怎樣指定和監控憑証編號

SunSystems 為每一過帳到〔財務管理〕帳務的憑証指定唯一的憑証編號。SunSystems 過帳功能在過帳憑証前為其指定下一個可用憑証編號。該憑証編號保留在該憑証中的每筆憑証業務上。

確定憑証編號

「憑証過帳審核報告 (REPJNA)」列出指定的憑証號，而不管憑証是否已成功過帳。〔憑証列表〕報表允許您按憑証編號順序打印憑証，且〔憑証查詢〕允許您通過憑証編號查看憑証。

怎樣指定下一個可用憑証編號？

當某項 SunSystems 功能啟動過帳過程時，它將檢索下一個可用憑証編號並將該編號預先指定給該憑証。每一個指定的憑証編號將被記錄下來，並可在憑証過帳審核表格中監控它。

當過帳功能指定憑証編號時，它會向該表格添加該憑証過帳程序的細節。其中包括：

憑証類型
憑証描述
指定憑証編號的日期和時間
負責該憑証的操作員 ID
暫時性過帳指示符
當前狀態

當已將該憑証成功過帳時，過帳功能根據憑証編號將狀態更新為〔已過帳〕。

如果未能將憑証過帳，則過帳功能根據憑証編號設置相應的過帳失敗狀態。例如，如果未通過最終有效性檢查或發生硬件或軟件錯誤。在這種情況下，即使憑証業務尚未過帳到帳務，該編號仍將分攤給無效憑証，因此在憑証編號序列中會留下間隔。這意味著，過帳到帳務的憑証不總是包含連續的憑証編號。缺失的憑証編號可在〔憑証過帳審核〕表格上標識出並得到確認。

注意：如果您不希望憑証編號序列中出現間隔，您可以配置 SunSystems 在後來過帳的憑証中使用這些缺失的編號。如要這樣做，可將「帳務設置 (LES)」「選項」的「使用憑証編號間隔」選項設為「是」。

憑証審核表格狀態代碼

可向下述表格上的憑証編號指定下列狀態代碼以指示憑証的狀態：

狀態	狀態值	含義/示例
0	不完整憑証	憑証處於過帳過程中。
1	憑証過帳成功完成	已成功過帳憑証。
2	因預算引起失敗	由於預算支出/承諾檢查失敗，所以憑証未能過帳。
3	因數據錯誤引起失敗	含有無效數據，憑証未過帳。例如，科目代碼缺失。
4	因數據庫錯誤引起失敗	因為數據庫或文件錯誤，所以憑証未能過帳。
5	強制過帳 - 全部拒絕	因為所有憑証業務均遭到拒絕，所以憑証未能通過帳務導入過帳。
9	失敗（其他）	因為其他錯誤，憑証未能過帳。