Wie funktioniert die automatische Abstimmung?

Abgleichung anhand von Kriterien, die keine Beträge sind

Wenn die entweder im Abstimmungsprofil erstellten oder in einem Regelsatz bestimmten Abgleichungskriterien keinen Vorgangsbetrag als Kriterium enthalten und die Option Konsolidierte Beträge nicht vorgegeben ist, basiert die Abgleichung lediglich auf den ausgewählten Kriterien. Die einzelnen Vorgangsbeträge werden nicht berücksichtigt. Aus diesem Grund werden die Vorgänge nach dieser Methode wie folgt abgeglichen:

• 1:1, d. h. ein einzelner Vorgang aus einem Satz wird mit einem einzelnen Vorgang im anderen Satz abgeglichen (Abstimmungskonto);
• 1:n, d. h. ein einzelner Vorgang aus einem Satz wird mit mehreren Vorgängen im anderen Satz abgeglichen;
• n:n, d. h. mehrere Vorgänge aus einem Satz werden mit mehreren Vorgängen im anderen Satz abgeglichen.

Bei Gebrauch dieser Methode ist es unwahrscheinlich, dass die Summen der in jedem Satz abgestimmten Vorgänge ausgeglichen sind. Es kann daher ein manueller Eingriff notwendig sein, bevor die Abgleichung gebucht werden kann.

Abgleichung anhand von Beträgen und anderen Kriterien

Wenn die entweder im Abstimmungsprofil erstellten oder im Regelsatz bestimmten Abgleichungskriterien ein Betragsfeld als eines der Kriterien enthalten, wird die Abgleichung ausschließlich auf 1:1-Basis durchgeführt, wobei die Vorgangsbeträge genau übereinstimmen müssen, bevor die beiden Vorgänge abgestimmt werden können.

Bei Gebrauch dieser Methode darf die Option Konsolidierte Beträge nicht ausgewählt sein.

Ein Toleranzbetrag oder -prozentsatz kann im Abstimmungsprofil erstellt werden. Auf diese Weise können zwei Vorgänge abgestimmt werden, wenn deren Vorgangsbeträge innerhalb dieser Toleranz liegen. In diesem Fall wird der größere der beiden Vorgänge zweigeteilt. Ein Vorgangsteil enthält den genauen Betrag, der zur Abgleichung benötigt wird. Dieser wird automatisch abgestimmt. Der zweite Teil des Vorgangs, der den kleineren Betrag enthält, bleibt im Konto als nicht abgestimmt zurück.

Mit dieser Methode können jeweils nur zwei Vorgänge aufeinander abgestimmt werden, also je einer pro Satz.

Konsolidierte Abgleichung anhand von Beträgen und anderen Kriterien

Mit automatischen Abgleichung in der Funktion 'Konsolidierte Zuordnung' können Sie mehrere Vorgänge in jedem Abstimmungssatz miteinander abgleichen, sofern diese den Abgleichungskriterien entsprechen. Weiterhin stellt diese Option sicher, dass die abgeglichenen Summen ausgeglichen sind. So können Sie beispielsweise einen einzelnen Zahlungsvorgang im Abstimmungskonto mit mehreren Rechnungen mit geringeren Beträgen abgleichen.

Bei Gebrauch dieser Methode muss die Option Konsolidierte Beträge gewählt sein.

Die Abgleichungskriterien müssen mindestens ein passendes Feld haben und sie dürfen kein Betragsfeld enthalten, da das Betragsfeld automatisch eingeschlossen wird. Die Abgleichungskriterien werden zum Identifizieren von Vorgangssätzen verwendet, die in jedem Fensterabschnitt zur Abgleichung zur Verfügung stehen. Danach werden die Werte dieser Vorgänge in jedem Satz konsolidiert, und die Summe jedes Satzes wird dazu verwendet, den automatischen Abstimmungsvorgang zu steuern. Die kleinere dieser Summen ist der Gesamtbetrag, der abgestimmt wird.

Die automatische Abstimmung bearbeitet die Vorgänge in jedem Satz in Vorgangsdatumsreihenfolge, wobei der älteste Vorgang zuerst ausgewählt wird. Die Vorgänge jedes Satzes werden abgestimmt, bis der kleinere Gesamtsatz vollständig abgestimmt wurde. Ein nur teilweise abgestimmter Vorgang im größeren Wertsatz wird zum Ermöglichen einer genauen Abstimmung geteilt, und der Rest der geteilten Vorgänge wird als nicht abgestimmt belassen.

Dies lässt sich am Besten anhand eines Beispiels erklären:

Abgleichungskriterien: Abteilung (Buchungsanalyse 1)

Vor der automatischen Abstimmung

Vorgangssatz 1 (oberer Fensterteil)

Vorgangssatz 2 (unterer Fensterteil)

Nach der automatischen Abstimmung

Vorgangssatz 1

Vorgangssatz 2