Wprowadzenie do rozliczeń firmowych

Rozliczenia firmowe stanowią rozbudowane narzędzie pozwalające manipulować istniejącymi operacjami księgowymi w celu utworzenia nowych operacji. Narzędzie to pozwala dzielić lub przypisywać koszty oraz pozostałe operacje przy użyciu zdefiniowanych wstępnie kryteriów. Można także rozliczać kwoty na okresy, konta, kody analityczne i jednostki organizacyjne. Opłaty mogą być dzielone, zwiększane lub zmniejszane.

Przy użyciu Rozliczeń firmowych można tworzyć i księgować operacje księgowe; funkcja ta pozwala zatem uzyskać taki same efekt, jak w przypadku ręcznego wprowadzania rejestru w Zapisie do księgi. Rozliczenia firmowe pozwalają jednak automatyzować proces podziału i powtarzać go w poszczególnych okresach z dowolną częstotliwością.

Funkcję Rozliczenia firmowe można stosować do:

podziału kosztów, na przykład według rodzaju – ABC
księgowania kwot w jednostkach organizacyjnych, na przykład w przypadku operacji międzyzakładowych
zwiększyć budżet w oparciu o wartości rzeczywiste
obliczyć odsetki od sald kont.

Jakie są składniki rozliczenia?

Podczas tworzenia operacji rejestru opcja Rozliczenia firmowe korzysta z ustawień rozliczeń.

Ustawienia rozliczeń mogą zawierać następujące składniki:

źródło rozliczenia określające koszty lub opłaty, które będą dzielone.
cel rozliczenia identyfikujący konto docelowe, na które będą rozliczane koszty lub opłaty.
współczynnik rozliczenia określający, w razie konieczności, proporcję kwoty źródłowej rozliczanej na koncie docelowym.

Funkcja rozliczenia generuje operacje bilansowania rejestru, dzięki którym księga pozostaje zbilansowana. Operacja bilansująca jest księgowana na koncie wyrównawczym, określanym przez źródło lub cel rozliczenia, w zależności od typu wykonywanego rozliczenia.

Składniki rozliczeń przedstawione powyżej są określane dla następujących, przykładowych wymogów rozliczeń.

Wymóg	Źródło rozliczenia	Cele rozliczeń	Współczynnik rozliczenia
Rozliczenie kwoty 5 000 GBP kosztów marketingu na Dział sprzedaży zagranicznej.	Koszty marketingu	Cel: Koszty marketingu zagranicznego Wyrównanie: Odzysk kosztów marketingu	Stała kwota 5 000 GBP
Rozliczenie 30% kosztów marketingu na Dział sprzedaży.	Koszty marketingu	Cel: Koszty marketingu sprzedaży Wyrównanie: Odzysk kosztów marketingu	Stała stopa procentowa 30%
Rozliczenie części kosztów biurowych na Dział sprzedaży, zgodnie ze współczynnikiem powierzchni zakładowej tego działu w odniesieniu do całkowitej przestrzeni biurowej.	Koszty całkowite centrali	Cel: Koszty ogólne działu sprzedaży Wyrównanie: Koszty odzyskane centrali	Względna stopa procentowa oparta na powierzchni działu sprzedaży, jako procent powierzchni całkowitej.

Należy pamiętać, że współczynnik rozliczenia nie jest ograniczony do zdefiniowanej wstępnie stopy procentowej. Współczynnik ten można także wyrazić jako kwotę stałą lub jako względną stopę procentową określoną przez inne wartości statystyczne lub finansowe zapisane w księdze.

Definiowanie składników rozliczeń

Poszczególne składniki rozliczeń należy definiować oddzielnie, przy użyciu następujących formatek:

Źródła rozliczeń firmowych (CAS)
Cele rozliczeń firmowych (CAT)
Współczynniki rozliczeń firmowych (CAR)

Składniki te należy później połączyć w trakcie ustalania kolejności rozliczeń, używając w tym celu Konfiguracji rozliczeń firmowych (CAD).

Składniki te należy definiować osobno, co pozwoli wykorzystać je w trakcie innych rozliczeń bez konieczności ponownego wprowadzania. Na przykład można zdefiniować kilka różnych rozliczeń, które rozdzielą tą samą część kwoty źródłowej na kilka lokalizacji, zaktualizują te same konta docelowe lub użyją tych samych współczynników rozliczeń do podziału opłat różnych typów.

Tworzenie ustawień rozliczeń

Ustawienia rozliczeń składają się z jednej lub więcej sekwencji rozliczeń. Każda z nich pozwala zidentyfikować źródło i cel rozliczenia oraz opcjonalnie współczynnik rozliczenia, z których każdy określa odpowiednią instrukcję rozliczenia.

Ustawienia rozliczenia definiowane są w Konfiguracji rozliczeń firmowych (CAD).

Wykonanie rozliczenia

Rozliczenie jest wykonywane za pomocą Realizacji rozliczeń firmowych (CAL). Spowoduje to wykonanie wszystkich sekwencji rozliczenia. Proces ten wybiera operacje źródła rozliczenia, a następnie oblicza wysokość rozliczanych kwot i tworzy operacje wymagane do zaktualizowania kont docelowych i wyrównawczych.

Rozliczenia sekwencyjne lub stopniowe

Rozliczenia firmowe pozwalają dokonać rozliczeń sekwencyjnych lub stopniowych, gdy obliczenia są wykonywane w etapach. Na przykład koszty kampanii marketingowej mogą być rozdzielone na firmy w grupie, w oparciu o wysokość ich obrotów. Każda firma może następnie dokonać podziału kosztów na działy sprzedaży odpowiednio do liczby sprzedanych jednostek. Proces podziału kosztów kampanii będzie więc dokonany w dwóch etapach. Pierwszym etapem będzie podział kosztów na firmy należące do grupy. W drugim etapie koszty zostaną podzielone wg ilości sprzedanych jednostek na poszczególne działy sprzedaży. Proces ten można kontrolować, określając kiedy rozliczenia zostaną zaksięgowane.