Funzioni di abbinamento e allocazione disponibili
In SunSystems è possibile abbinare o allocare registrazioni in linea mediante Registrazioni archivio contabile (LEN); oppure, dopo la contabilizzazione, mediante Allocazioni conto (ACA), Abbinamento registrazioni (TRM) o Gestione riconciliazione (RCM).
Allocazione manuale durante la registrazione in archivio contabile
L'allocazione in linea consente di abbinare le registrazioni al momento dell’inserimento nell'archivio contabile. Ad esempio, quando si inserisce un'entrata di cassa in un conto clienti, è possibile abbinarla alle fatture e alle note di credito corrispondenti.
L'allocazione in linea rappresenta spesso il modo più efficiente per abbinare le registrazioni, in particolare quelle relative a entrate di cassa o pagamenti in contanti.
Per visualizzare automaticamente la maschera di allocazione in linea durante la registrazione in archivio contabile, utilizzare una registrazione contabile predefinita.
Allocazione dopo la registrazione in archivio contabile
In alcuni casi è necessario effettuare l'allocazione separatamente, dopo la contabilizzazione delle registrazioni nell'archivio contabile. Ad esempio, se si registra un’entrata di cassa non identificata di un estratto conto, non è possibile allocarla in linea al momento della registrazione in archivio contabile. In questo caso, sarà necessario identificare il cliente e le merci a cui si riferisce l’entrata di cassa dopo averla contabilizzata e allocare quindi la registrazione di cassa alla fattura e/o alle registrazioni a credito corrispondenti nel conto del cliente.
In SunSystems sono disponibili i seguenti metodi per abbinare le registrazioni già contabilizzate nell'archivio contabile:
- Allocazioni conto (ACA): consente di allocare manualmente determinate registrazioni di un conto.
- Abbinamento registrazioni (TRM): consente di allocare le registrazioni di diversi conti utilizzando criteri di abbinamento predefiniti.
- Gestione riconciliazione (RCM): consente di abbinare elementi automaticamente in base a criteri predefiniti oppure manualmente.
- Allocazioni conto consente anche di modificare alcuni dettagli delle registrazioni, in particolare l'indicatore di allocazione e i dettagli delle condizioni di pagamento. Vedere “Dettagli delle registrazioni modificabili mediante le allocazioni”.
- Tutte le funzioni di abbinamento consentono l'esecuzione di ulteriori operazioni quando il modulo Dati finanziari è utilizzato per le attività di brokeraggio al fine di soddisfare i requisiti Pay as paid. Durante l'abbinamento e la contabilizzazione di registrazioni collegate, il sistema individua automaticamente tutte le altre registrazioni con lo stesso collegamento e le rilascia per il pagamento.