Qu'est-ce que Importation journal ?

Modes de traitement Importation journal

Vous pouvez exécuter Importation journal dans deux modes de traitement différents : temps réel ou manuel.

Lorsque vous utilisez Importation journal pour importer et inscrire des journaux en temps réel, ces journaux sont automatiquement transmis à Importation journal au fur et à mesure de leur création par le module d'origine. Importation journal valide alors les journaux et les inscrit s'ils sont corrects. Les journaux peuvent également être suspendus dans l'attente de leur correction et de leur inscription via Saisie journal.

Lorsque vous utilisez Importation journal pour importer et inscrire des journaux de façon manuelle, les journaux sont enregistrés dans les tables SQL Importation journal au sein de Financials jusqu'à ce que vous décidiez de les importer. Vous devez ensuite sélectionner manuellement les journaux que vous souhaitez importer, afin de les transmettre au Grand Livre pour validation et inscription.

Les journaux générés par Business et Retraitements comptables Financials de SunSystems peuvent être inscrits en temps réel ou manuellement.

Validation et inscription Importation journal

Pour veiller à n'inscrire que des journaux valides, Importation journal applique les mêmes règles de validation et d'équilibrage que Saisie journal. Voir 'Quand un journal est-il équilibré ?'

Chaque type de journal référencé dans le type d'importation doit avoir un statut Ouvert(e) ou Masqué(e) dans Type journal (JNT).

Vous pouvez choisir de simplement valider les journaux, ou de les inscrire en plus de les valider. Lorsque vous inscrivez les journaux, vous pouvez, en cas d'erreur, choisir de rejeter le journal ou d'inscrire l'erreur à un compte d'attente. Voir 'Traitement des erreurs dans Importation journal'.

Vous pouvez inscrire les journaux importés au Grand Livre réel ou à un Grand Livre budget. Pour inscrire les journaux importés dans un Grand Livre budget, celui-ci doit être spécifié dans les paramètres d'exécution Importation journal.

Utilisation de Règles de gestion pour validations supplémentaires

Vous pouvez utiliser des règles de gestion pour appliquer des conditions de validation spécifiques à des champs sélectionnés du journal. Par exemple, vous pouvez souhaiter rendre obligatoires, au moment de l'importation, des champs qui sont facultatifs dans Financials. Vous pouvez également avoir à appliquer, par exemple, les mêmes validations de codes analytiques dans Importation journal et dans Saisie journal.

Il existe des circonstances particulières pour paramétrer des règles de gestion pour Importation journal. Pour définir automatiquement des champs de journal au cours du traitement d'importation, seuls certains points d'appel peuvent être utilisés dans la Définition événement. Pour valider le Grand Livre cible de l'importation, vous devez utiliser un Point d'appel spécifique dans la Définition événement. Pour plus d'informations, reportez-vous à 'Points d'appel et actions Financials'.

Au moment de valider les détails de chaque ligne de transaction importée, il est également possible de référencer la ligne importée précédente, par exemple pour veiller à ce qu'un champ particulier soit cohérent sur l'ensemble des lignes du journal importé. Dans ce cas cependant, il est essentiel de pouvoir distinguer une Importation journal de SunSystems Business d'une autre Importation journal (par exemple, un fichier externe exporté à l'aide de la fonction Exportation Grand Livre). Les lignes Grand Livre générées par la définition Interface Grand Livre dans SunSystems Business étant séquencées avant Importation journal au moyen d'un tri effectué au niveau de la Référence transaction/ Numéro de compte, vous devrez tenir compte de ce reséquençage si vous référencez la ligne précédente. Par conséquent, pour distinguer les différents types d'importations de journaux, vous devez utiliser l'élément de données Type création en-tête journal dans une définition d'événement ou une règle qui identifie si l'Importation journal provient de SunSystems Business ou d'une autre source. Pour plus d'informations, reportez-vous à 'Points d'appel et actions Financials'.

Affichage et sélection des journaux à importer

Le lancement, le contrôle et le suivi du traitement Importation journal se font à l'aide d'un Control Desk. Ce Control Desk affiche la liste complète des journaux qui figurent sur les tables Importation journal.

Vous pouvez donc utiliser le Control Desk - importation journal pour afficher des journaux :

• en attente de traitement par Importation journal ;
• rejetés par Importation journal en raison d'erreurs de validation.

Contrôle du type de journal

Les paramètres du type journal déterminent également le traitement des journaux dans Importation journal.

Si les transactions importées se rapportent à un type de journal pour lequel l'option Extourner période suivante est définie sur Oui, le système inscrit une écriture d'extourne pour le montant de chaque transaction, au compte approprié, dans la période suivante.

Si les transactions importées se réfèrent à un type de journal nécessitant une approbation, le journal est automatiquement suspendu. Voir 'Approbation de journaux'.

Importation de journaux avec références uniques

Si les transactions importées se rapportent à un type de journal pour lequel l'option Références uniques est définie sur Oui, et si le compte dans lequel la transaction est importée est un compte client, fournisseur ou tiers, le système valide dans le Grand Livre le numéro de référence saisi. Le système signale une erreur si la référence n'est pas unique pour le compte.