Jakie operacje są czyszczone?

Czyszczenie księgi (LCL) to proces umożliwiający usunięcie starych lub zbędnych operacji z księgi jednostki organizacyjnej i zastąpienie ich sumarycznymi operacjami bilansowania. Nie ma konieczności czyszczenia księgi. Niemniej jednak, duża ilość operacji w systemie powoduje spowolnienie procesu sporządzania raportów. Aby zoptymalizować działanie systemu, czyszczenie należy przeprowadzać możliwie najczęściej.

Funkcja Czyszczenia księgi usiłuje usunąć wszystkie operacje do wybranego okresu włącznie zaksięgowane na wybranych kontach, w tym kontach zamkniętych, jeśli należą do określonego zakresu kodów kont. Czyszczenie operacji z bieżącego okresu jest niemożliwe. W przypadku wskazania zamiaru czyszczenia operacji poprzedniego roku, wyświetli się ostrzeżenie; istnieje bowiem możliwość, że usuwane dane mogą być potrzebne przy wykonywaniu raportów.

Ustawienie typ salda kodu planu kont określa, w jaki sposób operacje danego konta są przetwarzane podczas czyszczenia:

  • W przypadku kont Saldo przeniesione usuwane są wszystkie operacje nieposiadające znacznika rozliczenia Wstrzymaj.
  • W przypadku kont Pozycja otwarta usuwane są operacje oznaczone znacznikiem rozliczenia Uzgodnione, Korekta, Rozliczone i Zapłacone.
Uwaga:  Istnieje możliwość użycia Rozliczenia konta (ACA) do zmiany znacznika rozliczenia na znacznik umożliwiający zamknięcie operacji.

Operacje spełniające warunki usunięcia, ale zaksięgowane tymczasowo nie są usuwane.

Uwaga: Jeśli wybrano opcję Sprawdź identyfikator operacji dla funkcji Czyszczenie księgi, operacja nie zostanie usunięta, jeśli została zaksięgowana na koncie typu Agent/broker, Klient lub Przewoźnik; pozostałe operacje posiadające ten sam identyfikator nie spełniają wymogów dotyczących usuwania.

Operacje usunięte za pomocą funkcji Czyszczenie księgi są całkowicie usuwane z systemu lub zapisywane w pliku archiwum.

Operacje budżetowe

Użytkownik ma możliwość wykonania Czyszczenia księgi budżetowej w celu podsumowania i usunięcia operacji budżetowych w ten sam sposób, co w przypadku operacji rzeczywistych. Od tej zasady istnieje jeden wyjątek. Operacje budżetowe nie są archiwizowane, ale usuwane, niezależnie od ustawień Archiwizacji księgi w Ustawieniach księgi (LES).

W przypadku czyszczenia rocznego usuwane są wszystkie operacje budżetowe aż do wybranego roku włącznie. Salda zbiorcze są księgowane do każdej kombinacji konta i kodu analitycznego w ostatnim okresie danego roku. Chcąc zachować budżet do celów raportów archiwalnych, nie należy zatem wykonywać czyszczenia odpowiedniej księgi głównej.

Operacje bilansujące

Podczas czyszczenia księgi operacje usunięte zostają zastąpione operacjami bilansującymi. Dzięki przechowywaniu takich sum, raporty finansowe mogą uwzględniać archiwalne salda okresowe, niezależnie od tego, czy operacji usunięto lub zarchiwizowano.

Zamiast jednej tworzonych jest kilka operacji zawierających podsumowanie wszystkich wyczyszczonych operacji dla danego konta i okresu. W plikach znajdują się informacje na temat konta, okresu, kodów analizy, kodu waluty, znacznika rozliczenia, kodu pozycji majątku, podkodu pozycji majątku i wskaźnika pozycji majątku dotyczące operacji ujętych w podsumowaniu.

Jeśli część danych analizy jest już niepotrzebna, liczbę operacji bilansowania można ograniczyć, definiując opcję konsolidacji kodów analizy. Kody analityczne operacji należące do wybranych kategorii są pomijane; jeśli dane kody analityczne nie istnieją, operacje zostaną zsumowane.

Nowe operacje bilansowania utworzone po czyszczeniu zawierają numer rejestru oraz, jeśli to konieczne, identyfikator rozliczenia wynoszący zero. Data i okres rozliczenia i operacji są określane na podstawie danych najnowszej usuniętej operacji.