怎樣指定和監控憑証編號

SunSystems 為每一過帳到〔財務管理〕帳務的憑証指定唯一的憑証編號。SunSystems 過帳功能在過帳憑証前為其指定下一個可用憑証編號。該憑証編號保留在該憑証中的每筆憑証業務上。

確定憑証編號

憑証過帳審核報告 (REPJNA)列出指定的憑証號,而不管憑証是否已成功過帳。〔憑証列表〕報表允許您按憑証編號順序打印憑証,且〔憑証查詢〕允許您通過憑証編號查看憑証。

怎樣指定下一個可用憑証編號?

當某項 SunSystems 功能啟動過帳過程時,它將檢索下一個可用憑証編號並將該編號預先指定給該憑証。每一個指定的憑証編號將被記錄下來,並可在憑証過帳審核表格中監控它。

當過帳功能指定憑証編號時,它會向該表格添加該憑証過帳程序的細節。其中包括:

  • 憑証類型
  • 憑証描述
  • 指定憑証編號的日期和時間
  • 負責該憑証的操作員 ID
  • 暫時性過帳指示符
  • 當前狀態

當已將該憑証成功過帳時,過帳功能根據憑証編號將狀態更新為〔已過帳〕。

如果未能將憑証過帳,則過帳功能根據憑証編號設置相應的過帳失敗狀態。例如,如果未通過最終有效性檢查或發生硬件或軟件錯誤。在這種情況下,即使憑証業務尚未過帳到帳務,該編號仍將分攤給無效憑証,因此在憑証編號序列中會留下間隔。這意味著,過帳到帳務的憑証不總是包含連續的憑証編號。缺失的憑証編號可在〔憑証過帳審核〕表格上標識出並得到確認。

注意:如果您不希望憑証編號序列中出現間隔,您可以配置 SunSystems 在後來過帳的憑証中使用這些缺失的編號。如要這樣做,可將帳務設置 (LES)選項使用憑証編號間隔選項設為

憑証審核表格狀態代碼

可向下述表格上的憑証編號指定下列狀態代碼以指示憑証的狀態:

狀態 狀態值 含義/示例
0 不完整憑証 憑証處於過帳過程中。
1 憑証過帳成功完成 已成功過帳憑証。
2 因預算引起失敗 由於預算支出/承諾檢查失敗,所以憑証未能過帳。
3 因數據錯誤引起失敗 含有無效數據,憑証未過帳。例如,科目代碼缺失。
4 因數據庫錯誤引起失敗 因為數據庫或文件錯誤,所以憑証未能過帳。
5 強制過帳 - 全部拒絕 因為所有憑証業務均遭到拒絕,所以憑証未能通過帳務導入過帳。
9 失敗(其他) 因為其他錯誤,憑証未能過帳。