Configurazione dei saldi contabili
SunSystems conserva i dati dell'archivio contabile sotto forma di righe di registrazioni dettagliate memorizzate in tabelle. Oltre alle singole registrazioni, SunSystems può essere necessario per conservare i saldi e per poterli pubblicare in altri sistemi a intervalli predefiniti. Sebbene sia possibile utilizzare Tabelle facoltative archivio contabile (OLT) per tenere traccia dei saldi relativi al periodo, le tabelle non offrono il livello di dettaglio e accuratezza sufficienti richiesto per determinate soluzioni, ad esempio per SunSystems Reporting Services (SRS), Infor Q&A e per pubblicare i dati dell'archivio contabile in altri sistemi. Per soddisfare queste esigenze, è possibile utilizzare Saldi contabili per tenere traccia di dati dell'archivio contabile accurati e pubblicarli sotto forma di saldi e movimenti di saldo.
Per impostare i saldi contabili, utilizzare Configurazione saldi contabili (LBC). Impostare una Configurazione saldo per ciascuna combinazione di database/archivio contabile richiesta.
Saldi di apertura
I saldi di apertura vengono memorizzati per i conti relativi allo stato patrimoniale (tra cui conti cliente, fornitore e terzi). Quando si configurano i saldi, si imposta un anno iniziale come descritto in Utilizzo di Configurazione saldi contabili di seguito. I saldi di apertura di un conto vengono calcolati come il totale accumulato di tutte le registrazioni contabili nel conto precedenti all'anno iniziale.
Saldi di apertura dell'anno
Oltre ai saldi di apertura dell'anno iniziale, i saldi di apertura annuali vengono calcolati per ciascun anno successivo all'anno iniziale. In questo modo si migliora l'efficienza, ad esempio quando si richiede il saldo corrente di un conto clienti o fornitori, in quanto questo viene calcolato come il saldo di apertura dell'anno corrente + la somma dei movimenti del saldo del periodo dell'anno fino al periodo corrente (o al periodo rilevante per un saldo in data odierna).
Movimenti del saldo
I movimenti del saldo vengono memorizzati per tutti i tipi di conto e calcolati come il totale di tutte le registrazioni in un conto per ciascun periodo contabile, o ciascun giorno. Possono essere esaminati in maggior dettaglio tramite ulteriori parametri contabili, a seconda delle opzioni impostate nella configurazione saldo.
- Movimenti saldo periodo
Nella configurazione più semplice, i movimenti del saldo di riepilogo vengono mantenuti per ciascun conto e periodo contabile. Questi vengono detti movimenti di periodo. Il movimento corrente di un conto viene calcolato sommando i movimenti del periodo per l'anno, fino al periodo in questione.
È possibile utilizzare Configurazione saldi contabili (LBC) per configurare un livello più dettagliato di movimenti, analizzando in dettaglio i saldi contabili in base a vari tipi di dati, ad esempio analisi archivio contabile, tipo di registrazione contabile e data contabile.
- Movimenti saldo giornalieri
Se si seleziona Includi data contabile nella configurazione slado, vengono mantenuti i movimenti giornalieri. Questi sono simili ai movimenti dei periodi, tranne per il fatto che comprendono una data, in modo che i saldi vengano ripartiti in base alla data contabile. Poiché SunSystems consente di contabilizzare registrazioni con date indipendenti dal periodo contabile, il saldo dei movimenti giornalieri deve essere eseguito in base alla data contabile.
Aggiornamento dei saldi
Per mantenere i saldi aggiornati e pubblicarli (se necessario), è possibile eseguire una delle due operazioni riportate di seguito.
- Aggiornare manualmente i saldi utilizzando Gestione saldi contabili (LBM)
- Automatizzare l'aggiornamento dei saldi utilizzando Transfer Desk (TRD), quindi impostare una pianificazione nel computer da utilizzare per aggiornare automaticamente i saldi, ad esempio la notte.
Una volta aggiornati i saldi, vengono aggiornati i movimenti di periodo e vengono modificati i saldi di apertura dell'anno successivo (per i tipi di conti pertinenti). Pertanto, quando i saldi contabili vengono aggiornati, il saldo corrente di un conto nell'archivio contabile di SunSystems rispecchia esattamente i dati del saldo contabile, calcolati come la somma del saldo di apertura dell'anno corrente (se pertinente) + i movimenti di periodo accumulati a partire dal saldo di apertura dell'anno.
Registrazioni contabili nuove e modificate
Quando si contabilizzano nuove registrazioni, e quando vengono modificati i dati dell'archivio contabile esistenti, i dettagli vengono scritti in un elenco temporaneo dell'archivio contabile, che contiene tutte le modifiche apportate all'archivio contabile dall'ultima esecuzione dell'aggiornamento dei saldi. Tale elenco temporaneo viene utilizzato per applicare le modifiche ai saldi contabili all'aggiornamento successivo. Ad esempio, se l'analisi viene aggiornata in una registrazione dopo che è stata contabilizzata, o se una riga registrazione viene ripartita, le relative modifiche dei dati dell'archivio contabile vengono memorizzate nell'elenco temporaneo, in modo che vengano applicate correttamente ai saldi quando vengono aggiornati. In questo modo si assicura che tutti i dati pertinenti dell'archivio contabile vengano riportati accuratamente nei saldi contabili.