Configuration de l'intégration de ION Workflow

L'intégration de SunSystems avec ION Workflow vous permet de séparer l'activité de saisie/traitement dans SunSystems de celle d'autorisation ou d'approbation des transactions. Ceci offre une plus grande souplesse dans la définition de vos processus de contrôle de transactions, fournissant ainsi une piste d'audit externe à SunSystems pour les approbations et vous permettant d'aligner l'utilisation de vos systèmes avec les responsabilités tenues par des personnes-clé. Par exemple, un chef de projet n'a pas forcément besoin d'avoir accès à la fonction de gestion des commandes fournisseurs SunSystems mais peut avoir besoin d'approuver personnellement tous les achats liés à un projet dans ION Workflow.

Utilisez la fonction Configuration du workflow (WFC) pour créer une définition de workflow d'intégration dans SunSystems pour un ou plusieurs processus interne(s). Il s'agit de la représentation SunSystems de la définition du workflow que vous créez dans ION Workflow. Dans Financials, vous pouvez créer des définitions de workflow pour les processus suivants : Saisie/importation, Lettrage, Approbation règlement. Dans Business vous pouvez créer une définition de workflow pour le processus d'approbation des commandes. Vous pouvez créer des définitions de workflow pour différents processus internes ; cependant, vous ne pouvez en créer qu'une seule par processus.

Remarque: L'autorisation est utilisée pour les transactions ou traitements Financials ; l'approbation est utilisée pour les transactions de commandes fournisseurs.

La représentation SunSystems de la définition de workflow s'applique à une unité de gestion spécifique. Si vous utilisez la fonction Administration des unités de gestion (BUA) pour créer une nouvelle unité de gestion à partir d'une unité de gestion créée au moyen de définitions de workflow, ces définitions de workflow sont copiées dans la nouvelle unité de gestion mais pas les transactions de workflow ni l'historique.

Conditions préalables

Les conditions préalables suivantes doivent être remplies pour que SunSystems puisse fonctionner avec ION Workflow :

  • Une configuration d'intégration doit être créée dans SunSystems, en sélectionnant IONWorkflow comme système d'intégration. Cela doit être fait avant que SunSystems soit configuré dans ION, afin que les tables de bases de données adéquates (tables Boîte de réception et Boîte d'envoi) soient disponibles dans SunSystems avant que ION Workflow se connecte à SunSystems.
  • Infor ION doit être installé et opérationnel, et ION Workflow doit être activé. Reportez-vous au Guide d'installation ION dans la partie Documentation du site Infor Xtreme.
  • Dans ION Desk, SunSystems doit être défini en tant qu'application. Plus particulièrement, dans ION Desk :
    • un point de connexion doit être créé pour la base de données SunSystems domaine
    • un flux de documents doit être défini pour représenter l'acheminement des BOD ION Workflow via ION.
    • vous devez ajouter le document ION Workflow et définir le verbe Process à envoyer de l'application. L'ID logique par lequel ION reconnaît et communique avec SunSystems est généré automatiquement par ION. La valeur exacte de cet ID logique doit être configurée dans Gestionnaire de configurations (CGM). Sélectionnez Intégration > Données communes et spécifiez un ID logique, par exemple, lid://infor.sunsys6.

Pour plus de détails sur l'utilisation de ION Desk, reportez vous au Guide d'administration ION Connect disponible sur le site Infor Xtreme dans la partie Documentation.

Remarque:  Lorsque vous saisissez l'ID logique dans le Gestionnaire de configurations (CGM), la valeur saisie doit correspondre exactement à l'ID logique fourni par ION lors de la définition de SunSystems en tant qu'application.
  • Les définitions de workflow SunSystems doivent correspondre exactement aux définitions de ION Workflow. Les paramètres d'envoi dans SunSystems doivent correspondre exactement aux paramètres d'entrée dans ION Workflow et les paramètres de réception dans SunSystems doivent correspondre exactement aux paramètres de sortie dans ION Workflow. Ces paramètres sont décrits plus en détails ci-après pour SunSystems ; reportez-vous également au Guide d'administration ION disponible dans la partie Documentation du site Infor Xtreme.
    Remarque: Une définition de workflow peut être créée dans ION Workflow avant ou après sa représentation SunSystems.
  • Si vous avez besoin de déléguer des approbations Financials à ION Workflow, les paramètres appropriés doivent être configurés dans SunSystems :
    • Dans Paramétrage Grand Livre > Fonctions supplémentaires, définissez le champ Approbation requise sur Oui.
    • Dans Code rejet (FJC), définissez au moins un code rejet à utiliser par défaut dans la définition du workflow.
    Me paramètre Approbation requise des types de journaux individuels est ignoré par ION Workflow ; c'est-à-dire que tant que le reste de la configuration est correct, les transactions autorisées dans ION Workflow sont acceptées dans SunSystems quel que soit le type de journal. Si par la suite vous cessez d'utiliser ION Workflow pour les approbations Financials et que vous procédez aux approbations dans SunSystems, le paramètre Approbation requise de chaque type de journal est observé, vous devrez alors vérifier que cette option est correctement paramétrée pour tous les types de journaux appropriés.

    De même, il n'est pas nécessaire de définir équipes ni des étapes d'approbation pour ION Workflow ; cependant, si des approbations sont requises par la suite dans SunSystems sans ION Workflow, vous devrez alors les définir à ce moment là.

  • Si vous avez besoin de déléguer l'approbation des commandes à ION Workflow, celle-ci doit être paramétrée dans SunSystems au niveau de l'en-tête de commande, car le workflow d'approbation des commandes utilise les en-têtes et non les lignes de détail. Pour ce faire, dans l'onglet Approbation achat de la fonction Paramétrage gestion des achats (PBS), choisissez Approbation commande utilisée et dans la fonction Type achat (PTS) > Paramétrage étape, le niveau de transaction doit être à Document pour l'étape qui requiert l'approbation.
    Remarque: vous pouvez configurer l'approbation des commandes pour la déléguer à ION Workflow à l'étape de la saisie ou de la confirmation des commandes ; cependant, il est formellement déconseillé d'utiliser l'étape de saisie pour une approbation ION Workflow à moins que le contenu de vos commandes ne change que rarement. Ceci parce que SunSystems empêche la modification des commandes en attente d'approbation via ION Workflow. Une fois qu'une commande a été approuvée dans ION Workflow, vous ne devez plus modifier son contenu. Si une commande doit être modifiée, créez-en une copie puis supprimez la commande originale.
  • Si vous avez besoin de déléguer l'approbation des commandes à ION Workflow, celle-ci doit être paramétrée dans SunSystems avec un seul approbateur.
  • Pour créer un approbateur délégué dans SunSystems, choisissez l'approbateur de workflow approprié dans la politique de sécurité de Console de sécurité ou Gestionnaire Utilisateurs.