Czym jest dopasowywanie?
Dopasowanie to proces łączenia jednej lub więcej pokrewnych operacji na otwartym koncie w celu ich zamknięcia. Jest ono także nazywane rozliczeniem konta. Aby dopasować, czyli rozliczyć operacje, należy ustawić znacznik rozliczenia dla operacji, aby określić ich status dopasowania.
Na przykład, podczas księgowania faktury na konto dłużnika/należności, jest ona wprowadzana jako otwarta, nierozliczona operacja. Jeżeli faktura zostanie opłacona w całości podczas jednej płatności, wymagane są dwa etapy zapisania płatności:
- Należy zaksięgować operacje płatności na konto dłużnika w celu zmniejszenia salda
- Operacje płatności i faktury na koncie dłużnika muszą zostać dopasowane, aby oznaczyć fakturę jako opłaconą.
Aby dopasować płatność do faktury musisz ustawić znacznik Do rozliczenia w operacjach faktury i płatności. Następnie, po zaksięgowaniu rozliczeń, znacznik zostanie zmieniony na Rozliczone. Po zaksięgowaniu rozliczeń, znacznik ustawiany jest na Rozliczone.
Operacje zaksięgowane na otwarte konto pozostają w systemie do momentu ich rozliczenia. Jest to moment, w którym operacje otrzymują znacznik dopasowania. Dostępne są cztery dopasowane znaczniki rozliczenia: Rozliczone, Opłacone, Korekta i Uzgodnione. Zob. Które znaczniki rozliczenia muszą się zbilansować?
Na kontach dłużników/należności, wierzycieli/zobowiązań i kontach klienta operacje muszą być prawidłowo dopasowane, aby zapobiec traktowaniu opłaconych operacji jako nieopłacone.
Jeżeli włączono funkcje autoryzacji, niektóre z operacji wybranych do rozliczenia mogą wymagać autoryzacji przed dopasowaniem. Zob. Jakie operacje wymagają autoryzacji?.
Jeżeli włączono kontrolę rat w Ustawieniach księgi, proces dopasowania sprawdza, czy do rat dopasowano wpłaty gotówkowe według numeru raty lub kolejnej daty raty. Zob.: Czym jest kontrola rat?
Dopasowywanie może być bardziej złożone. W tym celu należy:
- dopasować kilka operacji na jednym koncie. Na przykład, możesz rozliczyć jedną płatność dla wielu operacji faktur i not kredytowych na koncie.
- podzielić operacje na dwie w celu dokonania prawidłowego dopasowania. Na przykład, jeśli otrzymałeś płatność dla części operacji pierwotnej i chcesz podzielić tę operacje na dwie.
- wygenerować dodatkowe operacje w celu zapisania różnicy pomiędzy dopasowanymi operacjami, czyli na przykład zapisać rabaty lub różnice wymiany.
Dopasowywanie w SunSystems
SunSystems Moduł Finanse pozwala na skorzystanie z różnych metod dopasowywania operacji:
- Rozliczenie na bieżąco – pozwala na rozliczenie operacji w ramach procesu zapisu do księgi.
- Rozliczenie konta – pozwala na ręczne dopasowanie operacji na wybranym koncie.
- Dopasowywanie operacji pozwala na dopasowanie operacji na wielu kontach z wykorzystaniem wstępnie ustawionych kryteriów dopasowania.
- Menedżer uzgodnień pozwala na dopasowanie rekordów automatycznie, zgodnie z wstępnie ustawionymi kryteriami dopasowania, lub ręcznie.