Saisie des détails d'un journal

Type journal

Type de journal ou transaction Grand Livre que vous souhaitez saisir, comme défini dans Type journal (JNT). Le type de journal ne doit pas avoir un statut Fermé(e) ou Suspendu(e).

Remarque: Vous pouvez lier un type de journal à un profil de règlement pour régler une transaction immédiatement après son inscription. Voir 'Règlement immédiat des transactions'.

Unité de gestion

Unité de gestion dans laquelle le journal doit être inscrit. Ce paramètre peut être prédéfini.

Code opérateur

Code identifiant l'utilisateur qui crée le journal. L'option Forcer origine journal de Paramétrage Grand Livre (LES) détermine si ce paramètre est défini automatiquement sur le code de l'utilisateur qui est en train de créer ou d'inscrire le journal, ou s'il doit être saisi manuellement.

Référence transaction

Référence de la transaction comptable ou commerciale. Elle correspond normalement à celle du document qui en est à l'origine, comme un numéro de facture par exemple.

Numéro ligne

Le numéro de ligne est automatiquement incrémenté dans le cadre de la référence de transaction actuelle. Si vous souhaitez afficher, modifier ou supprimer une ligne, vous devez saisir le numéro de ligne et, le cas échéant, son suffixe pour identifier la transaction requise.

Période comptable

Période comptable dans laquelle la transaction doit être inscrite. La période comptable par défaut est la période courante (à moins d'une prédéfinition contraire). Vous ne pouvez inscrire que dans des périodes comprises dans la fourchette de périodes autorisées spécifiée dans Paramétrage Grand Livre (LES). Voir 'A quelles périodes est-il possible d'effectuer des inscriptions ?'

Date transaction

Date applicable à cette transaction. Il s'agit par défaut de la date qui apparaît sur la ligne précédente pour la référence de transaction actuelle, ou de la date courante. Vous pouvez saisir une autre date ou la sélectionner à partir du calendrier qui s'affiche en cliquant sur la flèche descendante.

Vous ne pouvez inscrire qu'à des dates comprises dans la fourchette de périodes autorisées spécifiée dans Paramétrage Grand Livre (LES). Voir 'A quelles périodes est-il possible d'effectuer des inscriptions ?'

Numéro compte

Numéro de compte valide, créé dans Plan comptable (COA), auquel sera inscrit le montant qui figure sur la ligne. Vous ne pouvez pas sélectionner un compte fermé. Si vous sélectionnez un compte suspendu, le système affiche un message d'avertissement mais vous permet de poursuivre et d'inscrire à ce compte.

Une invite peut avoir été prédéfinie pour vous aider à saisir correctement ce numéro. Le numéro de compte peut également être prédéfini et s'afficher automatiquement. Il est également possible de prédéfinir le type de compte de façon à forcer la saisie d'un type de compte particulier, par exemple un compte fournisseur ou un compte de bilan.

Libellé

Libellé descriptif de la transaction. Le libellé du type de journal s'affiche par défaut. Vous pouvez remplacer la valeur par défaut par le libellé de votre choix.

L'option Libellé par ligne de Type journal (JNT) détermine si la saisie de ce libellé est obligatoire. Si vous définissez cette option sur Aucun libellé par défaut, vous devez saisir un libellé sur chaque ligne. Si vous la définissez sur Libellé par défaut - modifier pour nouvelle référence, vous pouvez saisir un nouveau libellé chaque fois que la référence de transaction change. Si vous la définissez sur Libellé par défaut - modifier pour nouvelle ligne, vous pouvez saisir un libellé différent sur chaque ligne. L'intitulé du journal est utilisé par défaut si vous ne saisissez pas un libellé différent.

Ce libellé peut également être prédéfini comme étant le numéro ou le libellé du compte. Voir Journal prédéfini (JNP).

Montant base

• Dans un environnement monodevise, il s'agit du montant de la transaction. Si le montant est un nombre entier, vous pouvez omettre la virgule et les décimales. Le format des montants, y compris le nombre de décimales, le séparateur de décimales et le séparateur de milliers, est défini dans Paramétrage unité de gestion.

  Le montant peut être prédéfini ou calculé automatiquement à partir d'une autre ligne du journal. Le champ Débit/crédit offre des options pour définir automatiquement ce montant en tant que montant d'équilibrage.

Remarque:  Dans un environnement multidevise, ce montant peut aussi être calculé à partir d'une autre devise. Ce cas de figure est décrit dans la section Multidevise ci-après.

Si vous appliquez un contrôle de surengagement ou d'excès des dépenses, le système affiche un message d'avertissement si le montant saisi sur cette ligne dépasse le budget disponible pour le compte. Voir 'Définition d'un contrôle budgétaire pour un compte'.

Débit/crédit

Le repère Débit/crédit détermine si le montant est inscrit au débit du compte ou à son crédit.

Vous pouvez également sélectionner une option d'équilibrage pour définir automatiquement le montant et le repère Débit/crédit sur la valeur requise pour équilibrer :

• le journal complet ;
• les transactions pour la référence de transaction de la ligne actuelle ;
• les transactions de la période référencée sur la ligne actuelle.

Si vous avez utilisé des devises de transaction différentes sur les lignes du journal, ou si vous avez saisi une ou plusieurs lignes de journal en spécifiant un taux de change différent du taux journalier ou du taux par période applicable, le système pourra générer plusieurs lignes de transaction d'équilibrage afin d'équilibrer l'ensemble des valeurs en devise utilisées. Dans ce cas, les lignes d'équilibrage générées auront le même numéro de ligne, mais chacune se verra attribuer un suffixe de numéro de ligne différent (tel qu'affiché dans la seconde case du champ Numéro ligne).

Code analytique GL

Vous pouvez saisir jusqu'à 10 codes analytiques sur une transaction Grand Livre. Les codes analytiques ne peuvent être saisis que pour les catégories analytiques assignées aux transactions Grand Livre. Les codes analytiques requis, ainsi que leur caractère obligatoire ou facultatif, varient en fonction du type de journal et du compte référencé sur la transaction. Ces codes peuvent être prédéfinis en utilisant des journaux prédéfinis. Voir 'Quels sont les codes analytiques requis ?'.

Seuls des codes analytiques valides peuvent être saisis, comme définis dans Code analytique (ANC), à moins que la catégorie analytique n'ait été définie de façon à autoriser des codes non validés.

Cliquez sur le bouton Recherche en regard d'une catégorie analytique pour sélectionner un code analytique valide à partir du formulaire Recherche code analytique.

Remarque: Les catégories analytiques qui ne sont pas initialement disponibles à des fins de saisie de données (en raison des règles définies, telles qu'une interdiction par le compte) le deviennent à des fins d'édition une fois la ligne de journal actuelle renseignée. En revanche, si vous saisissez par la suite des détails dans ces champs, le système continue d'appliquer les mêmes contrôles qu'auparavant et interdit la saisie de toute analyse non autorisée au titre des règles définies.

Remarque: Si vous utilisez une catégorie analytique définie comme Catégorie séquence transaction, ce code doit être numérique.

Date de valeur

Pour les encaissements/décaissements seulement, comme défini dans le champ Type journal inscription de Type journal (JNT). La date au plus tôt à laquelle la transaction peut être lettrée.

Date règlement

Date de règlement de la transaction, si cette inscription est l'une des inscriptions arrivant à échéance. Elle n'est requise que si Contrôle règlements est activé dans Paramétrage Grand Livre (LES) et que la date de règlement est vérifiée.

Numéro règlement

Numéro de règlement de la transaction, si cette inscription est l'une des inscriptions arrivant à échéance. Elle n'est requise que si Contrôle règlements est activé dans Paramétrage Grand Livre (LES) et que le numéro de règlement est vérifié.

Repère lettrage

Vous pouvez définir le repère de lettrage du journal pendant sa saisie en utilisant ce champ. Voir 'Que sont les repères de lettrage ? pour plus d'informations'. Des éditions ''forcées'' seront produites suivant le repère de lettrage défini. Une fois qu'une transaction particulière a été imprimée, son repère de lettrage est incrémenté de un.

Montant hors-bilan

Vous pouvez saisir un montant hors-bilan pour une ligne de journal. Il peut s'agir d'une valeur non financière associée à la ligne de journal, par exemple une quantité ou un effectif. Vous ne pouvez pas saisir de valeur hors-bilan si la Règle inscription devise hors-bilan est Non défini(e) dans Paramétrage unité de gestion ou si Modification règle inscription hors-bilan est Non défini(e) dans Type journal (JNT).

Remarque:  La saisie d'un montant hors-bilan dans Saisie journal lorsque Quantité immobilisation est utilisée peut affecter le nombre d'immobilisations enregistrées dans Registre immobilisations. Voir 'Détails immobilisation' ci-dessous.

Texte standard

Vous pouvez ajouter un texte standard à cette ligne de journal en sélectionnant le menu Actions > Ligne > Texte standard.

Note journal

Identifie si une note de journal est associée à cette ligne de journal. Sélectionnez Actions > Ligne > Note pour créer et assigner des notes de journal à ce journal.

Seconde référence

Vous pouvez saisir une seconde référence pour chaque ligne de journal si vous n'utilisez pas la seconde référence pour Référence comptable.

Remarque:  Si le champ Seconde référence est requis, il doit avoir été précédemment inclus dans le formulaire Saisie journal à l'aide de Générateur Formulaires (FRD).

Champs supplémentaires

Vous pouvez enregistrer des informations supplémentaires sur chaque ligne de journal, telles que des références supplémentaires ou des dates associées, à condition que ces champs supplémentaires aient été précédemment définis dans Paramétrage champ supplémentaire (AFS).

Remarque:  Tout champ supplémentaire requis doit avoir été précédemment inclus dans le formulaire Saisie journal à l'aide de Générateur Formulaires (FRD).

Date échéance

Date à laquelle la transaction doit être réglée ou à laquelle son règlement doit être reçu. Cette date peut être calculée automatiquement si des conditions de règlement s'appliquent. Vous pouvez également saisir manuellement cette date d'échéance.

Si l'option Ignorer date échéance/escompte est activée pour le type de journal, le système copie la date de transaction pour définir la date d'échéance et ignore toute date calculée ou saisie. Cette option permet de demander un règlement immédiat de la transaction.

Code conditions

Code conditions de règlement applicable à la transaction. Ce code peut déterminer les dates et les conditions d'escompte. Si vous laissez ce champ vierge, le système utilise le code conditions de règlement assigné au fournisseur ou client. Voir 'Lien entre conditions de règlement et transactions journal'.

Date document 1-4

Quatre dates de document peuvent être enregistrées sur chaque transaction. Ces dates peuvent être imprimées sur les documents de règlement ou être utilisées dans le cadre des fonctions d'édition. Elles peuvent être déterminées par les conditions de règlement ou saisies manuellement.

Préfixe 1-4

Préfixes et numéros qui peuvent être associés à un maximum de quatre documents.

Date/Pourcentage escompte 1

Première date d'échéance d'escompte et pourcentage d'escompte applicable si le règlement est effectué au plus tard à cette date. Ces détails peuvent être déterminés par les conditions de règlement ou saisis manuellement.

Si l'option Ignorer date échéance/escompte est activée pour le type de journal, le système copie la date de transaction pour définir la date d'escompte et ignore toute date calculée.

Date/Pourcentage escompte 2

Seconde date d'échéance d'escompte et pourcentage d'escompte applicable si le règlement est effectué au plus tard à cette date. Si le règlement n'a pas été effectué à la première date d'échéance d'escompte, le système considère les détails de ce second escompte. Ces détails peuvent être déterminés par les conditions de règlement ou saisis manuellement.

Si l'option Ignorer date échéance/escompte est activée pour le type de journal, le système copie la date de transaction pour définir la date d'escompte et ignore toute date calculée.

Date/Pourcentage règlement tardif

Si les conditions de règlement ne sont pas respectées, vous pouvez prélever des intérêts sur le règlement tardif. Vous pouvez spécifier la 'Date règlement tardif' et le taux d'intérêt applicable. Ces détails peuvent être calculés à partir des conditions de règlement ou saisis manuellement.

Remarque: Cette valeur est conservée au niveau de la transaction pour information uniquement et ne sert pas à calculer automatiquement des charges d'intérêts.

Date/Pourcentage intérêt

Vous pouvez vouloir prélever des intérêts sur le montant de la transaction, auquel cas vous pouvez spécifier la date et le taux d'intérêt applicables. Ces détails peuvent être calculés à partir des conditions de règlement ou saisis manuellement.

Remarque: Cette valeur est conservée au niveau de la transaction pour information uniquement et ne sert pas à calculer automatiquement des charges d'intérêts.

Les valeurs 5ème devise ne peuvent pas être saisies mais un code 5ème devise peut dériver d'un compte ou de Paramétrage unité de gestion au moment où la transaction est créée. Ceci permet de calculer des valeurs 5ème devise de façon ponctuelle dans le cadre des éditions.

Renseignez ces informations dans la section Devise de transaction :

Code devise transaction

Code de la devise de transaction. Ce code peut être déterminé par un journal prédéfini ou correspondre par défaut au code devise défini pour le compte.

Taux devise transaction

Taux de change utilisé pour convertir depuis la devise pivot vers la devise de transaction. Ce taux peut être déterminé par un journal prédéfini. Si ce n'est pas le cas, le système utilise par défaut le taux défini dans Paramétrage taux de change journalier (CND) ou Paramétrage taux de change par période (CNP).

Vous pouvez saisir un taux différent du taux par défaut pour cette transaction journal. Ce nouveau taux doit être compris dans la tolérance définie. Voir 'Qu'est-ce que le contrôle de tolérance des taux ?'

Montant en devise de transaction

Montant de la transaction, exprimé en devise de transaction. Cette valeur peut être saisie manuellement. Si la Règle inscription 2ème devise est définie sur Calculé(e) si non saisi(e) dans Paramétrage unité de gestion, le système calcule ce montant à partir de l'une des autres valeurs de la transaction.

Débit/crédit

Ce paramètre détermine si le montant est un débit ou un crédit. Vous pouvez également sélectionner une option d'équilibrage pour définir automatiquement le montant et le repère Débit/crédit sur la valeur requise pour équilibrer le journal, la transaction ou la période.

Renseignez ces informations dans la section Devise de base :

Code devise base

Le code de la devise de base s'affiche automatiquement. Il est défini dans Paramétrage unité de gestion et n'est pas modifiable.

Taux devise base

Taux de change utilisé pour convertir depuis la devise pivot vers la devise de base. Ce taux peut être déterminé par un journal prédéfini. Si ce n'est pas le cas, le système utilise par défaut le taux défini dans Paramétrage taux de change journalier (CND) ou Paramétrage taux de change par période (CNP).

Vous pouvez saisir un taux différent du taux par défaut pour cette transaction journal. Ce nouveau taux doit être compris dans la tolérance définie. Voir 'Qu'est-ce que le contrôle de tolérance des taux ?'

Vous ne pouvez pas modifier le nombre de décimales du taux.

Montant devise base

Montant de la transaction exprimé en devise de base. Ce montant est obligatoire. Il peut être saisi manuellement ou calculé automatiquement, selon les règles d'inscription définies.

Renseignez ces informations dans la section Deuxième devise de base ou de reporting :

Code devise base 2/reporting

Le code de la deuxième devise de base ou de reporting s'affiche automatiquement. Il est défini dans Paramétrage unité de gestion et n'est pas modifiable.

Taux devise base 2/reporting

Taux de change utilisé pour convertir depuis la devise pivot vers la deuxième devise de base/reporting. Ce taux peut être déterminé par un journal prédéfini. Si ce n'est pas le cas, le système utilise par défaut le taux défini dans Paramétrage taux de change journalier (CND) ou Paramétrage taux de change par période (CNP).

Vous pouvez saisir un taux différent du taux par défaut pour cette transaction journal. Ce nouveau taux doit être compris dans la tolérance définie. Voir 'Qu'est-ce que le contrôle de tolérance des taux ?'

Vous ne pouvez pas modifier le nombre de décimales du taux.

Montant devise base 2/reporting

Le montant de la transaction, exprimé dans la deuxième devise de base ou reporting, est calculé et affiché automatiquement si cette devise est utilisée. Vous ne pouvez saisir une valeur en devise de reporting que si l'option Modifier règle inscription base 2/reporting est sélectionnée dans Type journal (Modification règle inscription) (JDX). Voir 'Ignorer les règles d'inscription pour un type de journal'. Vous ne pouvez en aucun cas saisir une seconde valeur de devise de base. Les détails suivants ne sont requis que si la transaction journal se rapporte à une immobilisation. Par exemple, s'il s'agit de l'achat ou de la vente d'un élément d'actif. Ces champs peuvent figurer sur un onglet distinct.

Renseignez ces informations dans la section Quatrième devise :

Code 4ème devise

Code de la 4ème devise. Ce code peut être défini dans Paramétrage unité de gestion, déterminé par un journal prédéfini ou correspondre par défaut au code devise défini pour le compte.

Taux 4ème devise

Le taux de change utilisé pour convertir la valeur dans le champ Calculer 4ème devise dans Paramétrage unité de gestion en 4ème devise. Ce taux peut être déterminé par un journal prédéfini. Si ce n'est pas le cas, le système utilise par défaut le taux défini dans Paramétrage taux de change journalier (CND) ou Paramétrage taux de change par période (CNP). Vous pouvez saisir un taux différent du taux par défaut pour cette transaction journal. Ce nouveau taux doit être compris dans la tolérance définie. Voir 'Qu'est-ce que le contrôle de tolérance des taux ?'

Montant 4ème devise

Cette valeur peut être saisie manuellement. Si la Règle inscription 2ème devise est définie sur Calculé(e) si non saisi(e) dans Paramétrage unité de gestion, cette valeur est calculée à partir de la Valeur définie dans le champ Calculer 4ème devise dans Paramétrage unité de gestion.

Renseignez ces informations dans la section Détails immobilisation :

Code immobilisation

Code immobilisation créé dans Fiche immobilisation (FAS). Vous ne pouvez pas inscrire de transactions pour une immobilisation dont le statut est Cession. Le système affiche un message d'avertissement si vous tentez d'inscrire une transaction dans une période postérieure à la période de fin d'amortissement de l'immobilisation.

Sous-code immobilisation

Sous-code immobilisation valide. Ce code permet de déterminer les exigences analytiques pour la transaction. Les sous-codes immobilisations sont définis dans Inscription immobilisation prédéfinie, accessible à partir de Fiche immobilisation (FAS).

Indicateur immobilisation

Sélectionnez Initial(e) si l'inscription se rapporte à une nouvelle immobilisation ou si vous migrez des immobilisations dans SunSystems à partir d'un autre registre d'immobilisations. Si ce n'est pas le cas, utilisez Indicateur immobilisation pour déterminer si l'inscription doit mettre à jour la valeur brute ou l'amortissement cumulé de l'immobilisation.

Remarque:  En général, il n'est pas recommandé de saisir des amortissements dans Saisie journal, hormis dans certaines circonstances. Voir 'Inscription manuelle d'un amortissement'.

Quantité immobilisation

Vous pouvez saisir plusieurs éléments sous forme d'immobilisation unique lorsque vous effectuez des inscriptions d'immobilisations. Par exemple, vous pouvez acheter 100 chaises, mais les enregistrer sous la forme d'une même immobilisation. Utilisez le champ Montant hors-bilan dans Saisie journal (LEN) pour enregistrer le nombre d'unités.

Remarque: Pour pouvoir enregistrer une quantité immobilisation dans Saisie journal (LEN), la configuration suivante doit avoir été prédéfinie :

• l'option Utiliser quantité immobilisation de l'onglet Général doit être cochée dans Paramétrage Grand Livre (LES) ;
• - Le champ Règle inscription devise hors-bilan figurant sur l'onglet Hors-bilan de Paramétrage unité de gestion ne doit pas être défini sur 0 - Non défini(e).
• - Le champ Modifier règle inscription hors-bilan dans Modification Règles Inscription Journal (JDX) ne doit pas être défini sur 0 - Non défini(e).

Voir 'Ignorer les règles d'inscription pour un type de journal'.

Voir 'Saisie des détails immobilisation via Saisie journal et Saisie des transactions immobilisations' pour plus d'informations.