Inserimento dei dettagli di una registrazione contabile

Specificare le informazioni relativi ai dettagli identificativi della registrazione contabile:

Tipo di registrazione contabile: Il tipo di registrazione contabile da inserire, preimpostato mediante Tipi registrazioni contabili (JNT). Il tipo di registrazione contabile non deve avere l'opzione Stato impostata su Chiuso o Sospeso.
Nota: Per eseguire un pagamento immediatamente dopo la contabilizzazione di una registrazione, è possibile collegare un tipo di registrazione contabile a un profilo di pagamento. Vedere “Pagamento immediato delle registrazioni”.
Database: Il database nel quale viene contabilizzata la registrazione, talvolta predefinito.
Codice operatore: Composto dalle iniziali del nome, dalla sigla del reparto o da qualsiasi altro riferimento che identifica l'operatore che crea la registrazione. L'opzione Imponi ID registrazione contabile in Impostazione archivio contabile (LES) determina se tale informazione debba corrispondere automaticamente all'ID dell'utente oppure se possa essere inserita manualmente.

Specificare le informazioni relativi ai dettagli standard della riga:

Riferimento registrazione

Un riferimento della registrazione contabile o della transazione commerciale, generalmente relativo al documento di origine (ad esempio, il numero di una fattura).

Numero riga

Il numero di riga viene aumentato progressivamente per il riferimento registrazione selezionato. Per visualizzare, modificare o eliminare una riga, inserire il numero ad essa corrispondente e l'eventuale suffisso della registrazione.

Periodo contabile

Le righe verranno contabilizzate nel periodo specificato in questo campo. Il periodo contabile predefinito generalmente coincide con quello corrente. La contabilizzazione può essere eseguita esclusivamente in periodi che rientrano nell'intervallo di periodi permessi, definito in Impostazione archivio contabile (LES). Vedere “Periodi utilizzabili per le contabilizzazioni”.

Data registrazione

La data della registrazione. Corrisponde alla data della riga precedente (per lo stesso riferimento registrazione) oppure alla data corrente. Per inserire una data diversa, immetterla manualmente oppure selezionarla dal calendario a comparsa, scegliendo la freccia verso il basso.

La contabilizzazione può essere eseguita esclusivamente in date che rientrano nell'intervallo delle date aperte, definito in Impostazione archivio contabile (LES). Vedere “Periodi utilizzabili per le contabilizzazioni”.

Codice conto

Un codice conto valido, creato mediante Piano dei conti (COA), in corrispondenza del quale verrà contabilizzata la riga. Non è consentito scegliere un conto chiuso. Se si seleziona un conto sospeso, verrà visualizzato un messaggio di avviso, ma sarà possibile proseguire con la contabilizzazione.

A seconda delle impostazioni, potrebbe venire visualizzato un suggerimento per la scelta del codice corretto oppure il codice conto predefinito potrebbe essere visualizzato automaticamente. In alcuni casi, può risultare impossibile scegliere conti di tipo diverso da quello predefinito (precludendo ad esempio l'uso di conti di tipo fornitore o stato patrimoniale).

Descrizione

Testo descrittivo relativo alla registrazione. L'opzione predefinita corrisponde alla descrizione del tipo di registrazione contabile. Il testo visualizzato può essere sovrascritto.

L'opzione indicata in corrispondenza di Descrizione per riga in Tipi registrazioni contabili (JNT) stabilisce se questo è un campo obbligatorio. Se l'opzione è impostata su Nessuna descrizione predefinita, è necessario indicare la descrizione in ogni riga. Se è impostata su Descrizione predefinita - sostituzione per riferimento, è possibile inserire una nuova descrizione ogni volta che viene modificato il riferimento registrazione. Se è impostata su Descrizione predefinita - sostituzione per riga, è possibile indicare una descrizione diversa per ogni riga. Se non viene indicata una descrizione, verrà utilizzato il Nome scelto per la registrazione contabile.

La descrizione può anche essere impostata mediante Registrazioni contabili predefinite (JNP) in modo da corrispondere al codice o al nome del conto.

Importo base

Nelle installazioni a valuta singola, indica l'importo della registrazione. Se l'importo è espresso in unità intere, sarà possibile omettere la virgola e i decimali. Il formato degli importi (posizioni decimali, separatore dei decimali e delle migliaia) è definito in Impostazione database.
L'importo può essere preimpostato oppure calcolato automaticamente a partire da un'altra riga della registrazione contabile. È possibile scegliere un'opzione nel campo Dare/Avere per eseguire automaticamente la quadratura.

Nota: Nelle installazioni multivaluta, tale importo può essere calcolato da un valore in un’altra valuta. Come descritto di seguito nella sezione “Multivaluta”.

Se è previsto il controllo degli impegni o della spesa in eccesso, il sistema indicherà se l'importo inserito per una determinata riga eccede il budget disponibile per il conto. Vedere “Impostazione dei controlli di budget per un conto”.

Dare/Avere

L'indicatore Dare/Avere indica se l'importo sarà addebitato o accreditato nel conto selezionato.

In alternativa, è possibile scegliere un'opzione di quadratura per impostare automaticamente il campo Importo e l’indicatore Dare/Avere sul valore necessario per pareggiare:

L'intera registrazione contabile.
Le registrazioni in base al riferimento registrazione indicato nella riga corrente.
Le registrazioni in base al periodo indicato nella riga corrente.

Se sono state utilizzate diverse valute registrazione per righe diverse o se sono state inserite righe con tassi di cambio non corrispondenti ai tassi giornalieri o periodici correnti, potrebbero essere generate righe di quadratura multiple per le registrazioni al fine di bilanciare i diversi valori valutari utilizzati. In tal caso, le righe di quadratura generate condividono lo stesso numero di riga, ma sono contraddistinte da un suffisso separato (come indicato nella seconda casella del campo Numero riga).

Codici analisi archivio contabile

È possibile specificare fino a dieci codici di analisi archivio contabile per ciascuna registrazione. I codici di analisi possono essere specificati solo per i tipi di analisi assegnati all'entità dell'archivio contabile. I codici necessari e la relativa impostazione come obbligatori o facoltativi dipendono dal tipo di registrazione contabile e dal conto associati alla registrazione. I codici possono essere preimpostati mediante registrazioni contabili predefinite. Vedere “Codici di analisi utilizzati”.

È possibile specificare soltanto codici di analisi validi, definiti in Codici analisi (ANC), tranne quando è previsto l'uso di tipi di analisi che non applicano la convalida del codice.

Scegliere il pulsante di ricerca in corrispondenza del tipo di analisi e indicare i codici validi per ciascun tipo nella maschera Trova codice analisi.

Nota: I tipi di analisi non immediatamente disponibili per l'inserimento di dati (a causa di determinate regole, ad esempio se non sono consentiti dal conto) possono essere modificati al completamento della riga della registrazione contabile corrente. Tuttavia, se vengono inseriti dati in questi campi in un secondo tempo, il sistema applica le regole precedenti e impedisce l'inserimento di tipi di analisi non consentiti in base alle regole correnti.

Nota: Se si utilizza un tipo di analisi per i numeri progressivi, il codice dovrà essere di tipo numerico.

Specificare le informazioni relative ai dettagli aggiuntivi della riga:

Data valore: È utilizzata esclusivamente per le registrazioni di cassa definite nel campo Tipo contabilizzazione in Tipi registrazioni contabili (JNT). Indica la data raggiunta (o superata) la quale è possibile eseguire l'allocazione della registrazione.
Data rata: La data della rata, se la contabilizzazione fa parte di una serie di rate dovute. L'opzione si applica solo se è attiva l'impostazione Controllo rata in Impostazione archivio contabile (LES) e se è prevista la verifica della data.
Numero rata: Il numero di rata, se la contabilizzazione fa parte di una serie di rate dovute. L'opzione si applica solo se è attiva l'impostazione Controllo rata in Impostazione archivio contabile (LES) e se è prevista la verifica del numero.
Indicatore allocazione: Il campo permette di impostare l'indicatore di allocazione per la registrazione durante l'inserimento in archivio contabile. Per ulteriori informazioni, vedere “Definizione degli indicatori di allocazione”. A seconda dell'indicatore di allocazione impostato, verranno prodotti i documenti di riepilogo necessari. Al completamento della stampa di una determinata registrazione, l'indicatore di allocazione aumenterà di uno.
Conto d'ordine: È possibile inserire un importo relativo al conto d'ordine per la riga corrente. Le informazioni in esso contenute potrebbero non essere di natura finanziaria (ad esempio, una quantità o dati sul personale). È impossibile inserire un valore conto d'ordine se il campo Regola contabilizzazione valuta fittizia in Impostazione database corrisponde a 0 - Non definito oppure se il campo Ignora regola conto d'ordine in Tipi registrazioni contabili (JNT) corrisponde a 0 - Non definito.
Nota: Se si inserisce un importo del Conto d'ordine in Registrazioni archivio contabile mentre è attivata l’opzione Quantità cespite, il numero di cespiti presenti nel Registro cespiti potrebbe esserne influenzato. Vedere “Dettagli cespite” di seguito.
Testo standard: È possibile aggiungere testo standard alla riga scegliendo Azioni > Riga > Testo standard.
Note registrazione contabile: Indica eventuali note associate alla riga della registrazione contabile. Scegliere Azioni > Riga > Note per creare e assegnare note alla registrazione contabile corrente.
Secondo riferimento: È possibile inserire un secondo riferimento per ciascuna riga, se non si utilizza l’impostazione Secondo riferimento per Numerazione giustificativo.
Nota: Se il secondo riferimento è necessario, occorre inoltre includerlo nella maschera di Registrazioni archivio contabile tramite Creazione maschere (FRD).
Campi aggiuntivi: È possibile registrare informazioni aggiuntive in ciascuna riga, ad esempio date correlate o riferimenti supplementari, a condizione che tali campi aggiuntivi siano stati precedentemente definiti in Impostazione campi aggiuntivi (AFS).
Nota: È necessario includere i campi aggiuntivi nella maschera di Registrazioni archivio contabile tramite Creazione maschere (FRD).

I campi seguenti identificano i dettagli di pagamento relativi a una registrazione contabile. Pertanto, vengono utilizzati esclusivamente nel caso di registrazioni relative agli acquisti o alle vendite (ad esempio, fatture o note di accredito). Per definire tali dettagli è possibile impostare delle condizioni di pagamento. Alle registrazioni prive di un codice per le condizioni di pagamento, verranno applicate le impostazioni di pagamento stabilite per il cliente o il fornitore. Vedere “Assegnazione delle condizioni di pagamento alle registrazioni contabili”. Specificare le seguenti informazioni per le condizioni di pagamento:

Data di scadenza: La data entro la quale dovrà essere eseguito il pagamento della registrazione. Se sono state indicate condizioni di pagamento, la data può essere calcolata automaticamente. In caso contrario, è possibile inserirla manualmente.
Se si attiva l'opzione Sostituisci scadenze/sconto per il tipo di registrazione contabile, il sistema sostituirà la data della registrazione alla data di scadenza, modificando i valori precedenti. L'opzione viene utilizzata per l'esecuzione immediata di un pagamento.
Codice condizioni: Indica il codice delle condizioni di pagamento da applicare alla registrazione. Può fare riferimento a date selezionate o a condizioni relative allo sconto. Se non viene specificato alcun valore, il sistema utilizzerà il codice assegnato al cliente/fornitore. Vedere “Assegnazione delle condizioni di pagamento alle registrazioni contabili”.
Data documento 1-4: È possibile assegnare fino a quattro date di documento a ogni registrazione. Queste date possono essere stampate sui documenti di pagamento oppure utilizzate dalle funzionalità di report e possono essere determinate dalle condizioni di pagamento o inserite manualmente.
Prefisso 1-4: Il prefisso e i numeri associati a un massimo di quattro documenti.
Data sconto e percentuale sconto - 1: La prima data di scadenza dello sconto e la percentuale dello sconto di cassa disponibile se il pagamento viene eseguito entro la data stabilita. Tali informazioni possono essere determinate dalle condizioni di pagamento oppure possono essere inserite manualmente.
Se si attiva l'opzione Sostituisci scadenze/sconto per il tipo di registrazione contabile, il sistema sostituirà la data della registrazione alla data dello sconto, modificando tutti i valori precedenti.
Data sconto e percentuale sconto - 2: La seconda data di scadenza dello sconto e la percentuale dello sconto di cassa disponibile se il pagamento viene eseguito entro la data stabilita. Se viene oltrepassata la prima data di scadenza, il sistema utilizzerà i dettagli inerenti allo sconto della seconda data. Tali informazioni possono essere determinate dalle condizioni di pagamento oppure possono essere inserite manualmente.
Se si attiva l'opzione Sostituisci scadenze/sconto per il tipo di registrazione contabile, il sistema sostituirà la data della registrazione alla data dello sconto, modificando tutti i valori precedenti.
Data pagamento in ritardo e Percentuale pagamento in ritardo: Nel caso in cui i termini di pagamento non vengano rispettati, è possibile addebitare gli interessi per il pagamento in ritardo. È possibile indicare la data del pagamento in ritardo e la percentuale del tasso di interesse. I valori possono essere calcolati in base alle condizioni di pagamento oppure possono essere inseriti manualmente.
Nota: Tali informazioni sono esclusivamente descrittive e non vengono utilizzate per il calcolo automatico degli interessi.
Data interesse e Percentuale interesse: Per addebitare gli interessi relativi a un importo, è possibile specificare una data e la percentuale del tasso di interesse. I valori possono essere calcolati in base alle condizioni di pagamento oppure possono essere inseriti manualmente.
Nota: Tali informazioni sono esclusivamente descrittive e non vengono utilizzate per il calcolo automatico degli interessi.

È possibile inserire o calcolare automaticamente fino a quattro valori valutari per ogni registrazione. I valori da inserire o calcolare dipendono dalle impostazioni del database, dalle regole di contabilizzazione, dal tipo di registrazione contabile, dalle eccezioni alle opzioni di contabilizzazione e dalla presenza di eventuali registrazioni contabili predefinite. Vedere “Inserimento di registrazioni contabili multivaluta”.

I valori della valuta 5 non possono essere inseriti e vengono ricavati a partire da un conto o da Impostazione database al momento della creazione di una registrazione. In questo modo, i valori della valuta 5 possono essere calcolati come appropriato nei report.

Nota: È necessario specificare almeno un tasso giornaliero o periodico per ciascuna valuta presente nella registrazione contabile.

Nelle installazioni multivaluta potrebbe essere necessario specificare i seguenti dettagli per la valuta registrazione. Alcuni valori possono essere preimpostati nelle registrazioni contabili predefinite. La regola per la contabilizzazione del valore 2 definita in Impostazione database determina se i valori devono essere inseriti manualmente oppure se verranno calcolati automaticamente dal sistema.

Nota: I valori della valuta registrazione non possono essere inseriti se il campo Regola contabilizzazione altra valuta (Valore 2) in Impostazione database corrisponde a Non definito oppure se il campo Ignora regola valuta registrazione per il tipo di registrazione contabile corrisponde a Inutilizzato.

Specificare le seguenti informazioni per la valuta registrazione:

Codice valuta registrazione: Il codice della valuta registrazione, che può essere attribuito automaticamente dalla registrazione contabile predefinita oppure può corrispondere al codice valuta assegnato a un conto.
Tasso valuta registrazione: Il tasso utilizzato per la conversione del valore nella valuta pivot, che può essere attribuito automaticamente da una registrazione contabile predefinita. In alternativa, verrà utilizzato il tasso predefinito indicato in Tassi di cambio giornalieri (CND) oppure in Tassi di cambio periodici (CNP).
È possibile sostituire il tasso predefinito della registrazione contabile con un tasso diverso, compreso nella tolleranza stabilita. Vedere “Definizione di verifica della tolleranza”.
Importo valuta registrazione: L'importo della riga espresso nella valuta registrazione. Tale valore può essere inserito manualmente. Se si sceglie l'opzione Calcolato se non inserito nel campo Regola contabilizzazione altra valuta in Impostazione database, l'importo verrà calcolato a partire da uno degli altri valori valutari.
Dare/Avere: Indica se l'importo è a debito o a credito. In alternativa, è possibile scegliere una delle opzioni di quadratura per impostare automaticamente il campo Importo e l’indicatore Dare/Avere pareggiando la registrazione contabile, la riga o il periodo.

I dettagli relativi alla valuta base sono obbligatori. Alcuni valori possono essere preimpostati nelle registrazioni contabili predefinite. La regola di contabilizzazione della valuta base definita in Impostazione database determina se questi devono essere inseriti manualmente oppure se verranno calcolati automaticamente dal sistema.

Specificare le seguenti informazioni per la valuta base:

Codice valuta base

Questo codice è visualizzato automaticamente. Viene definito in Impostazione database e non può essere modificato.

Tasso valuta base

Il tasso di cambio impiegato per convertire la valuta base nella valuta pivot, che può essere attribuito automaticamente da una registrazione contabile predefinita. In alternativa, verrà utilizzato il tasso predefinito indicato in Tassi di cambio giornalieri (CND) oppure in Tassi di cambio periodici (CNP).

È possibile sostituire il tasso predefinito della registrazione contabile con un tasso diverso, compreso nella tolleranza stabilita. Vedere “Definizione di verifica della tolleranza”.

È impossibile modificare il numero di decimali previsti per il tasso.

Importo valuta base

L'importo della riga espresso nella valuta base. Tale importo è obbligatorio. Può essere inserito manualmente o calcolato automaticamente a seconda delle regole di contabilizzazione.

I seguenti valori valutari si riferiscono alla seconda valuta base o alla valuta report, a seconda delle opzioni definite in Impostazione database.

Nota: I valori della seconda valuta base/valuta report non possono essere inseriti e non saranno calcolati automaticamente se: - Impostazione database - la Regola contabilizzazione valuta valore 3 è impostata su Non definito. - Tipo registrazione contabile - il campo Ignora regola seconda valuta base/valuta report è impostato su Inutilizzato. - Piano dei conti - l'opzione Controllo conversione report nella scheda Valuta è impostata su No.

Specificare le seguenti informazioni per la valuta report o per la seconda valuta base:

Codice seconda valuta base/valuta report: Il codice della seconda valuta base/valuta report è visualizzato automaticamente. Viene definito in Impostazione database e non può essere modificato.
Tasso seconda valuta base/valuta report: Il tasso di cambio impiegato per convertire la valuta nella valuta pivot, che può essere attribuito automaticamente da una registrazione contabile predefinita. In alternativa, verrà utilizzato il tasso predefinito indicato in Tassi di cambio giornalieri (CND) oppure in Tassi di cambio periodici (CNP).
È possibile sostituire il tasso predefinito della registrazione contabile con un tasso diverso, compreso nella tolleranza stabilita. Vedere “Definizione di verifica della tolleranza”.
È impossibile modificare il numero di decimali previsti per il tasso.
Importo seconda valuta base/valuta report: L'importo della riga, espresso nella seconda valuta base/valuta report, viene calcolato e visualizzato automaticamente se questa valuta è in uso. È possibile inserire un valore per la valuta report solo se è stata selezionata l'opzione Ignora regola seconda valuta base/valuta report in Impostazione tipi registrazioni contabili – Contabilizzazione sostituzioni (JDX). Vedere “Sospensione delle regole di contabilizzazione per un tipo di registrazione contabile”. Non è possibile inserire un valore nella seconda valuta base. I dettagli seguenti sono necessari esclusivamente se la registrazione contabile è collegata a un cespite. Ad esempio, se è stato effettuato l'acquisto o la vendita di un cespite. I dati potrebbero essere visualizzati in una scheda separata.

I dettagli relativi alla valuta 4 potrebbero essere necessari se tale valuta è stata definita in Impostazione database. Analogamente alla valuta registrazione, a livello di Impostazione database, la valuta 4 può essere impostata come Calcolata se non inserita o Presente solo se inserita.

Nota: I valori della valuta 4 non possono essere inseriti se la Regola contabilizzazione valuta 4 è Non definita in Impostazione database o nel tipo di registrazione contabile utilizzato.

Specificare le seguenti informazioni per la valuta 4:

Codice valuta 4: Il codice per la valuta 4, che può essere attribuito automaticamente in Impostazione database o da una registrazione contabile predefinita oppure può corrispondere al codice valuta assegnato al conto.
Tasso valuta 4: Il tasso utilizzato per convertire il valore del campo Calcolo valuta 4 - Da in Impostazione database nella valuta 4, che può essere attribuito automaticamente da una registrazione contabile predefinita. In alternativa, verrà utilizzato il tasso predefinito indicato in Tassi di cambio giornalieri (CND) oppure in Tassi di cambio periodici (CNP). È possibile sostituire il tasso predefinito della registrazione contabile con un tasso diverso, compreso nella tolleranza stabilita. Vedere “Definizione di verifica della tolleranza”.
Importo valuta 4: Tale valore può essere inserito manualmente. Se Regola contabilizzazione altra valuta in Impostazione database corrisponde a Calcolato se non inserito, il valore sarà calcolato a partire dal valore indicato nel campo Calcola valuta 4 - Da in Impostazione database.

I dettagli seguenti sono necessari esclusivamente se la registrazione contabile è collegata a un cespite. Ad esempio, se è stato effettuato l'acquisto o la vendita di un cespite. I dati potrebbero essere visualizzati in una scheda separata.

Specificare le seguenti informazioni per Dettagli cespite:

Codice cespite

Il codice cespite creato mediante Anagrafiche cespiti (FAS). Non è possibile eseguire contabilizzazioni in corrispondenza di cespiti contraddistinti dallo stato Alienazione. Verrà visualizzato un messaggio di avviso nel caso di tentativi di contabilizzazione relativi a cespiti che hanno completato il periodo di ammortamento.

Sottocodice cespite

Un sottocodice valido per il cespite, utilizzato per determinare eventuali requisiti di analisi per la registrazione. I sottocodici cespite possono essere definiti mediante la finestra Imposta cespite predefinito accessibile da Anagrafiche cespiti (FAS).

Indicatore cespite

Selezionare Iniziale in caso di contabilizzazione di un nuovo cespite o di trasferimento di cespiti da un altro registro dei cespiti a SunSystems. In alternativa, l'opzione Indicatore cespite può essere utilizzata per stabilire se la contabilizzazione aggiornerà il valore lordo del cespite o l'ammortamento accumulato.

Nota: Si consiglia di non inserire importi di ammortamento durante l'inserimento di registrazioni in archivio contabile, tranne nei casi descritti in “Contabilizzazione manuale di un importo di ammortamento”.

Quantità cespite

È possibile registrare più unità come cespite singolo ai fini della contabilizzazione. Ad esempio, se si acquistano 100 sedie, è possibile registrarle come un unico cespite. Per registrare il numero di unità, utilizzare il campo Conto d'ordine in Registrazioni archivio contabile (LEN).

Nota: Per inserire le quantità cespite in Registrazioni archivio contabile (LEN), è necessario prima definire le opzioni seguenti:

L'opzione Usa quantità cespite nella scheda Generale di Impostazione archivio contabile (LES) deve essere selezionata.
L'opzione Regola contabilizzazione valuta fittizia nella scheda Valore conto d'ordine di Impostazione database deve essere diversa da 0 - Non definito.
Il campo Ignora regola conto d'ordine in Impostazione tipi registrazioni contabili – Contabilizzazione sostituzioni (JDX) non deve essere impostato su 0 - Non definito.

Vedere “Sospensione delle regole di contabilizzazione per un tipo di registrazione contabile”.

Per ulteriori informazioni, vedere inoltre “Utilizzo di Registrazioni archivio contabile per i dettagli dei cespiti” e “Inserimento delle registrazioni relative ai cespiti”.

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