O que é o recurso 'Autorização'?
O Financeiro do SunSystems inclui um recurso de controle de autorização opcional. Ele assegura que as transações selecionadas sejam autorizadas para determinados tipos de processamento. Por exemplo, a autorização pode ser necessária para:
- contabilizar um lançamento em determinadas contas confidenciais
- gerar um pagamento em um limite predefinido.
- Não confunda os recursos de Autorização do Financeiro com os recursos de Aprovação no Gerenciamento de Pedidos.
- A autorização não tem como função executar uma funcionalidade de fluxo de trabalho nem ser usada como uma trilha de auditoria para rastrear transações autorizadas ou rejeitadas.
A configuração de Autorização do Financeiro está descrita em detalhes em Passos necessários para configurar a autorização. Um exemplo de cenário de autorização também está fornecido para demonstrar um possível uso e configuração de autorizações.
A autorização pode se aplicar às transações selecionadas em qualquer dos seguintes processos do Financeiro:
- Importação/Entrada do razão
- Conciliação/Alocações
- Pagamentos.
A autorização é permitida somente no Razão A. Somente algumas transações exigem autorização. Isso depende dos detalhes de transação e do processo. Depende também dos filtros que você configura e atribui às fases de autorização.
Fases de autorização e grupos de usuários
Fases ou níveis diferentes de autorização podem ser definidos para os processos do Financeiro identificados acima, e mais de um nível de autorização poderá se aplicar a algumas transações. Consulte Definir fases de autorização.
Um grupo de autorizadores válidos, chamado de grupo de usuários, é atribuído para cada fase de autorização. Qualquer membro do grupo de autorização está apto para aprovar as transações, desde que o total esteja dentro de seu limite de autorização. Consulte Configurar grupos de usuários.
A Bandeja de entrada de autorizações relaciona todos os conjuntos que aguardam autorização de um determinado autorizador. Quando um membro do grupo de usuários seleciona um conjunto de autorização da bandeja, o conjunto é 'extraído' para autorização. Isso evita que qualquer outro membro do grupo tente autorizar simultaneamente o mesmo conjunto.
Status da autorização
Cada lote de transações que requer autorização é colocado em um conjunto de alocação e recebe um status de autorização. O status de autorização identifica o ponto que o lote alcançou no processo de autorização. Ele é definido e atualizado automaticamente pelo sistema.
Um conjunto de autorização tem um dos seguintes códigos de status de autorização:
- Aguardando autorização
- Concluído
- Rejeitado.
A Bandeja de entrada de originadores de autorização apresenta a lista de todos os conjuntos de autorização que foram criados por um determinado operador. Dessa forma, os usuários podem ver o status de todas as transações geradas que exigem autorização. Quando um conjunto de autorização é exibido como rejeitado, é possível excluí-lo ou rechamá-lo para modificação na Entrada do razão, ou enviá-lo novamente para autorização. Os conjuntos de autorização que tiverem sido autorizados e contabilizados também serão exibidos, porém com o status de autorização 'Concluído'. É possível excluí-los, mas as transações propriamente ditas não são excluídas do razão. Somente os conjuntos de autorização são removidos da bandeja de entrada de originadores.
Conjuntos de autorização
Um conjunto de transações que requer autorização sempre passa pelo processo de autorização como um conjunto de autorização. Ele é sempre autorizado ou rejeitado como um todo. Dessa forma, mesmo que apenas uma das transações do conjunto não possa ser autorizada, o conjunto inteiro de autorização será rejeitado. Isso impede que diferentes transações do conjunto de autorização fiquem em fases diferentes do processo de autorização.
Processar transações autorizadas
Quando o conjunto de transações é autorizado na última fase de autorização da cadeia, o status de todas as transações é definido como 'Autorização concedida'. O status do conjunto de autorização é definido como 'Concluído'.
O próximo processamento que ocorrer dependerá da função que dispara o requisito de autorização. Esse é o tipo de fase definido nas fases de autorização. Em geral, o processamento é concluído e as transações são contabilizadas ou atualizadas. Por exemplo:
- Se as transações forem selecionadas para pagamento, quando estiverem plenamente autorizadas, o pagamento bancário de fornecedor será automaticamente concluído.
- Se as transações forem lançamentos retidos por Entrada do razão ou Importação do razão, quando estiverem plenamente autorizadas, serão contabilizadas de forma automática (desde que continuem balanceadas).
- Se as transações forem para autorização por um processo de conciliação, por exemplo, alocações de conta, quando estiverem plenamente autorizadas, o processo de conciliação será executado de forma automática e a alocação das transações será concluída.
É possível executar manualmente os Documentos de pagamento (PYD) para um Pagamento bancário de fornecedor que tenha sido autorizado e contabilizado. Os descontos aplicados são incluídos nos documentos de pagamento.