Configurazione dell'integrazione ION Workflow

L'integrazione di SunSystems con ION Workflow consente di separare l'attività di inserimento e elaborazione delle registrazioni in SunSystems dall'attività e dalla responsabilità di autorizzazione o approvazione delle registrazioni. Questo consente maggiore flessibilità nella configurazione dei processi di controllo delle registrazioni, fornendo una verifica esterna a SunSystems per le approvazioni e consentendo di allineare l'utilizzo dei sistemi aziendali alle responsabilità del personale. È possibile, ad esempio, che un project manager non abbia bisogno di accedere alla funzione relativa agli ordini di acquisto di SunSystems e debba tuttavia approvare personalmente tutti gli acquisti relativi al progetto in ION Workflow.

Utilizzare Configurazione Workflow (WFC) per impostare una definizione workflow di integrazione in SunSystems, per uno o più processi aziendali. Questa è la rappresentazione di SunSystems della definizione workflow impostata in ION Workflow. Nel modulo Dati finanziari è possibile impostare definizioni di workflow per i seguenti processi: Registrazioni archivio contabile/Importazione archivio contabile, Allocazioni conto e Autorizzazione pagamento. In Evasione ordini è possibile impostare una definizione workflow per il processo Approvazione ordini di acquisto. È possibile creare definizioni workflow per diversi processi, ma non è possibile creare più definizioni per ciascun processo.

Nota: L'autorizzazione viene usata per le registrazioni o i processi di Dati finanziari, l'approvazione viene usata per le registrazioni degli ordini di acquisto.

La rappresentazione di SunSystems della definizione workflow si applica a un database specifico. Se si utilizza Amministrazione database (BUA) per creare un nuovo database basato su un database impostato con definizioni workflow, tali definizioni vengono copiate nel nuovo database, ma non vengono copiate le registrazioni del workflow o il file di registro.

Prerequisiti

Perché SunSystems possa essere utilizzato con ION Workflow, è necessario che vengano soddisfatti i seguenti prerequisiti:

  • È necessario creare una configurazione di integrazione in SunSystems, selezionando IONWorkflow come sistema integrato. Tale operazione deve essere effettuata precedentemente alla configurazione di SunSystems in ION, in modo che le relative tabelle del database (tabelle della posta in arrivo e tabelle della posta in uscita) siano disponibili in SunSystems prima della connessione tra ION Workflow e SunSystems.
  • È necessario che Infor ION sia installato e in esecuzione, con ION Workflow abilitato. Fare riferimento alla Guida all'installazione di ION nella sezione relativa alla documentazione di Infor Xtreme.
  • In ION Desk, SunSystems deve essere definito come applicazione. In modo particolare, in ION Desk:
    • creare un Punto di connessione al database di dominio SunSystems.
    • definire un flusso di documenti che rappresenti il routing dei BOD (Business Object Documents) ION Workflow tramite ION.
    • aggiungere il documento ION workflow e impostare il verbo Process affinché tale documento venga inviato dall'applicazione. L'ID logico mediante il quale ION riconosce e comunica con SunSystems viene generato automaticamente da ION. Il valore esatto dell'ID logico deve essere configurato in Editor proprietà (PPE). Scegliere Integrazione > Dati comuni quindi specificare Id logico, ad esempio, lid://infor.sunsys6.

Per istruzioni dettagliate sull'utilizzo di ION Desk, fare riferimento alla Guida per l'amministratore di ION Connect nella sezione relativa alla documentazione di Infor Xtreme.

Nota:  Quando si immette l'ID logico in Gestione configurazione (CGM), il valore immesso deve corrispondere esattamente all'ID logico fornito da ION quando si definisce SunSystems come applicazione.
  • Le definizioni workflow di SunSystems devono essere impostate in modo che corrispondano esattamente alle definizioni di ION Workflow. I parametri di invio in SunSystems devono corrispondere esattamente ai parametri di input di ION Workflow, e i parametri di ricevimento in SunSystems devono corrispondere esattamente ai parametri di output in ION Workflow. Tali parametri vengono descritti dettagliatamente di seguito per SunSystems. Fare inoltre riferimento alla Guida per l'amministratore di ION nella sezione relativa alla documentazione di Infor Xtreme.
    Nota: È possibile creare una definizione workflow in ION Workflow prima o dopo la corrispondente rappresentazione di SunSystems della definizione stessa.
  • Se occorre delegare le autorizzazioni finanziarie a ION Workflow, è necessario impostare le relative opzioni in SunSystems:
    • In Impostazione archivio contabile > Requisiti supplementari, impostare il campo Autorizzazione richiesta su Sì.
    • Definire almeno un codice rifiuto nel relativo campo Codice rifiuto (FJC), affinché venga utilizzato come predefinito nella definizione del workflow.
    L'impostazione Autorizzazione richiesta nei singoli tipi di registrazione contabile viene ignorata da ION Workflow. Ciò significa che, se il resto della configurazione è impostato correttamente, le registrazioni autorizzate in ION Workflow vengono accettate da SunSystems indipendentemente dal tipo di registrazione contabile. Se successivamente ION Workflow non viene più utilizzato relativamente alle autorizzazioni del modulo Dati finanziari e tali autorizzazioni vengono impostate direttamente in SunSystems, verrà applicata l'impostazione Autorizzazione richiesta per ciascun tipo di registrazione contabile. In tal caso, potrà quindi essere necessario verificare che questa opzione sia impostata correttamente per tutti i tipi di registrazione contabile.

    Allo stesso modo, non è necessario impostare i gruppi di utenti né le fasi di autorizzazione per ION Workflow. La definizione delle autorizzazioni potrebbe tuttavia diventare necessaria in un secondo momento se venisse richiesta in SunSystems a prescindere da ION Workflow.

  • Se occorre delegare Approvazione ordini di acquisto a ION Workflow, è necessario impostare le approvazioni di acquisto in SunSystems a livello di intestazione di ordine. Questo perché il workflow Approvazione ordini di acquisto richiede intestazioni di ordini anziché singole righe di registrazioni. Per effettuare questa operazione, nella scheda Autorizzazione acquisto di Impostazione processo di acquisto (PBS) selezionare Autorizzazioni ordine in uso e, in Tipi di acquisto (PTS) > Impostazione fase, Livello registrazione deve essere impostato su Documento per la fase che richiede approvazione.
    Nota: È possibile configurare Approvazione ordini di acquisto in modo da delegare tale funzione a ION Workflow durante la fase Inserimento ordine o Conferma ordine. Si raccomanda tuttavia di non utilizzare la fase Inserimento ordine per l'approvazione ION Workflow, a meno che il contenuto degli ordini di acquisto sia soggetto a modifiche solo occasionalmente. Ciò si verifica perché SunSystems impedisce di apportare modifiche all'ordine mentre è in corso l'approvazione tramite ION Workflow. Dopo che un ordine di acquisto viene approvato in ION Workflow, non modificarne il contenuto o i dettagli. Se l'ordine di acquisto deve essere modificato, creare una copia dell'ordine per effettuare le modifiche ed eliminare l'ordine originale.
  • Se occorre delegare Approvazione ordini di acquisto a ION Workflow, è necessario impostare le autorizzazioni di acquisto in SunSystems con un solo responsabile autorizzazioni.
  • Per impostare un utente come sostituto responsabile in SunSystems, selezionare il relativo Utente approvazione workflow in Criteri di protezione in Gestione utenti o Console di protezione.