Definizione delle rettifiche di pagamento manuali
La funzione per la rettifica manuale dei pagamenti consente di contabilizzare una correzione in un conto fornitori, includerla in un ciclo di pagamento e generare automaticamente una registrazione di contropartita per mantenere la quadratura del conto. Questa procedura è utile, ad esempio, per registrare una fattura che deve essere pagata immediatamente al fine di ottenere la consegna delle merci, ma che non è ancora pervenuta a causa di un disguido postale.
La funzione Rettifica pagamento manuale è disponibile solo se è stata abilitata in Impostazione archivio contabile (LES) e può essere utilizzata soltanto da utenti autorizzati.
Registrazione della rettifica di pagamento manuale e della rispettiva contropartita
Per inserire una rettifica di pagamento manuale in un conto si utilizza un'opzione di elaborazione del Control Desk. La registrazione viene inserita nella maschera di inserimento di Registrazioni archivio contabile, ma l'accesso alla maschera avviene mediante il Control Desk.
È sufficiente inserire la rettifica manuale per il conto del fornitore selezionato, in quanto la registrazione di contropartita viene generata automaticamente al momento della contabilizzazione della prima. Entrambe le registrazioni sono contabilizzate nel conto del fornitore, garantendone la quadratura e il rispetto dei requisiti di partita doppia.
La rettifica manuale è immediatamente disponibile per il pagamento. Alla registrazione di contropartita viene assegnato automaticamente l’indicatore di allocazione Trattenuto per impedire che venga selezionata per il pagamento.
Pagamento della registrazione di rettifica manuale
Le registrazioni di rettifica manuali sono incluse nel ciclo di pagamento del fornitore nel modo consueto. La registrazione di contropartita non può essere selezionata per il pagamento perché l'indicatore di allocazione è impostato su Trattenuto.
Vi sono, tuttavia, alcune differenze nelle modalità di elaborazione del pagamento.
Le registrazioni di pagamento non sono abbinate automaticamente alle registrazioni selezionate per il pagamento. L'abbinamento deve essere effettuato manualmente mediante una delle funzioni di Allocazioni conto (ACA), Allocazione in linea o Abbinamento registrazioni (TRM).
Dopo che la rettifica di pagamento è stata pagata, l'indicatore di allocazione Trattenuto della registrazione di contropartita viene rimosso automaticamente.
Il pagamento è generato nel modo solito, ma non è possibile produrre un avviso di pagamento.
Rettifiche di pagamento manuali temporanee o definitive
Le rettifiche di pagamento manuali possono essere generate come temporanee o definitive nel conto del fornitore. Ciò determina se rimangano "visibili" o meno dopo la generazione del pagamento. Questa opzione è selezionata in Impostazione archivio contabile.
Se le registrazioni sono considerate definitive, saranno sempre visibili nel conto.
Se sono temporanee, dopo che sono state incluse in un ciclo di pagamento, viene assegnato l'indicatore di allocazione Rettifica sia alle registrazioni di rettifica stesse che alle rispettive registrazioni di contropartita. Le registrazioni con questo indicatore non sono incluse nei report o nelle consultazioni gestionali e pertanto risultano invisibili.
Gli indicatori di allocazione sono descritti in dettaglio in “Definizione degli indicatori di allocazione” e “Indicatori di allocazione disponibili”.
Registrazione della fattura
Quando perviene la fattura o la nota di credito, viene contabilizzata nel conto del fornitore nel modo consueto ed è compensata dalla registrazione di contropartita della rettifica manuale, che è in sospeso nel conto.
Al ciclo di pagamento successivo, la registrazione di contropartita e quella effettiva saranno incluse nel pagamento pareggiandosi reciprocamente e pertanto non influiranno sull'operazione.