Bilansowanie rejestru w walucie podstawowej
Wartości waluty podstawowej w rejestrze muszą zostać zbilansowane zanim rejestr zostanie zaksięgowany.
W środowisku, w którym wykorzystywana jest jedna waluta, waluta podstawowa jest jedyną wartością wprowadzaną w transakcji. W środowisku wielowalutowym, waluta podstawowa jest obowiązkowa. Wprowadza się ją ręcznie lub liczy na podstawie innej wartości transakcji i kursu.
Program SunSystems Financials umożliwia ustawienie wartości transakcji dla jednej z następujących wartości bilansowych:
- Kwota wymagana do zbilansowania całego rejestru.
- Kwota wymagana do zbilansowania transakcji dla bieżącego rodzaju transakcji.
- Kwota wymagana do zbilansowania księgowań transakcji dla bieżącego okresu księgowego.
Opcje bilansowania można wybierać w następujących formularzach:
- Ustawienia rejestrów (JNP), by ustawić domyślną wartość bilansową na wybranych transakcjach rejestru, na przykład w ostatniej linii rejestru w ustawieniach.
- Zapis do księgi (LEN) pozwala automatycznie ustawić kwotę bilansową dla transakcji przy wprowadzaniu rejestru ręcznie.
Ponadto, w zapisie księgowym wyświetlane są różne sumy bilansowe by umożliwić szybką identyfikację wartości niezbilansowanych.
Zasady bilansowania waluty podstawowej
Zasada bilansowania rejestru w walucie podstawowej określa, w jaki sposób w rejestrze korygowane będą niezbilansowane kwoty w walucie podstawowej. Zasadę ustala się za pomocą opcji Bilansowanie kwot (podst.) w Konfiguracji jednostki organizacyjnej.
Dostępne są dwie opcje bilansowania:
- Bilansowanie ręczne – gdy konieczne jest ręczne dopasowanie transakcji rejestru i wartości do zbilansowania w rejestrze.
- Bilansowanie automatyczne – gdy system dodaje kolejną transakcję rejestru i księguje wartości niezbilansowane automatycznie po kredycie lub debecie konta bilansowego waluty podstawowej, w zależności od różnicy pomiędzy wartościami kredytu i debetu.
Jeżeli wybrano opcję bilansowania automatycznego, konta bilansowania walut są identyfikowane w opcji Ustawienia jednostki organizacyjnej. Można zdefiniować oddzielne konta dla sald kredytowych i debetowych.
Przy bilansowaniu automatycznym można także określić limity tolerancji dla tej wartości. Jeżeli wartość niezbilansowana rejestru jest większa niż przyjęty limit tolerancji, nie zostanie ona zaksięgowana automatycznie. Pozwala to na uniknięcie błędnego zaksięgowania dużych wartości jako różnice wynikające z zaokrągleń. Na przykład, w przypadku, gdy do obliczenia wartości waluty podstawowej użyto nieprawidłowego kursu walutowego.
Zasada bilansowania obowiązuje w przypadku rejestrów wprowadzanych ręcznie za pomocą Zapisu do księgi oraz zaimportowanych z innych systemów za pomocą funkcji Import księgi (LIM).