Beispiele für Ablehnungen und Ersetzungen
Je nach Schweregrad eines Fehlers in den Hauptbuchimportdaten beeinflussen die Einstellungen bestimmter Optionen, wie der Fehler behandelt wird.
Bedeutende Fehler
Es gibt mehrere Umstände, unter denen eine Zeile bedeutende Fehler enthalten kann, z. B. wenn versucht wurde, eine Buchung an ein geschlossenes oder nicht vorhandenes Konto vorzunehmen, oder wenn ein nicht zulässiger oder nicht vorhandener Analysecode oder Journaltyp verwendet wurde. Der wahrscheinlich häufigste Fehler ist das Auslassen eines Analysecodes für ein Konto, für das diese Kategorie auf 'Obligatorisch' gesetzt ist.
Wenn Sie die Option Vorgänge Buchen (beim Import) auf Buchen setzen, wird jeder bedeutende Fehler als Ablehnungsgrund für die entsprechende Vorgangszeile des Kontos behandelt und die Zeile wird an das angegebene Interimkonto weitergeleitet. Wenn Sie dagegen die Option Buchen wenn fehlerfrei wählen, werden dieselben bedeutenden Fehler als Grund für die Ablehnung des Vorgangs behandelt und die HB-Importdatei wird nicht gebucht.
Differenzen
Wenn Sie die Option Vorgänge buchen (beim Import) auf Buchen setzen, werden Differenzen in einigen oder allen Währungswerten automatisch mit einer auf das entsprechende Interimkonto gebuchten Zeile für den oder die nicht ausgeglichenen Werte ausgeglichen.
Ist diese Option auf Buchen wenn fehlerfrei gesetzt, hängt die Behandlung von Differenzen (d. h. ob eine Differenz als Fehler angesehen wird oder nicht) von den Einstellungen der Option Bei 'Buchen wenn fehlerfrei' Ausgleichsvorgänge zulassen ab, die im Abschnitt 'Ausgleich' näher erläutert wird.
Ersetzungen
Wenn ein Fehler nicht als bedeutend genug angesehen wird, um eine Zeile abzulehnen, und wenn dieser Fehler automatisch mit einer passenden Alternative ersetzt werden kann, dann wird die Vorgangszeile in das korrekte Konto importiert und die Ersetzung wird vorgenommen. Solche Ersetzungen finden unabhängig davon statt, ob die Option auf Buchen oder Buchen wenn fehlerfrei gesetzt ist.
Ersetzungen werden entweder als wesentlich oder unwesentlich eingestuft. Unwesentliche Ersetzungen können generell ignoriert werden, z. B. wenn ein Analysecode in Kleinbuchstaben importiert und danach durch den korrekten Code in Großbuchstaben ersetzt wird.
Die folgenden Umstände sind Beispiele für häufig vorkommende wesentliche Ersetzungen:
- Ein Analysecode für ein Konto, für das diese Kategorie nicht zulässig ist. Der Analysecode wird durch Null oder einen leeren Code ersetzt.
- Ein Datum oder eine Periode, die nicht im in Hauptbuch einrichten (LES) festgelegten offenen Bereich liegt. Der Fehler wird durch Einsetzen des aktuellen Datums bzw. der aktuellen Periode korrigiert.
- Fehlender Währungskurs, aber die beiden Werte und der Währungsumrechnungscode sind vorhanden. Der korrekte Kurs wird eingesetzt.
- Währungskurs vorhanden, jedoch nicht zutreffend für die beiden Werte auf der Vorgangszeile. Der korrekte Kurs wird eingesetzt.
- Währungskurscode, Währungskurs und Basiswert vorhanden, nicht jedoch der Vorgangswert (oder anderer Wert). Der andere Wert wird errechnet und eingesetzt.