Definizione delle registrazioni provvisorie
Le registrazioni provvisorie sono contabilizzate nell'archivio contabile come temporanee. È possibile modificare queste registrazioni o produrre report ad esse relativi, ma non includerle nei conti e nei report finanziari effettivi finché non sono contabilizzate come definitive. Le registrazioni definitive non possono essere modificate.
L'opzione di contabilizzazione provvisoria è concepita appositamente per quei sistemi di contabilità che la prevedono, come quello italiano, ed è anche nota come prima nota.
La possibilità di usufruire di questa funzione è determinata dal riquadro Contabilizzazione provvisoria di Impostazione archivio contabile (LES). Sono disponibili tre opzioni:
- Non consentito: tutte le registrazioni sono considerate come definitive e quindi la contabilizzazione provvisoria non è possibile.
- Obbligatorio: tutte le registrazioni sono automaticamente contabilizzate come provvisorie.
- Facoltativo: durante l'inserimento o la generazione di registrazioni si ha la facoltà di scegliere tra la contabilizzazione provvisoria e quella definitiva.
Le opzioni disponibili possono anche essere limitate dalle autorizzazioni assegnate al gruppo di operatori, impostate in Gestione utenti o tramite la Console di protezione. Per ulteriori informazioni, vedere anche la guida di Gestione utenti o Console di protezione.
L'inserimento manuale delle registrazioni provvisorie si esegue da Registrazioni archivio contabile (LEN). L’unica differenza è che le registrazioni vengono contabilizzate come provvisorie anziché come definitive. Vedere “Inserimento delle registrazioni provvisorie”.
Le registrazioni provvisorie possono essere richiamate per la modifica e la contabilizzazione definitiva mediante Richiamo registrazioni contabili provvisorie (PRJ) e Registrazioni archivio contabile (LEN). Dopo aver richiamato una singola registrazione, è possibile contabilizzarla come definitiva mediante l'opzione . Vedere “Modifica delle registrazioni provvisorie”.
Le registrazioni provvisorie possono essere eliminate mediante Registrazioni archivio contabile (LEN). È possibile eliminarle per intero oppure eliminare solo intervalli o gruppi di righe. Vedere “Eliminazione delle registrazioni provvisorie”.
Per contabilizzare una serie di registrazioni provvisorie come definitive si utilizza la funzione Contabilizzazione registrazioni provvisorie (PPT), che consente di scegliere soltanto registrazioni contabilizzate come provvisorie.
Numeri progressivi
Un'altra funzione associata alle contabilizzazioni provvisorie, che può comunque essere utilizzata indipendentemente, è la possibilità di assegnare numeri progressivi alle registrazioni. Ciò costituisce un valido supporto all'integrità dei dati. Sono disponibili due tipi di numerazione progressiva:
- Numeri progressivi di registrazione, assegnati alle registrazioni al momento della contabilizzazione provvisoria o definitiva, A seconda dall'opzione selezionata nel campo Solo contabilizzazione definitiva di Impostazione archivio contabile (LES).
- Numeri progressivi di report giornaliero, assegnati al momento della stampa delle registrazioni nel Report giornaliero (DBL) quando le registrazioni provvisorie vengono contabilizzate definitivamente.
Il riferimento registrazione contabile delle registrazioni provvisorie richiamate non può essere modificato. Ciò garantisce che sia mantenuta la corretta numerazione nell'ambito della data di registrazione.
Mediante Impostazione sequenze archivio contabile (LEQ) è anche possibile impostare una data di registrazione definita dall'utente in sostituzione di quella di inserimento.
Registrazioni di quadratura per Riferimento
La possibilità di imporre la quadratura in base al riferimento è un'altra delle funzioni associate alla contabilizzazione provvisoria che può anche essere utilizzata indipendentemente. Si attiva scegliendo Riferimento registrazion e nel campo Saldo da di Impostazione archivio contabile (LES).