O que é a substituição de pagamento manual?
O recurso Substituição de pagamento manual permite que você contabilize um ajuste para uma conta de fornecedor, inclua essa transação em um pagamento bancário de fornecedor e, ao mesmo tempo, reverta automaticamente o ajuste da conta fornecedor para manter o verdadeiro saldo de conta. Por exemplo, é possível inserir uma substituição manual de pagamento para registrar uma fatura que deve ser paga com urgência, para assegurar que a entrega não foi perdida na contabilização.
O recurso Substituição de pagamento manual só estará disponível se tiver sido ativado na Configuração do razão (LES) e só poderá ser usada por usuários autorizados.
Registrar a substituição de pagamento manual e a contrapartida
Uma transação de substituição de pagamento manual é inserida em uma conta usando a opção de processamento da central de controle. A transação em si é inserida no formulário Entrada do razão, mas esse formulário é acessado via central de controle.
Somente é necessário inserir a transação de substituição de pagamento manual para a conta de fornecedor selecionada. Ao escolher contabilizar essa transação, a transação de contrapartida de balanceamento é automaticamente gerada. As duas transações são contabilizadas para a conta de fornecedor. Isso assegura que o saldo da conta de fornecedor permaneça correto e a entrada dupla seja mantida.
A transação de substituição de pagamento manual se torna imediatamente disponível para pagamento. A transação de contrapartida recebe automaticamente um marcador de alocação 'Retido' para que não possa ser selecionada para pagamento.
Pagar a transação de substituição de pagamento manual
Uma transação de substituição de pagamento manual é incluída em um pagamento bancário de fornecedor, da maneira habitual. A transação de contrapartida não pode ser selecionada porque possui um marcador de alocação Retido.
Existem, no entanto, algumas diferenças que ocorrem no processo do pagamento.
As transações de pagamento não são automaticamente conciliadas com as transações selecionadas para pagamento. A conciliação deve ser executada manualmente, usando uma das funções de conciliação de Alocação de conta (ACA), Alocação on-line ou Conciliação de transação (TRM).
Uma vez que a transação de substituição de pagamento manual tenha sido paga pelo pagamento bancário de fornecedor, o marcador de alocação Retido na transação de contrapartida é automaticamente removido.
O pagamento é gerado normalmente, mas um aviso de remessa normal não pode ser gerado.
Substituições de pagamento manuais temporárias ou permanentes
Transações de substituição de pagamento manual podem ser geradas como transações permanentes ou temporárias para a conta do fornecedor. Isso determina se as transações de substituição de pagamento permanecem ou não "visíveis" na conta do fornecedor, uma vez que o pagamento tenha sido gerado. Essa escolha é feita na Configuração do razão.
Se as transações forem tratadas como permanentes, sempre serão visíveis na conta.
Se as transações forem tratadas como temporárias, quando a transação de substituição tiver sido incluída em um pagamento bancário de fornecedor, será atribuído um marcador de reconciliação Correção para essa transação e sua transação de contrapartida. Transações com esse marcador não são incluídas em consultas ou relatórios administrativos e, portanto, tornam-se invisíveis.
Os marcadores de alocação estão descritos com detalhes em O que são marcadores de alocação? e Quais marcadores de alocação estão disponíveis?.
Registrar a fatura real
Quando a fatura real ou nota de crédito é recebida, é contabilizada para a conta do fornecedor da forma habitual. Essa transação será contrapartida pela transação de contrapartida da substituição de pagamento manual que permanecer pendente na conta do fornecedor.
Quando for feita o próximo pagamento bancário de fornecedor para a conta, a transação de contrapartida e a transação em si serão selecionadas para pagamento automaticamente e se cancelarão mutuamente, não afetando o próximo pagamento para o fornecedor.