Eliminazione delle registrazioni
La funzionalità Eliminazione archivio contabile (LCL) consente di rimuovere dall'archivio contabile del database le registrazioni non più utilizzate e di sostituirle con registrazioni di riepilogo. L'operazione non è obbligatoria. Tuttavia, man mano che le registrazioni si accumulano, i tempi di elaborazione e produzione dei report si allungano ed è pertanto consigliabile eliminare regolarmente quelle non più necessarie al fine di ottimizzare le prestazioni del sistema.
La funzionalità Eliminazione archivio contabile elimina tutte le registrazioni relative ai periodi precedenti fino a quello scelto compreso inserite nei conti selezionati, inclusi i conti chiusi se rientrano nell'intervallo dei codici di conto selezionati. Non è consentito eliminare le registrazioni del periodo corrente. Prima di eseguire l'eliminazione dell'anno precedente, verrà visualizzato un messaggio di avviso. Tali valori potrebbero infatti essere ancora necessari per i report.
L'opzione relativa al tipo di saldo stabilita per il codice del piano dei conti determina le modalità di elaborazione delle registrazioni del conto durante l'eliminazione del periodo:
- Nei conti di tipo Saldo riportato sono cancellate tutte le registrazioni, a meno che non presentino un indicatore di allocazione Trattieni.
- Nei conti di tipo Registrazione aperta sono cancellate le registrazioni contraddistinte da un indicatore di allocazione Riconciliato, Rettifica, Allocato o Pagato.
Una registrazione contabilizzata come provvisoria non viene eliminata anche se soddisfa i requisiti previsti.
Le registrazioni elaborate attraverso Eliminazione archivio contabile possono essere completamente cancellate dal sistema oppure trasferite in un file di archivio.
Registrazioni di tipo budget
È possibile applicare la funzionalità Eliminazione archivio contabile a un archivio contabile di tipo budget al fine di riepilogare e rimuovere le registrazioni in esso contenute mediante la stessa procedura utilizzata per le registrazioni di tipo reale. L'unica differenza è che le registrazioni di tipo budget possono essere eliminate ma non archiviate, indipendentemente dall'opzione Archiviazione AC definita in Impostazione archivio contabile (LES).
Con l'eliminazione annuale vengono rimosse dal sistema tutte le registrazioni di tipo budget fino all'anno specificato compreso. Nell'ultimo periodo dell'anno specificato sono contabilizzati saldi di riepilogo per ogni combinazione di conto e codici di analisi. Di conseguenza, se si desidera conservare un budget da utilizzare ai fini di report, evitare di effettuare l'eliminazione annuale dell'archivio contabile budget a esso corrispondente.
Registrazioni di riepilogo
La funzionalità Eliminazione archivio contabile sostituisce le registrazioni eliminate con delle registrazioni di saldo. Tale gestione dei totali consente di eseguire report finanziari relativi ai saldi periodici precedenti, anche dopo l'eliminazione o l'archiviazione delle registrazioni.
Invece di creare una singola registrazione di riepilogo di tutte le registrazioni di un conto eliminate, verranno create più registrazioni di riepilogo. Tali registrazioni di riepilogo corrispondono alle combinazioni di conti, periodi, codici di analisi, codici valuta, indicatori di allocazione, codici/sottocodici cespite e indicatori cespite presenti nelle registrazioni da riepilogare.
Ove non sia necessario mantenere analisi dettagliate, sarà possibile ridurre il numero delle registrazioni di saldo mediante il consolidamento dei codici di analisi. I codici di analisi delle registrazioni associate ai tipi di analisi selezionati verranno ignorati e le registrazioni saranno raggruppate.
Dopo l'eliminazione, alle nuove registrazioni di saldo saranno associati un numero di registrazione contabile e, se opportuno, un riferimento di allocazione pari a zero. L'allocazione, la data e il periodo della registrazione saranno impostati sui valori corrispondenti, a partire dall'ultima registrazione eliminata.