of de projectcode die aan het betalingsverzoek is toegewezen. Ook worden rekeningnummer en bedrag weergegeven.
    Factuurgegevens De informatie bestaat uit:
    • Het type factuurregel;
    • Het regelnummer;
    • De omschrijving en hoeveelheid.

    De informatie over de gasten (indien opgegeven in het document) bestaat uit:

    • De naam van de gast;
    • De naam van het bedrijf waarbij de gast in dienst is.

    Informatie urenstaat

    Inhoud Omschrijving
    Gegevens overzicht betaald-verlofuren Werknemergegevens betreffende de betaald-verlofuren.
    Afwezigheidsgegevens urenstaat De informatie bestaat uit:
    • De datum waarop de uren zijn gerapporteerd;
    • Het type kostencode dat is gebruikt om de uren te rapporteren;
    • De interne code waaraan de uren zijn toegewezen;
    • De informatie over de In- en Uit-tijden die voor elke dag van de week is vastgelegd;
    • De totale uren die voor deze regel zijn gerapporteerd;
    • De uren die zijn gerapporteerd als feestdag of verlof;
    • Het totale aantal uren dat voor de opgegeven periode is gerapporteerd;
    • Het totale aantal uren dat voor de opgegeven periode is goedgekeurd.