Kiedy rejestr jest zbilansowany?

Rejestr może zostać zaksięgowany do modułu Finanse jedynie po zbilansowaniu.

Rejestr jest zbilansowany jeżeli:

wartości należności i zobowiązań operacji rejestru są zbilansowane w walucie podstawowej. Zob. Bilansowanie rejestru w walucie podstawowej.
wartości należności i zobowiązań operacji rejestru są zbilansowane we wszystkich okresach rozliczeniowych.

W środowisku wielowalutowym może także zajść konieczność zbilansowania rejestru we wszystkich lub niektórych dodatkowych walutach używanych przez daną jednostkę organizacyjną. Dodatkowe waluty to waluta operacji (wartość 2), druga waluta podstawowa/raportowa (wartość 3) i czwarta waluta (wartość 4). Są one określone na podstawie reguł bilansowania zdefiniowanych w Konfiguracji jednostki organizacyjnej. Zob. Bilansowanie rejestru wielowalutowego.

Rejestr może także wymagać zbilansowania w oparciu o jedno z ustawień opcji Bilansowanie wg formatki Ustawienia księgi (LES) lub Import księgi (LIM):

identyfikator operacji
jedna z dziesięciu kategorii analizy
data operacji (wyłącznie import księgi głównej)

Uwaga: Księgowanie rejestrów na kontach pozabilansowych, w przypadku których bilansowanie nie jest konieczne stanowi wyjątek od reguł bilansowania. Ponadto dla księgowania rejestrów tymczasowych obowiązują nieco inne reguły.

Reguły bilansowania rejestru zdefiniowane w Konfiguracji jednostki organizacyjnej określają:

czy wartości w walucie podstawowej mogą być bilansowane automatycznie,
konta korekt bilansowych lub konta zastępcze.
największą dopuszczalną kwotę bilansowania.
które waluty muszą zostać zbilansowane i w jaki sposób.

Zasady te dotyczą rejestrów wprowadzonych przy użyciu Zapisu do księgi lub Importu księgi. Jeżeli rejestr się nie bilansuje, nie może zostać zaksięgowany w Zapisie do księgi ani zaimportowany w Imporcie księgi.

Uwaga: Import księgi głównej może opcjonalnie wymuszać bilansowanie rejestrów poprzez zgłoszenie błędów na koncie zastępczym. Zob. Rozwiązywanie błędów dotyczących importu księgi głównej w podręczniku użytkownika/plikach pomocy modułu Finanse.

Wymuszanie bilansowania wybranych wierszy rejestru

Reguły bilansowania rejestru można rozszerzyć, dbając o to, aby wszystkie wiersze rejestru odnoszące się do konkretnego pola były zbilansowane. Można tego dokonać, wybierając dla opcji Bilansowanie wg w Konfiguracji księgi lub Imporcie księgi głównejjedno z poniższych pól:

Identyfikator operacji
Kategorie analizy księgi (od 1 do 10)
Data operacji (wyłącznie import księgi głównej)

Jeśli na przykład dla opcji Bilansowanie wg wybrano pole Data operacji, system sprawdzi, czy wszystkie wiersze rejestru powiązane z tą samą datą operacji bilansują się.

Istnieje także możliwość zaznaczenia opcji Bilansowanie przez pomijanie w Konfiguracji księgi (LES), która pozwala na odrzucanie wybranych pozycji. Przykładowo, użytkownik może jedynie chcieć zostać poinformowany o tym, że rejestr nie bilansuje się wg dat operacji, a niekoniecznie dążyć do bilansowania rejestru tą metodą.

Uwaga: Opcja ta wymusza sortowanie pliku importu księgi przed jego przetwarzaniem, może więc znacząco wpłynąć na długość procesu przetwarzania importu księgi.

Automatyczne generowanie wierszy bilansujących w Zapisie do księgi

System automatycznie generuje wiersze bilansujące rejestru dla wartości 1, 3 i 4, jeśli w Konfiguracji jednostki organizacyjnej dla odpowiednich opcji Bilansowanie kwot w walucie wybrano opcję Automatycznie.

Uwaga: Nie ma możliwości automatycznego tworzenia wierszy bilansujących dla wartości 2 (w walucie operacji). Aby sprawdzić, czy wartość bilansuje się, należy dla opcji Bilansowanie kwot w walucie wybrać Ręcznie.

Jeśli w oknie Reguły operacji Konfiguracji księgi głównej (LES) wybrana zostanie opcja Bilans. id. trans. dla zapisu, bilansowanie jest wykonywane za pomocą Zapisu do księgi (LEN) z wykorzystaniem identyfikatorów operacji dla wartości (1, 3 lub 4), dla których w Konfiguracji jednostki organizacyjnej wybrano ustawienie Automatycznie. Oznacza to, że wiersze bilansujące są generowane, jeśli rejestr nie jest bilansowany z wykorzystaniem identyfikatora operacji. Nie ma potrzeby tworzenia reguły firmowej dla tej opcji.

Jeżeli Zapis do księgi (LEN) ma bilansować się wg jednego z dostępnych pól innych niż identyfikator operacji (np. wg jednej z kategorii analitycznych księgi), należy zaznaczyć odpowiednie pole w opcji Bilansowanie wg w Ustawieniach księgi (LES).

Możliwe jest utworzenie dwóch poziomów wierszy bilansujących w Zapisie do księgi (LEN): wg identyfikatora operacji i wg innego pola (np. analizy księgi 7). W celu wykonania tego w Ustawieniach księgi (LES) należy zaznaczyć odpowiednie pole w opcji Bilansowanie wg oraz opcję Bilans. id. trans. ustawić na Zapis. Aby pomyślnie wygenerować dwa poziomy wierszy bilansujących, należy również utworzyć regułę firmową opisaną powyżej.

Przykład:

Poniższa tabela pokazuje rejestr zapisu zawierający cztery wiersze, niezbilansowany dla Wartości 3 wg identyfikatora operacji i wg analizy księgi 7. Pięć automatycznie bilansujących wierszy jest wygenerowanych tak, jak opisano w kolumnie Uwagi.

Kod konta	Waluta (podst.)	Debet/Kredyt	Kwota wartości 3	Identyfikator operacji	Analiza księgi 7	Uwagi
101BOA31	200	D	100	BALTEST1	A10	Zapis księgowy wiersz 1
101BOA32	200	C	95	BALTEST1	A10	Zapis księgowy wiersz 2
101BOA31	200	D	100	BALTEST2	B12	Zapis księgowy wiersz 3
101BOA32	200	C	95	BALTEST2	B12	Zapis księgowy wiersz 4
751FX	0	C	5	BALTEST1		Wiersze wygenerowane do bilansowania identyfikatora operacji BALTEST1
751FX	0	C	5	BALTEST2		Wiersze wygenerowane do bilansowania identyfikatora operacji BALTEST2
751FX	0	C	5	Systemowa operacja bilansująca	A10	Wiersze wygenerowane do bilansowania Analizy księgi 7 kod A10
751FX	0	C	5	Systemowa operacja bilansująca	B12	Wiersze wygenerowane do bilansowania Analizy księgi 7 kod B12
999	0	D	10	Systemowa operacja bilansująca		Wiersze wygenerowane do bilansowania rejestru

Uwaga: Aby powyższy przykład był możliwy do wykorzystania, dla opcji Bilansowanie kwot w walucie wartości 3 w Konfiguracji jednostki organizacyjnej należy ustawić Automatycznie.

Bilansowanie rejestru wg dostępnych pól bez generowania wierszy bilansujących jest możliwe w przypadku wartości 1, 2 i 4; dla opcji Bilansowanie kwot w walucie w Konfiguracji jednostki organizacyjnej należy wybrać Ręcznie. W przypadku wartości 3 ręczne bilansowanie jest niemożliwe.

Automatycznie skonfigurowane kody analityczne w wierszach bilansujących.

Aby się upewnić, że systemowo generowane wiersze bilansujące zawierają wszystkie konieczne kody analityczne, należy ustanowić dodatkową. W tym przykładzie analiza księgi 1 jest zaznaczona dla wartości 8605 na automatycznie generujących bilansowanie wierszach, którym w przeciwnym razie brakowałoby kodu dla analizy księgi 1, podczas księgowania rejestru.

Profil zdarzeń (EVP):

IF Id funkcji = Zapis do księgi

IF Punkt wywołania = 00003 Księgowanie każdego wiersza rejestru

Zestaw reguł (RST):

IF Analiza księgi 1 = SPACE Y

SET Analiza księgi 1 8605 X

Spośród słów kluczowych należy wybrać słowo „SPACE”. Umożliwia ono weryfikację pod kątem pustych pól i pól zawierających spacje. W tym przypadku pole Analiza księgi 1 jest sprawdzane pod kątem braku kodu. Więcej informacji znajduje się w części Instrukcje warunkowe w podręczniku użytkownika/plikach pomocy dla administratora jednostki organizacyjnej.

Ogólne informacje na temat konfiguracji profili zdarzeń i zestawów reguł znajdują się w części Korzystanie z reguł firmowych w podręczniku użytkownika/plikach pomocy dla administratora jednostki organizacyjnej.