Definizione di pagamenti pianificati
I pagamenti pianificati consentono di ripartire automaticamente le righe di una registrazione in base a percentuali e date configurabili in Impostazione pagamento pianificato (SCH).
Tramite i pagamenti pianificati è possibile ripartire le registrazioni per i conti clienti, fornitori o terzi. Le righe rilevanti della registrazione vengono ripartite in Registrazioni archivio contabile (LEN) o Importazione archivio contabile (LIM).
Tramite i pagamenti pianificati, è possibile automatizzare la suddivisione dei pagamenti o delle riscossioni. Questa funzione è utile soprattutto nei paesi in cui il pagamento rateale è particolarmente diffuso. Ad esempio, un cliente potrebbe richiedere il pagamento di una fattura in dodici rate mensili. In tal caso, è sufficiente inserire la fattura in Registrazioni archivio contabile come registrazione unica. Il sistema ripartisce automaticamente la riga della fattura in dodici singole righe in base alle opzioni selezionate. È possibile controllare le registrazioni ripartite generate prima della contabilizzazione.
È possibile effettuare la ripartizione in base alle percentuali (il totale deve avvicinarsi il più possibile a 100) e impostare l'opzione per aggiungere gli eventuali importi rimanenti alla prima o all'ultima rata. Nell'esempio precedente, ogni rata avrebbe una percentuale pari a 8,333.
La combinazione delle percentuali e delle informazioni relative alle date di scadenza nel record dei pagamenti pianificati determina il metodo di ripartizione delle righe delle registrazioni a credito o a debito, ovvero il numero delle righe (rate) da generare, le relative date di scadenza e l'importo di ogni rata.
È possibile sovrascrivere le righe delle registrazioni di origine oppure mantenerle, creando separatamente le righe ripartite. Nel primo caso, la riga originale viene sostituita dalla prima rata della ripartizione. Nel secondo caso, invece, viene creata una riga di storno. Sia la riga originale che la riga di storno sono contrassegnate dall'indicatore di allocazione Rettifica e tutte le righe ripartite vengono create separatamente. Tutte le righe della registrazione contabile sono rinumerate in modo che i numeri associati a ciascun riferimento siano progressivi. L'opzione Salva valori riga originale nella scheda Regole registrazione in Impostazione archivio contabile (LES), impostata per tutto l'archivio contabile, determina se la registrazione originale ripartita viene mantenuta invariata o se viene sovrascritta.
Dopo aver creato un record dei pagamenti pianificati, è necessario allegarlo al record del gruppo di condizioni di pagamento (da allegare al record cliente o fornitore).
Visualizzazione della ripartizione dei pagamenti pianificati
La ripartizione viene visualizzata in Registrazioni archivio contabile (LEN) o Importazione archivio contabile (LIM) soltanto nei seguenti casi:
- I pagamenti pianificati devono essere consentiti per il tipo di registrazione contabile usato. A tale scopo, impostare l'opzione Consenti pagamenti pianificati in Tipi registrazioni contabili (JNT).
- Il conto deve essere di tipo cliente, fornitore o terzi.
- Il record cliente o fornitore deve essere associato a un Codice condizioni di pagamento, al quale è a sua volta associato il Codice pagamento pianificato.
In Registrazioni archivio contabile vengono generate le righe delle rate al completamento della riga della registrazione per il conto cliente o fornitore, supposto che vengano soddisfatte le condizioni specificate nella maschera Registrazioni archivio contabile.
La numerazione delle righe della registrazione viene gestita allo stesso modo delle imposte generate automaticamente. Ad esempio, se il numero della riga della registrazione originale è 1.0, i numeri delle righe ripartite sono 1.1, 1.2, 1.3 e così via. Se la registrazione originale viene mantenuta (mediante l'opzione Salva valori riga originale in Impostazione archivio contabile), la riga 1.0 resta invariata, nella riga 1.1 viene creata una registrazione di storno e la numerazione delle righe delle rate ripartite inizia da 1.2. Se la registrazione originale viene sovrascritta, la riga 1.0 viene eliminata e la numerazione delle righe delle rate inizia da 1.1.
Informazioni contenute nelle righe ripartite
In base alla registrazione di origine e alle opzioni impostate in Impostazione pagamento pianificato (SCH), le righe ripartite contengono le seguenti informazioni:
- I dettagli della riga di registrazione, ad esempio riferimento registrazione, periodo, data, conto, descrizione e codici di analisi, vengono copiati dalla riga originale alle righe ripartite.
- Gli arrotondamenti sono applicati alla prima o all'ultima riga ripartita, a seconda del valore selezionato per l'opzione .
- L'opzione consente di includere tutte le imposte nella prima rata e quindi di applicare la ripartizione agli eventuali importi rimanenti a debito/credito, come richiesto per legge in alcuni paesi. In alternativa, è possibile ripartire l'imposta tra tutte le righe oppure aggiungerla soltanto all'ultima riga.
Collegamento tra pagamenti pianificati e altri processi
Pagamenti pianificati interagisce con altre funzioni automatiche in Registrazioni archivio contabile e Importazione archivio contabile come indicato di seguito:
- La ripartizione dei pagamenti pianificati viene eseguita in seguito al calcolo automatico dell'imposta e delle ritenute (rilevante soltanto in Registrazioni archivio contabile). L'imposta (o ritenuta) viene quindi inclusa nella riga del cliente o del fornitore prima della ripartizione della registrazione.
- La ripartizione dei pagamenti pianificati viene eseguita prima del calcolo standard delle condizioni di pagamento, in modo che le date di documento, di sconto e di interesse possano essere calcolate per ogni riga della rata generata dalla ripartizione.
Se una registrazione viene ripartita tramite i pagamenti pianificati, la ripartizione viene eseguita soltanto una volta indipendentemente dal numero di azioni eseguite per la stessa registrazione (ad esempio se la registrazione viene prima trattenuta e successivamente contabilizzata nell'archivio contabile reale). La ripartizione viene generata in Registrazioni archivio contabile soltanto se la registrazione non è già stata ripartita.
Esempio:
I seguenti inserimenti possono essere generati in una registrazione della funzione Registrazioni archivio contabile per registrare una fattura di vendita:
Dare cliente 117,5
Avere vendite 100
Avere imposte 17,5
(generata tramite il calcolo automatico dell'imposta)
Applicando i pagamenti pianificati, vengono determinati il numero delle ripartizioni necessarie, la percentuale e le date di scadenza da assegnare alle righe delle registrazioni ripartite.
Si consideri, ad esempio, una ripartizione di 4 importi uguali con una percentuale del 25% e con le opzioni predefinite per (Ultima rata) e per Trattamento imposta (Applica a tutte, per eseguire le ripartizioni in misura uguale). Per la valuta si utilizzano 2 posizioni decimali.
Gli importi a debito ripartiti vengono calcolati come segue:
Rata per la data di scadenza 1: 29,38
Rata per la data di scadenza 2: 29,38
Rata per la data di scadenza 3: 29,38
Rata per la data di scadenza 4: 29,36
(l'arrotondamento viene eseguito sul valore finale)
A questo punto nell'archivio contabile sono state generate righe aggiuntive, che tuttavia non sono ancora contabilizzate. Prima di contabilizzarle, le condizioni di pagamento vengono applicate alle singole righe ripartite per generare date aggiuntive come le date di documento, di sconto e di inizio interesse. Queste date possono essere regolate dalla data di scadenza, che viene generata per ogni riga.