Qu'est-ce qu'un ajustement de règlement manuel ?
La fonctionnalité Ajustement règlement manuel vous permet d'inscrire un ajustement à un compte fournisseur, d'inclure cette transaction dans un cycle de règlement et dans le même temps d'extourner automatiquement l'ajustement sur le compte fournisseur pour veiller à l'équilibre du compte. Par exemple, vous pourriez saisir un ajustement de règlement manuel pour enregistrer une facture à régler de façon urgente pour garantir une livraison, mais qui s'est perdue dans le courrier.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer l'option Ajustement règlement manuel dans Paramétrage Grand Livre (LES).
Enregistrement des transactions d'ajustement et de contrepartie
La saisie d'une transaction d'ajustement de règlement manuel pour un compte s'effectue à l'aide d'une option de traitement Control Desk. La transaction elle-même est saisie sur le formulaire Saisie journal, mais vous devez utiliser le Control Desk pour accéder à ce formulaire.
Il vous suffit de saisir la transaction de l'ajustement de règlement manuel pour le compte fournisseur sélectionné. Lorsque vous choisissez d'inscrire cette transaction, le système génère automatiquement la transaction de contrepartie destinée à équillibrer le compte. Les deux transactions sont inscrites au compte fournisseur. Ceci permet de veiller à ce que le solde du compte fournisseur soit correct, conformément au principe de comptabilité en partie double.
La transaction d'ajustement de règlement manuel est alors immédiatement sélectionnable pour règlement. La transaction de contrepartie reçoit automatiquement un repère de lettrage Retenu(e) pour veiller à ce qu'elle ne soit pas sélectionnable pour règlement.
Règlement de la transaction d'ajustement de règlement manuel
La transaction d'ajustement de règlement manuel est incluse dans un traitement de règlement fournisseur selon la procédure habituelle. La transaction de contrepartie n'est pas sélectionnable pour règlement en raison de son repère de lettrage Retenu(e).
Il existe néanmoins des différences au niveau du traitement du règlement.
La transaction règlement n'est pas automatiquement rapprochée de la transaction sélectionnée pour règlement. Vous devez effectuer le rapprochement manuellement en utilisant une des fonctions de rapprochement Lettrage compte (ACA), Lettrage en ligne ou Lettrage automatique (TRM).
Une fois la transaction d'ajustement de règlement manuel réglée, la transaction de contrepartie perd automatiquement son repère de lettrage Retenu(e).
Le règlement est généré normalement, mais vous ne pouvez pas produire d'avis de règlement normal.
Ajustement de règlement manuel temporaire ou permanent
Les transactions d'ajustement de règlement manuel générées pour le compte fournisseur peuvent être permanentes ou temporaires. Ceci détermine si les transactions d'ajustement de règlement doivent demeurer visibles au niveau du compte fournisseur une fois le règlement généré. Ce choix survient dans Paramétrage Grand Livre.
Si les transactions sont traitées comme permanentes, elles demeurent visibles sur le compte.
Si les transactions sont traitées comme temporaires, la transaction d'ajustement et la transaction de contrepartie associée reçoivent un repère de lettrage Correction au moment d'inclure la transaction d'ajustement dans un cycle de règlement. Les transactions qui portent ce repère ne sont pas incluses dans les états de gestion et consultations et deviennent donc invisibles.
Pour plus d'informations sur les repères de lettrage, consultez 'Que sont les repères de lettrage ?' et 'Quels sont les repères de lettrage disponibles ?'
Enregistrement de la facture réelle
Au moment de recevoir la facture (ou l'avoir) réelle, celle-ci est inscrite au compte fournisseur selon la procédure habituelle. Cette transaction sera contrebalancée par la transaction de contrepartie d'ajustement de règlement manuel qui demeure non réglée sur le compte fournisseur.
Lors du cycle de règlement suivant exécuté pour le compte, le système sélectionne automatiquement pour règlement la transaction de contrepartie et la transaction réelle qui, en s'équilibrant, n'affectent pas le règlement fournisseur.