Definizione di abbinamento delle registrazioni
L'abbinamento consiste nel collegamento di una o più registrazioni interdipendenti in un conto di registrazioni aperte al fine di "chiuderle". Questa operazione è anche detta allocazione conto. Per abbinare o allocare le registrazioni viene attribuito ad esse un indicatore di allocazione che ne identifica lo stato.
Ad esempio, quando una fattura viene contabilizzata in un conto clienti, viene inizialmente inserita nel conto come registrazione aperta, ossia non allocata. Nel caso più semplice, se la fattura è saldata interamente con un singolo pagamento, sono necessarie due operazioni per registrare completamente il pagamento:
- La contabilizzazione di una registrazione di pagamento nel conto del cliente per ridurne il saldo.
- L'abbinamento delle registrazioni del pagamento e della fattura per indicare l'avvenuto pagamento.
Per abbinare il pagamento e la fattura, è necessario assegnare a entrambe queste registrazioni l'indicatore di allocazione Da allocare che, dopo la contabilizzazione dell'allocazione, verrà sostituito dall'indicatore Allocato.
Le registrazioni contabilizzate in conti di registrazioni aperte rimangono nel sistema finché non vengono allocate, ovvero finché non viene attribuito loro uno degli indicatori di allocazione corrispondenti a uno stato di abbinamento. Tali indicatori di allocazione sono: Allocato, Pagato, Rettifica o Riconciliato. Vedere “Indicatori di allocazione da pareggiare”.
Nel caso di conti fornitori, clienti e terzi è particolarmente importante che le registrazioni siano abbinate correttamente per evitare che registrazioni pagate vengano trattate come non pagate.
Se è abilitata la funzionalità per le autorizzazioni, per alcune registrazioni sarà necessario ottenere l'autorizzazione prima dell'abbinamento. Vedere “Registrazioni che richiedono autorizzazione”.
Se in Impostazione archivio contabile è stato abilitato il controllo rata, il sistema verifica che il contante sia abbinato alle rate in base alla data o al numero della rata. Vedere “Definizione del controllo rata”.
La procedura di abbinamento può essere più complessa e interessare più di due elementi. Può essere necessario:
- Abbinare diverse registrazioni del conto, ad esempio per allocare un pagamento a diverse fatture e registrazioni a credito.
- Suddividere una registrazione in due per poterla abbinare correttamente, ad esempio se si è ricevuto un pagamento parziale per una registrazione e questa deve essere quindi suddivisa in due registrazioni.
- Generare ulteriori registrazioni per annotare la differenza tra le registrazioni abbinate, ad esempio ove sia necessario applicare sconti di cassa o differenze di cambio.
Abbinamento in SunSystems
Nel modulo Dati finanziari di SunSystems è possibile utilizzare diversi metodi per l'abbinamento delle registrazioni:
- Allocazione in linea: consente di allocare una registrazione durante la procedura di registrazione nell’archivio contabile.
- Allocazioni conto: consente di allocare manualmente le registrazioni di un determinato conto.
- Abbinamento registrazioni: consente di allocare le registrazioni di diversi conti utilizzando regole di abbinamento predefinite.
- Gestione riconciliazione: consente di abbinare elementi automaticamente in base a criteri predefiniti oppure manualmente.