Saisie d'un journal multidevise

Une transaction Grand Livre peut contenir quatre valeurs en devise : devise de base, devise de transaction, deuxième devise de base/reporting et 4ème devise. Paramétrage unité de gestion détermine les devises et les règles d'inscription applicables au sein de votre organisation. Il identifie également la devise pivot, c'est-à-dire la devise à partir de laquelle les valeurs en devise de base, de transaction et de deuxième devise de base/reporting sont calculées.

Remarque: La 4ème devise peut être calculée à partir de n'importe laquelle des autres devises disponibles, comme défini dans Paramétrage unité de gestion, et ne peut pas être utilisée comme devise pivot.

Le paramétrage de l'unité de gestion et le type de journal défini déterminent les informations qui sont requises pour une transaction multidevise. Vous pouvez, pour un type de journal particulier et pour une ou plusieurs valeurs en devise, ignorer les règles d'inscription définies dans votre unité de gestion. Pour cela, vous devez utiliser Type journal (JNT).

Saisie journal (LEN) affiche les champs de montants et de taux de change suivants (selon la conception du formulaire et les règles d'inscription, certains de ces champs ne s'afficheront pas) :

  • Code devise transaction, taux par rapport à la devise pivot, et montant ;
  • Code devise base, taux par rapport à la devise pivot, et montant ;
  • Code devise base 2/reporting, taux par rapport à la devise pivot, et montant ;
  • Code 4ème devise, taux de la valeur à partir de laquelle elle est calculée, et montant.
Remarque: Le formulaire Saisie journal peut également afficher le champ Montant hors-bilan.
Remarque: Les valeurs dans la 5ème devise ne sont calculées que lorsque c'est nécessaire. Elles ne sont pas calculées dans Saisie journal.

Si un journal prédéfini est associé au type de journal, certains codes devises et taux de change requis peuvent être prédéfinis.

Saisie des codes devises

Le code devise de base et le code deuxième devise de base ou reporting sont déterminés au niveau de l'unité de gestion. Il n'est donc pas possible de changer ces codes qui s'affichent automatiquement. Le code 4ème devise peut être défini pour l'unité de gestion si cela a été spécifié dans Paramétrage unité de gestion.

Remarque: Ces codes ne pouvant pas être modifiés, ils peuvent ne pas être affichés sur le formulaire.

La devise de transaction peut quant à elle varier pour chaque transaction. Vous devez donc saisir son code. Ce code peut également être extrait d'un journal prédéfini. Si c'est le cas, vous ne pouvez le modifier qu'à la condition que les prédéfinitions ne soient pas imposées. Par exemple, un type de journal peut n'être utilisé que pour la saisie des factures libellées en EUR. Dans ce cas, le journal prédéfini pourra imposer la devise de transaction EUR.

La 4ème devise peut également varier pour chaque transaction et les mêmes règles s'appliquent.

Il est également possible de définir un code devise par défaut pour un compte ou une immobilisation, ou encore de le définir à partir d'une Règle de gestion. Ce code par défaut a priorité sur tout code devise prédéfini.

Saisie des taux de change

Les taux de change sont extraits des Taux de change par période (CNP) ou des Taux de change journaliers (CND), selon l'option Utiliser taux journaliers spécifiée pour la devise dans Code devise (CNC). Dans certains cas, le taux peut être prédéfini dans Journal prédéfini (JNP). Si aucun type de taux n'est spécifié c'est le type de taux défini dans Type de taux de change (JNT) qui sera utilisé. Si aucun type de taux n'a été défini, c'est le taux de change par défaut qui sera utilisé. Ensuite, si un contrôle de tolérance est requis, le type de taux du type de journal (JNT) est également utilisé

Remarque: Au moins un taux de change journalier ou par période doit avoir été défini pour chaque devise référencée sur le journal.

Si les quatre valeurs en devise sont requises pour une transaction, quatre taux sont saisis ou affichés. Le taux de la devise pivot est toujours 1. Les autres taux (valeurs 1, 2 et 3) correspondent aux taux requis pour effectuer des conversions depuis la devise pivot vers l'autre devise. Par exemple, si la devise pivot est la devise de base GBP et si vous saisissez une devise de transaction EUR, le système utilise le taux GBP vers EUR comme taux de change de la devise de transaction. Voir 'Comment sont exprimés les taux de change ?'

Le taux 4ème devise est le taux de la Valeur à partir de laquelle la 4ème devise est calculée, comme défini dans Paramétrage unité de gestion, pour déterminer la 4ème devise.

Remarque: Vous pouvez choisir d'éditer les formulaires Saisie journal de façon à supprimer l'affichage du taux pivot.

Taux journaliers ou par période

Les taux de change journaliers sont utilisés lorsque l'option Utiliser taux journaliers est définie sur Oui dans la fonction Code devise (CNC) pour l'une des devises sélectionnées. Si aucun taux journalier n'a été défini pour la date de transaction spécifiée sur la ligne de transaction (ou dans les limites de tolérance de date), vous ne pouvez pas saisir les détails de devise. Voir 'Comment sont appliqués les taux de change journaliers ?'

Si les taux journaliers ne sont pas utilisés, le système extrait le taux approprié de l'enregistrement Taux de change par période (CNP). Plusieurs taux de change par période peuvent être définis pour un même code devise. Par exemple, des taux différents peuvent s'appliquer pour des fourchettes de comptes et de périodes spécifiques. Le système sélectionne le taux de change approprié à appliquer. Voir 'Comment sont appliqués les taux de change par période ?'

Si aucun taux n'est trouvé, Saisie journal rejette le code devise.

Taux au comptant

Vous pouvez saisir pour une transaction un taux au comptant différent du taux enregistré comme Taux de change par période (CNP) ou Taux de change journalier (CND). Si vous saisissez un taux au comptant alors qu'un contrôle de tolérance est applicable, le système vérifie que le taux saisi se situe dans la tolérance définie pour le taux journalier ou le taux par période initial. L'écart entre le taux saisi et le taux de change enregistré doit être conforme au pourcentage de tolérance défini. Cela permet d'éviter de saisir par erreur un taux totalement inexact. Voir 'Qu'est-ce que le contrôle de tolérance des taux ?'

Remarque:  Si vous utilisez systématiquement des taux au comptant, vous pouvez choisir de définir un taux par période par défaut dont la valeur est zéro et sans contrôle de tolérance.

Saisie des montants en devise

Vous devez saisir au moins un montant pour chaque transaction. Le système utilise ce montant, ainsi que les taux de change, pour calculer les autres montants de la transaction. Si ce montant n'est pas saisi dans la devise pivot, le système commence automatiquement par le convertir dans la devise pivot (car les trois premières devises sont converties via la devise pivot). Voir 'Comment s'effectue la conversion des devises ? pour un exemple de calcul.'

Vous devriez normalement accepter les valeurs calculées. Si vous modifiez une valeur calculée, le taux de change peut être recalculé en conséquence.

Ajustement des valeurs calculées

Si vous saisissez deux valeurs et un taux qui ne correspond pas à ces valeurs, le système vous demande de changer l'un de ces paramètres. Par exemple, si vous saisissez une valeur de base (pivot) de 100,00, une valeur de transaction de 150,00 et un taux de 2,0, vous devrez modifier le taux ou l'une des deux valeurs.

Si les valeurs et le taux calculés ne sont pas ceux que vous souhaitez utiliser pour la transaction, vous devez remplacer le taux ou la valeur en conséquence. Laissez également l'autre valeur vierge. Le système va ensuite recalculer la valeur correcte à partir du taux fourni.