Welche Zuweisungsmarken müssen ausgeglichen sein?
Die auf Konten mit offenen Vorgängen gebuchten Vorgänge bleiben in SunSystems, bis sie mit der Zuweisungsmarke 'Abgeglichen' versehen wurden. Nach dem Abgleich eines Vorgangs kann dieser mit der Funktion Hauptbuch saldieren (LCL) aus dem System entfernt werden. Die Zuweisungsmarken 'Abgeglichen' werden jeweils auf einen Satz von Ausgleichsvorgängen angewendet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass bei der Saldierung nur ausgeglichene Vorgänge aus dem System entfernt werden.
Es gibt drei 'abgeglichene' Zuweisungsmarken: Zugewiesen, Bezahlt, Korrektur.
Zugewiesen
Die Marke Zugewiesen gilt für einen Satz ausgeglichener Zahlungs-, Rechnungs- und Gutschriftvorgänge auf Debitoren-, Kreditoren- und Drittkonten. Sie zeigt an, dass der Zahlungsvorgang die entsprechende Rechnung und Gutschrift 'bezahlt' hat.
Die Marke Zugewiesen wird mit einer beliebigen SunSystems-Abgleichungsfunktion gesetzt. Die Vorgänge sind zunächst als Zuzuweisen oder Teilen markiert, je nachdem, ob der Vorgang ganz oder teilweise zugewiesen werden soll. Nach dem Buchen der Vorgänge wird die Marke auf Zugewiesen gesetzt.
Bezahlt
Die Marke Bezahlt gilt ebenfalls für einen Satz ausgeglichener Zahlungs-, Rechnungs- und Gutschriftvorgänge auf Debitoren-, Kreditoren- und Drittkonten. Sie zeigt an, dass der vom System generierte Zahlungsvorgang die entsprechende Rechnung und den Gutschriftvorgang beglichen hat. Der Zahlungsvorgang wurde vom Zahlungslauf (PYR) bzw. Zahlungseinzug (PYC) generiert. Diese Zuweisungsmarke wird also in der Regel nur von SunSystems gesetzt.
Korrektur
Mit der Zuweisungsmarke Korrektur wird ein irrtümlich gebuchter Satz ausgeglichener Vorgänge gekennzeichnet. Mit dieser Marke können Sie die Vorgänge aus Berichten ausschließen, es sei denn, es handelt sich um Journallisten und Summen- und Saldenlisten. Verwenden Sie die Option Korrekturen berichten in Hauptbuch einrichten (LES), um zu bestimmen, ob diese Vorgänge in Berichte aufgenommen werden. Diese Zuweisungsmarke wird in der Funktion Kontozuweisung gesetzt.
Zuweisungsmarken aktualisieren
Mit der Funktion Kontozuweisung (ACA) bzw. der Online-Zuweisung im Rahmen der Funktion Buchungen erfassen (LEN) wird die Zuweisungsmarke für die zur Abgleichung ausgewählten Vorgänge geändert. Wenn Sie die oben angeführten abgeglichenen Zuweisungsmarken in der Funktion Kontozuweisung setzen bzw. aufheben, muss jede Ausgleichsvorgangsgruppe mit einer Marke versehen werden. Mit der Option sehen Sie die Ausgleichsdetails für jede der einzelnen Marken ein. Siehe 'Zuweisungssummen anzeigen'.
Im Normalfall sollten Sie die Kontozuweisung verwenden, um Vorgänge aus einem bestimmten Grund zuzuweisen und eine einzelne Marke vorzugeben. Sie sollte beispielsweise für die Kennzeichnung von Berichtigungen oder Korrekturvorgängen bzw. für die Abgleichung von Zahlungen mit Eingängen benutzt werden. Dies vereinfacht den Ausgleichsvorgang.