Corrigir erros após a contabilização
Não importa quão cuidadoso você seja, erros podem ser cometidos ao inserir transações. Esta seção descreve como fazer as correções enquanto se mantém uma trilha adequada de auditoria.
Autorização do supervisor
Até a contabilização do lançamento, todos os detalhes da transação podem ser alterados ou excluídos.
Caso deseje acrescentar um procedimento separado para autorizar os lançamentos quando são inseridos, será possível usar o arquivo de retenção do lançamento para salvar os lançamentos até que tenham sido aprovados por outro operador. Será possível recuperar lançamentos retidos e, uma vez autorizados, eles poderão ser contabilizados. As transações retidas são tratadas como não-contabilizadas e não são, portanto, incluídas nos relatórios gerais.
Consulte Reter um lançamento para contabilização posterior.
Fazer alterações simples
Uma vez que um lançamento tenha sido contabilizado, é possível alterar a descrição, a data do vencimento e os códigos de análise de transação de uma transação contabilizada, usando as Alocações de conta (ACA), desde que você tenha a permissão necessária. Consulte Alterar detalhes da transação usando a alocação de conta.
Além de corrigir erros, alterar análises é bastante útil, por exemplo, se sua estrutura de centros de custo for reorganizada. A opção em Dimensões de análise (AND) permite especificar se os códigos de análise podem ser alterados após a contabilização. É possível controlar o acesso a esse recurso por meio de grupos de operadores, que são gerenciados usando o Console de Segurança ou o Gerenciador de Usuários. Consulte também a Ajuda do Console de Segurança ou do Gerenciador de Usuários para obter mais informações.
Também é possível alterar os marcadores de alocação. É possível definir o marcador de alocação como:
- Alocado
- Reconciliado
- Correção
- Forçar pagamento
- Reter pagamento
- 0-9 para alocações numéricas.
Consulte Quais marcadores de alocação estão disponíveis? para obter mais informações sobre os marcadores de alocação e as alterações que podem ser feitas.
A alocação das transações pode ser desfeita logo após a contabilização em Alocação de conta. Todas as alterações feitas em Alocações de conta devem ser contabilizadas antes de serem gravadas no razão.
Alterar informações críticas de transações
Alocações de conta não permitem a alteração da data de transação, a referência de transação, o marcador de débito/crédito e quaisquer dos detalhes do valor da transação. É possível somente alterar esses detalhes críticos inserindo transações de correção.
Isso pode ser feito por meio da reversão da entrada incorreta e, em seguida, da entrada manual das transações corretas na Entrada do razão (LEN).
Para reverter o lançamento, é possível inserir manualmente o lançamento de reversão ou usar a Cópia e reversão de lançamento (JRC).
Ocultar transações de correção
Transações de correção podem ser identificadas como tais atribuindo-as a um marcador de alocação de correção. É possível configurar esse marcador de alocação usando Alocações de conta (ACA).
Transações que possuem um marcador de correção podem ser excluídas dos relatórios financeiros. É possível usar a opção Relatar correções em Configuração do razão (LES) para especificar se as transações de correção devem ser incluídas ou excluídas dos relatórios.
Anulação de pagamento
A 'Anulação de pagamento' permite cancelar ou remover pagamentos feitos no Pagamento bancário de fornecedor ou na Cobrança bancária de cliente. O pagamento a ser cancelado é selecionado identificando a referência de pagamento, geralmente a referência do cheque.
Se nenhuma referência de pagamento tiver sido gerada, uma referência fictícia poderá ser gerada em Documentos de pagamento, para permitir que a transação seja selecionada para reversão. Será possível escolher por marcar as transações originais que foram pagas com um marcador de alocação Reter ou poderá deixar o marcador de alocação em branco.
Consulte Anular um pagamento gerado pelo sistema.