Guide rapide de saisie d'un journal
Les étapes de saisie d'un journal à partir de la fonction Saisie journal (LEN) sont les suivantes :
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Dans Financials, sélectionnez l'option Saisie journal appropriée.
Remarque: Si aucun type de journal n'a été spécifié dans Saisie journal, le programme vous invite à le saisir. Voir 'Sélection du formulaire Saisie journal pour un type de journal'.Remarque: Si aucun formulaire n'est associé au type de journal, le programme vous invite à sélectionner le formulaire Saisie journal requis. Voir 'Sélection du formulaire Saisie journal pour un type de journal'.
- Le cas échéant, sélectionnez une unité de gestion. Elle peut aussi être prédéfinie.
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Le cas échéant, sélectionnez le type de journal, puis cliquez sur OK ou appuyez sur Entrée.
A ce stade, la mise en page du formulaire peut varier, selon qu'un nom de formulaire spécifique est associé au type de journal ou pas. Voir 'Comprendre les formulaires Saisie journal'.
Remarque: Si aucun formulaire n'est associé au type de journal, le programme vous invite à sélectionner le formulaire Saisie journal requis. Voir 'Sélection du formulaire Saisie journal pour un type de journal'. - Si nécessaire, saisissez votre code utilisateur. Elle peut aussi être prédéfinie.
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Saisissez la Référence transaction, puis cliquez sur OK ou appuyez sur Entrée.
Cette référence peut s'appliquer à une ou plusieurs lignes du journal. Un journal peut contenir plusieurs références de transaction différentes. Vous pouvez forcer le journal à s'équilibrer par référence de transaction. Voir 'Quand un journal est-il équilibré ?'
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Saisissez les autres détails de ligne en utilisant la touche de tabulation pour passer d'un champ à un autre. Voir 'Saisie des détails d'un journal' pour connaître le détail de chaque champ.
Selon le style du formulaire, la saisie de ces détails se fait dans des champs distincts de l'écran ou dans une grille.
Si un journal prédéfini a été associé au type de journal, les valeurs de champs prédéfinies s'affichent automatiquement. Voir 'Modification ou suspension d'un journal prédéfini'.
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Lorsque vous avez terminé la saisie des détails de la ligne de journal, cliquez sur OK pour les valider. Si ces détails sont corrects, le programme ajoute la ligne au journal. Cette procédure entraîne la mise
à jour des totaux du journal affichés en haut du formulaire. D'autres fonctions Saisie journal affichent des totaux et des
soldes différents ; voir 'Vérification des totaux et soldes du journal'.
Si les détails ne sont pas corrects, le système affiche un message d'erreur identifiant le problème. Le curseur vient se placer automatiquement sur le champ qui est incorrect ou doit être saisi.
- Le cas échéant, vous pouvez rapprocher les lignes de journal à des transactions existantes inscrites au même compte. Au cours de la procédure de lettrage, vous pouvez générer des escomptes, la taxe sur ces escomptes et des gains/pertes de change. Le formulaire de lettrage s'affiche automatiquement si le journal prédéfini le spécifie.
- Si la ligne de journal concerne un compte de type fournisseur, client ou tiers, et si un Règlement planifié a été configuré et assigné à l'enregistrement Fournisseur ou Client concerné, cette ligne de transaction est scindée en plusieurs transactions ou règlements. Chaque règlement généré a une date d'échéance différente pour échelonner les règlements fournisseurs ou clients. Voir 'Qu'est-ce qu'un règlement planifié ?'
- Cliquez sur Nouvelle ligne pour saisir une autre ligne de journal (sauf si l'option Créer sans pause est sélectionnée pour le type de journal). Vous pouvez également cliquer sur Nouvelle référence pour saisir une nouvelle ligne de journal avec une nouvelle référence de transaction. Voir 'Ajout de nouvelles lignes à un journal'.
- Lorsque vous avez terminé la saisie des lignes du journal, vous pouvez réviser et modifier ses détails avant de l'inscrire. Voir 'Révision des lignes d'un journal et Modification des lignes d'un journal'.
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Lorsque le journal vous semble correct, cliquez sur Inscrire pour créer des inscriptions simulées ou définitives. Voir 'Inscription d'un journal'.
Vous ne pouvez inscrire un journal qu'à condition qu'il respecte toutes les règles d'équilibrage. Voir 'Equilibrage du journal'.
Si vous ne pouvez pas inscrire un journal, quelle qu'en soit la raison, vous pouvez le suspendre. Voir 'Suspension d'un journal pour en différer l'inscription'. Pour resélectionner un journal suspendu, sélectionnez Afficher brouillard dans le menu Actions.
Si le journal requiert une approbation, la boîte de dialogue Lot approbation - Commentaire apparaît et vous pouvez saisir une note ou un commentaire destiné à l'approbateur. Lorsque vous cliquez, le journal est automatiquement suspendu. Voir 'Approbation de journaux'.