Présentation des retraitements comptables

Le module Retraitements comptables est un outil puissant qui utilise des transactions Grand Livre existantes pour générer de nouvelles transactions. Vous pouvez l'utiliser pour ventiler ou réassigner des dépenses ou autres transactions à partir de critères prédéfinis. Vous pouvez affecter des montants sur plusieurs périodes, comptes, codes analytiques et unités de gestion. Les montants peuvent être ventilés, augmentés ou diminués.

Retraitements comptables génère et inscrit des transactions Grand Livre, et vous pourriez donc obtenir des résultats identiques en saisissant manuellement un journal dans Saisie journal. Cependant, en utilisant Retraitements comptables, vous pouvez automatiser les traitements et les répéter à chaque période ou aussi souvent que vous le souhaitez.

Vous pouvez utiliser Retraitements comptables pour :

répartir des coûts, par exemple avec la méthode ABC (Activity Based Costing) ;
inscrire des montants sur plusieurs unités de gestion, par exemple pour des transactions interco ;
mettre à jour des budgets en vous basant sur les chiffres réels ;
calculer des intérêts sur les soldes des comptes.

Quels sont les composants d'un retraitement ?

Les retraitements comptables utilisent un paramétrage de retraitement pour générer une série de transactions.

Un paramétrage de retraitement contient les composants suivants :

une origine de retraitement qui identifie les coûts ou frais à répartir ;
une cible de retraitement qui identifie le compte cible auquel les coûts ou frais doivent être affectés ;
un ratio de retraitement qui, le cas échéant, identifie la part de l'origine qui doit être affectée dans la cible.

un retraitement génère des transactions d'équilibrage qui permettent de préserver l'équilibre du Grand Livre. Les transactions d'équilibrage sont inscrites dans un compte contrepartie défini dans l'origine du retraitement ou la cible, selon le type de retraitement effectué.

Ces trois types de composants d'un retraitement sont identifiés pour chacun des exemples suivants :

Exigence	Origine retraitement	Cibles retraitement	Ratio retraitement
Pour affecter 5000 livres sterling de coûts de marketing à la division Ventes internationales.	Coûts marketing	Cible : coûts marketing international Contrepartie : coûts marketing récupérés	Montant fixe de 5000 livres sterling
Affecter 30% des coûts de marketing aux ventes.	Coûts marketing	Cible : coûts marketing ventes Contrepartie : coûts marketing récupérés	Pourcentage fixe de 30%
Affecter aux ventes une part des coûts de bureau en fonction de la surface au sol occupée par le département Ventes par rapport à la surface totale.	Coûts totaux siège social	Cible : frais généraux ventes Contrepartie : coûts siège social récupérés	Pourcentage relatif basé sur la surface occupée par le département Ventes par rapport à la surface totale.

Notez que le ratio de retraitement n'est pas limité à un pourcentage prédéfini. Le ratio peut également être exprimé comme un montant fixe ou un pourcentage relatif déterminé par toute autre valeur financière ou statistique enregistrée dans le Grand Livre.

Définition des composants d'un retraitement

Définissez séparément chacun des trois composants du retraitement en utilisant les fonctions suivantes :

Origine retraitement (CAS)
Cible retraitement (CAT)
Ratio retraitement (CAR)

Les composants sont ensuite regroupés par numéro de séquence à l'aide de Paramétrage retraitement (CAD).

Les composants sont définis séparément pour pouvoir être réutilisés dans différents retraitements sans qu'il soit nécessaire de saisir les détails à chaque fois. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de définir plusieurs retraitements qui ventilent le même montant d'origine dans différents comptes, ou bien mettent à jour les mêmes comptes cibles, ou encore utilisent les mêmes ratios pour ventiler différents types de frais.

Paramétrage du retraitement

Un paramétrage de retraitement est constitué d'une ou plusieurs séquences. Chaque séquence identifie une origine de retraitement, une cible et éventuellement un ratio. L'ensemble définit des instructions de retraitement.

Un paramétrage de retraitement est défini à l'aide de Paramétrage retraitement (CAD).

Exécution d'un retraitement

Un retraitement est exécuté à l'aide de la fonction Exécution retraitement (CAL). Chaque séquence du paramétrage de retraitement sélectionné est exécutée. Le traitement sélectionne les transactions appropriées dans l'origine du retraitement, calcule le montant à retraiter et génère les transactions requises pour mettre à jour les comptes cibles et de contrepartie.

Retraitements échelonnés ou séquencés

Retraitements comptables permet des retraitements échelonnés ou séquencés dans lesquels les calculs sont effectués en plusieurs étapes. Par exemple, les coûts d'une campagne de marketing peuvent être répartis entre les différentes sociétés du groupe en fonction de leur chiffre d'affaires. Chaque société peut ensuite ventiler les coûts sur les différents départements commerciaux en fonction du nombre d'unités vendues. La répartition des coûts de la campagne se ferait alors en deux étapes. Premièrement, le coût de la campagne serait ventilé sur les différentes sociétés. Deuxièmement, le coût serait réparti par unité vendue par chaque département commercial. Le contrôle s'effectue en définissant le moment auquel le retraitement est inscrit.