Inserimento di registrazioni contabili multivaluta
Ogni registrazione contabile può contenere fino a quattro valori valutari: valuta base, valuta registrazione, seconda valuta base/valuta report e valuta 4. Mediante Impostazione database è possibile determinare le valute e le regole di contabilizzazione più adatte alle proprie esigenze aziendali. Questa funzionalità consente inoltre di indicare la valuta della tabella pivot, ossia la valuta a partire della quale il sistema calcolerà i valori delle valute base, registrazione e seconda valuta base/valuta report.
Le informazioni definite in Impostazione database vengono combinate con il tipo di registrazione contabile per stabilire quali dati sono necessari per la creazione di registrazioni multivaluta. È possibile sospendere le regole di contabilizzazione del database per un determinato tipo di registrazione mediante Tipi registrazioni contabili (JNT).
A seconda della maschera e delle regole di contabilizzazione la funzionalità Registrazioni archivio contabile (LEN) contiene i campi seguenti relativi alle valute:
- Codice, tasso (calcolato dalla tabella pivot) e importo della valuta registrazione.
- Codice, tasso (calcolato dalla tabella pivot) e importo della valuta base.
- Codice, tasso (calcolato dalla tabella pivot) e importo della seconda valuta base/valuta report.
- Codice, tasso (calcolato in base al valore specificato) e importo della valuta 4.
Se è prevista una registrazione contabile predefinita per il tipo di registrazione, alcuni codici/tassi valutari potrebbero essere preimpostati automaticamente.
Inserimento dei codici valuta
A livello di database i codici della valuta base e della seconda valuta base/valuta report sono fissi e vengono visualizzati automaticamente senza poter essere modificati. Il codice della valuta 4 può essere fisso se è stato definito come tale in Impostazione database.
La valuta registrazione può variare da una registrazione all'altra, nel caso sia possibile inserire un importo. È necessario specificare un codice valuta se non viene attribuito automaticamente da una registrazione contabile predefinita. A seconda delle impostazioni, il codice predefinito risulterà sostituibile oppure fisso. Ad esempio, un tipo di registrazione contabile potrebbe essere utilizzato esclusivamente per le fatture espresse in euro e la registrazione contabile predefinita avrà EUR come valuta registrazione.
La valuta 4 può essere diversa in ciascuna registrazione e in tal caso si applicano le regole appena descritte.
È inoltre possibile definire un codice valuta predefinito per un conto o un cespite oppure ricavarlo dalle regole attività. Tale codice sostituirà il codice valuta preimpostato.
Inserimento dei tassi di cambio
I tassi valutari vengono ricavati da Tassi di cambio periodici (CNP) oppure da Tassi di cambio giornalieri (CND), a seconda dell’impostazione Usa tassi giornalieri in Codici valuta (CNC). In alcuni casi, è possibile prestabilire il tasso mediante la funzionalità Registrazioni contabili predefinite (JNP). Se non è specificato un tasso di cambio, viene applicato il Tipo di tasso di cambio indicato in Tipi registrazioni contabili (JNT). Se non è impostato un Tipo di tasso di cambio, viene utilizzato quello predefinito. Se è prevista la verifica della tolleranza, viene anche in tal caso utilizzato il tipo di tasso indicato in Tipi registrazioni contabili (JNT).
Se per una registrazione sono previsti i valori delle quattro valute, dovranno essere inseriti o visualizzati quattro tassi. Il tasso per la valuta della tabella pivot è sempre 1,0. Gli altri tassi (valori 1, 2 e 3) sono rapportati alla tabella pivot e rappresentano il coefficiente necessario per la conversione nella valuta rilevante. Ad esempio, se la valuta della tabella pivot è la valuta base (GBP) e viene inserita la valuta registrazione EUR, il sistema impiegherà il tasso di conversione da GBP a EUR per la valuta registrazione. Vedere “Formato dei tassi valutari”.
Il tasso della valuta 4 è il valore utilizzato per il calcolo della valuta stessa, come indicato in Impostazione database.
Tassi giornalieri o periodici
I tassi giornalieri vengono utilizzati se in Impostazione codici valuta (CNC) l'opzione Usa tassi giornalieri corrisponde a Sì per almeno una delle valute selezionate. In assenza di un tasso giornaliero corrispondente alla data (o ai giorni validi) della riga della registrazione, non sarà possibile inserire i dettagli della valuta. Vedere “Modalità di applicazione dei tassi giornalieri”.
Se non è previsto l'uso di tassi giornalieri, il sistema reperirà il tasso periodico definito in Tassi di cambio periodici (CNP). È possibile stabilire più tassi periodici per un codice valuta applicandoli a conti o periodi diversi. Il sistema seleziona il tasso di conversione opportuno da applicare. Vedere “Modalità di applicazione dei tassi periodici”.
Se il tasso non è disponibile o non può essere rilevato, la funzionalità Registrazioni archivio contabile impedirà di utilizzare il codice valuta ad esso correlato.
Tassi non ricorrenti
È possibile inserire un tasso diverso da quello specificato in Tassi di cambio periodici (CNP) o Tassi di cambio giornalieri (CND) per operazioni che richiedono un tasso particolare. Se è prevista l'applicazione della tolleranza, all'inserimento del tasso verrà eseguita una verifica per controllare che il valore rientri nei limiti stabiliti per il periodo originale o il tasso giornaliero. La differenza risultante tra il valore inserito e il tasso di conversione predefinito deve essere compresa nella percentuale di tolleranza stabilita. Ciò impedisce l'inserimento accidentale di tassi grossolanamente errati. Vedere “Definizione di verifica della tolleranza”.
Inserimento degli importi valutari
È necessario specificare almeno un importo valutario per ogni registrazione. Tale importo verrà utilizzato insieme ai tassi di cambio per calcolare gli altri importi della registrazione. Se l'importo non viene inserito nella valuta della tabella pivot, verrà convertito inizialmente nella valuta pivot, perché le prime tre valute vengono calcolate a partire da questa. Per ulteriori informazioni relative ai calcoli, vedere “Modalità di conversione della valuta pivot”.
Di norma i valori calcolati vengono accettati. Se si modifica un valore, il tasso di conversione verrà automaticamente ricalcolato.
Rettifica dei valori calcolati
Nel caso in cui vengano inseriti due valori e un tasso che non risultano corrispondenti, il sistema richiederà la modifica di uno degli elementi. Ad esempio, se si inserisce un valore base di 100,00, un valore registrazione di 150,00 e un tasso di 2,0, sarà necessario modificare il tasso o uno dei due valori.
Se i valori e i tassi calcolati sono diversi da quelli desiderati, inserire direttamente il tasso o il valore da utilizzare lasciando vuoto il campo relativo all'altro elemento. Il sistema ricalcolerà il valore utilizzando il tasso specificato.