Definizione di Importazione archivio contabile
Importazione archivio contabile consente di convalidare e contabilizzare registrazioni generate da un'altra funzione e non inserite manualmente in Registrazioni archivio contabile (LEN). Tali registrazioni sono trattenute in file di importazione e memorizzate nelle tabelle di Importazione archivio contabile. Importazione archivio contabile può essere impiegata per contabilizzare registrazioni effettive o di budget.
Le registrazioni da importare possono derivare da diverse origini, quali:
- Allocazione costi del modulo Dati finanziari di SunSystems
- Evasione ordini di SunSystems
- Altri pacchetti software
Le registrazioni devono essere in pareggio e nel formato previsto.
È possibile riunire più registrazioni in un unico file di importazione, purché tutte condividano lo stesso tipo di registrazione contabile.
La selezione delle registrazioni da importare con Importazione archivio contabile viene effettuata mediante un Control Desk.
Modalità di esecuzione di Importazione archivio contabile
Importazione archivio contabile può essere eseguito in due modalità: in tempo reale o manuale.
Nella modalità in tempo reale, le registrazioni vengono trasferite automaticamente a Importazione archivio contabile man mano che sono generate dalla funzione di origine. Le registrazioni vengono convalidate da Importazione archivio contabile e, se corrette, contabilizzate. Se non sono corrette, vengono trattenute per consentirne la rettifica e la contabilizzazione tramite Registrazioni archivio contabile.
Quando lmportazione archivio contabile viene utilizzata per importare e contabilizzare manualmente le registrazioni, queste vengono trattenute nelle tabelle SQL di Importazione archivio contabile del modulo Dati finanziari finché non si sceglie di importarle. Una volta selezionate manualmente, le registrazioni vengono trasferite a Importazione archivio contabile per la convalida e la contabilizzazione.
Le registrazioni generate da Evasioni ordini e da Allocazione costi del modulo Dati finanziari di SunSystems possono essere contabilizzate in tempo reale o manualmente.
Convalida e contabilizzazione tramite Importazione archivio contabile
Importazione archivio contabile segue le stesse regole di convalida e di quadratura applicate da Registrazioni archivio contabile per consentire esclusivamente la contabilizzazione di registrazioni valide. Vedere “Quadratura delle registrazioni contabili”.
Per ciascun tipo di registrazione contabile a cui si fa riferimento nel file di importazione il campo Stato deve essere impostato su Aperto o Nascosto in Tipi registrazioni contabili (JNT).
È possibile scegliere se convalidare solamente le registrazioni o se convalidarle e contabilizzarle. Se viene rilevato un errore durante la contabilizzazione, si può trattenere la registrazione o contabilizzare l'errore in un conto sospeso. Vedere “Rettifica degli errori dell'importazione dell’archivio contabile”.
Le registrazioni importate possono essere contabilizzate nell'archivio contabile reale o nell'archivio budget. In quest'ultimo caso, è necessario specificare l'archivio budget desiderato in Parametri di esecuzione importazione AC.
Utilizzo delle regole attività per ulteriori funzioni
È possibile applicare dei requisiti di convalida speciali a determinati campi delle registrazioni definendo delle regole attività, ad esempio per rendere obbligatori durante l'importazione campi che sono facoltativi nel modulo Dati finanziari. Potrebbe essere inoltre necessario, ad esempio, applicare le medesime convalide del codice di analisi sia a Registrazioni archivio contabile che a Importazione archivio contabile.
In alcuni casi potrebbe essere necessario impostare regole attività per Importazione archivio contabile. Per impostare automaticamente qualsiasi campo della registrazione durante la procedura di importazione, è possibile utilizzare soltanto alcuni Punti di chiamata nella Definizione condizioni. Per convalidare l'archivio contabile di destinazione, è necessario utilizzare un Punto di chiamata specifico nella Definizione condizioni. Per ulteriori dettagli, vedere “Punti di chiamata e azioni del modulo Dati finanziari”.
Durante la convalida dei dettagli per ciascuna riga di registrazione importata, è inoltre possibile fare riferimento alla riga precedentemente importata per garantire, ad esempio, che il valore impostato per un campo sia coerente per tutte le righe di ciascuna registrazione contabile importata. A tale scopo, tuttavia, è fondamentale differenziare le importazioni degli archivi contabili da Evasione ordini da altre importazioni degli archivi contabili, ad esempio mediante un file esterno esportato tramite Esportazione archivio contabile. Le righe dell'archivio contabile generate mediante la definizione di interfaccia archivio contabile in Evasione ordini vengono collocate in sequenza prima di Importazione archivio contabile impostando l'ordinamento per Riferimento registrazione/Codice conto. Se si fa riferimento alla riga precedente, è pertanto necessario considerare la riorganizzazione della sequenza. Inoltre, per differenziare i tipi di importazione dell’archivio contabile, è consigliabile utilizzare in una definizione condizioni o in una regola il campo dati Tipo creazione di Intestazione registrazione contabile, che indica se la funzione Importazione archivio contabile viene eseguita da Evasione ordini o da un'altra origine. Per ulteriori informazioni, vedere “Punti di chiamata e azioni del modulo Dati finanziari”.
Visualizzazione e selezione delle registrazioni contabili da importare
Per avviare e controllare Importazione archivio contabile è possibile utilizzare un Control Desk, visualizzando tutte le registrazioni presenti nelle tabelle di importazione.
Con questo metodo possono essere visualizzati i seguenti tipi di registrazioni in Control Desk - Importazione archivio contabile:
- Registrazioni in attesa di importazione
- Registrazioni respinte dalla procedura di importazione a causa di errori di convalida
Controlli relativi al tipo di registrazione contabile
Anche le impostazioni del tipo di registrazione contabile determinano la modalità di elaborazione delle registrazioni durante Importazione archivio contabile.
Se il campo Storno periodo successivo del tipo di registrazione contabile della registrazione da importare corrisponde a Sì, viene contabilizzato uno storno equivalente all'importo della registrazione nel periodo successivo del conto interessato.
Se il tipo di registrazione contabile della registrazione da importare richiede autorizzazione, la registrazione viene automaticamente trattenuta. Vedere “Autorizzazione delle registrazioni contabili”.
Importazione di registrazioni contabili con riferimenti unici
Se il campo Riferimenti unici del tipo di registrazione contabile della registrazione da importare corrisponde a Sì e il conto nel quale deve essere importata è di tipo clienti, fornitori o terzi, il numero di riferimento inserito viene controllato rispetto all'archivio contabile e, se non è unico per quel conto, viene segnalato un errore.