Processar aprovações

Depois da configuração, as aprovações de compras podem ser usadas com o pedido de compra e/ou fatura. As aprovações podem ser usadas em pedidos de compra, fatura ou ambos. O processamento real de uma aprovação é exatamente o mesmo de um pedido ou fatura.

Criar um 'Pedido de compra' - no formulário Tipo de compra > Fase de compra , as aprovações podem ser definidas para linha ou documento (todo o pedido ou fatura) ao usar o campo Nível de transação. Ao inserir as linhas no pedido, o sistema processa cada linha por vez ou agrupa todas as linhas.
O sistema verifica se as aprovações são necessárias para esse pedido/fatura.
O processo é o seguinte:
- Localize o 'Tipo de transação de compra' no cabeçalho de fatura/pedido de compra.
- Localize quaisquer 'Tabelas de aprovação' definidas no 'Tipo de transação de compra'.
- Na 'Tabela de aprovação', compare o pedido/fatura às linhas de 'Detalhe da tabela de aprovação' para verificar se ela corresponde a qualquer critério.
Se o critério para uma linha de 'Tabela de aprovação' for atendido, o seguinte é aplicado à linha/documento:
- Defina o status da linha como Retido.
- Defina o status de aprovação da linha como Não aprovado.
- O registro de carimbo de aprovação é criado. Ele detalha quais aprovações são necessárias para liberação da linha.
Nota: essa é uma tabela que o sistema cria e mantém à medida que o pedido/fatura for aprovado.
Aprove a linha/documento em Entrada de pedido de compra/fatura.
As opções em 'Entrada de pedido de compra/fatura' são:
- 'Aprovar' (se as aprovações de nível de documento estiverem sendo usadas).
- 'Aprovar linha' (se as aprovações de nível de linha estiverem sendo usadas).
- 'Aprovar' (se as aprovações de nível de linha estiverem sendo usadas e todas as linhas tiverem que ser aprovadas).
Use um programa de lote da 'Central de Controle' para aprovar a(s) linha(s).
Pode ser necessário que vários aprovadores aprovem a linha/documento. Cada aprovador necessita aprovar cada linha/documento, conforme necessário.
Depois que todos os aprovadores necessários aprovarem a linha/documento, cada status de aprovação de linha é automaticamente definido como 'Aprovado'. O usuário deve, em seguida, liberar cada linha para permitir que ela continue.

Linha de detalhe de tabela de aprovação

Ao inserir um pedido/fatura, se uma tabela de aprovação for encontrada mas nenhum critério de linhas de detalhe de tabela seja atendido, a linha será mantida, mas não sujeita a aprovações. O usuário deve, então, liberar manualmente a linha.

Em 'Linhas de detalhe de tabela de aprovação', os códigos GAD de até dez aprovadores podem ser especificados. A ordem em que eles são especificados é a ordem na qual eles devem ser aprovados. Por exemplo uma linha de detalhe de tabela de aprovação pode ter:

Limite - 999.999.999

Aprovador 1 GAD - GAD X

Aprovador 2 GAD - GAD Y

Aprovador 3 GAD - GAD Z

O aprovador em GAD X deve aprovar antes do aprovador em GAD Y. Os aprovadores em GAD X e GAD Y devem aprovar antes do aprovador em GAD Z.

Se uma linha/documento for rejeitada ou não aprovada, então, essa linha não será processada. O aprovado deve ter um código de motivo indicando o motivo de rejeição da linha.