Lettrage de transactions lors de Saisie journal
Lorsque vous saisissez un journal dans Saisie journal, vous pouvez choisir de rapprocher les transactions journal non inscrites avec d'autres transactions déjà inscrites au même compte. Voir 'Accès à Lettrage en ligne à partir de Saisie journal'.
Lorsque vous sélectionnez Lettrage en ligne dans Saisie journal (LEN), le formulaire Résultats recherche - Saisie journal - Lettrage en ligne s'affiche. Il présente deux groupes de transactions pour le compte référencé sur la ligne de journal en cours dans Saisie journal. Ces deux groupes de transactions s'affichent séparément sur le formulaire :
- La ligne de journal actuelle, non inscrite, s'affiche dans la section Transactions journal en haut du formulaire et est automatiquement marquée pour lettrage.
- Le système extrait toutes les transactions non lettrées inscrites au compte et pouvant être rapprochées, et en affiche la liste dans la section Transactions extraites en bas du formulaire.
Déplacement entre les deux grilles de transactions
A l'affichage du formulaire, la section Transactions extraites est active pour vous permettre de commencer à marquer les transactions à lettrer.
Vous pouvez passer d'une section à une autre de la fenêtre en cliquant sur la zone appropriée ou en sélectionnant Changer grille active dans le menu . Par exemple, vous pouvez avoir besoin de passer à la section Transactions journal pour scinder une transaction ou redéfinir le repère de lettrage.
Lettrage des transactions
Le système assigne automatiquement le repère A lettrer aux transactions saisies dans Saisie journal.
Dans la section Transactions extraites, vous devez identifier les transactions que vous souhaitez lettrer et définir le repère de lettrage en conséquence. Toutes les options de rapprochement sont disponibles, par exemple :
- Pour lettrer entièrement une transaction inscrite de la section Transactions extraites, vous devez définir le repère sur A lettrer. Voir Rapprochement des transactions entières.
- Pour ne lettrer qu'une partie de la transaction, vous pouvez assigner le repère de lettrage Scinder, saisir le montant à lettrer et créer une autre transaction pour le montant restant non lettré. Voir 'Comprendre la scission de transactions'.
Equilibrage des lettrages
Les transactions marquées pour lettrage doivent s'équilibrer pour que ces lettrages puissent être enregistrés.
Le total des montants débits/crédits à lettrer et l'écart entre ces montants sont affichés en haut du formulaire dans une devise donnée. Vous pouvez changer cette devise en utilisant les options menu . Vous pouvez également afficher les totaux de lettrage dans toutes les devises en sélectionnant l'action .
Des transactions journal supplémentaires peuvent être générées pour équilibrer les lettrages :
- Transactions d'escompte de règlement et toute transaction d'ajustement de taxe associée. Voir 'Comment l'escompte est-il traité lors d'un lettrage ?'
- Transactions d'ajustement de gain ou perte de change. Voir 'Inscription des écarts de change lors d'un lettrage'.
Enregistrement des lettrages
Après avoir terminé les lettrages en ligne et vérifié qu'ils sont équilibrés, vous devez les enregistrer pour revenir à Saisie journal. L'option d'enregistrement que vous sélectionnez détermine la devise utilisée comme devise d'équilibrage. Voir 'Equilibrage des lettrages dans un environnement monodevise' ou 'Equilibrage des lettrages dans un environnement multidevise'.
Pour enregistrer les lettrages, dans le menu Actions, sélectionnez puis sélectionnez Enregistrer en devise, comme suit :
- Sélectionnez Enregistrer en devise de base pour enregistrer l'équilibrage des lettrages en devise de base. Avec cette option, tous les écarts de change sont calculés sur le montant en devise de transaction, et sur le montant en Valeur 4 si vous utilisez la quatrième devise.
- Sélectionnez Enregistrer en devise de transaction pour enregistrer l'équilibrage des lettrages en devise de transaction. Avec cette option, tous les écarts de change sont calculés sur le montant en devise de base, et sur le montant en Valeur 4 si vous utilisez la quatrième devise.
- Sélectionnez Enregistrer en 4ème devise pour enregistrer l'équilibrage des lettrages en quatrième devise. Dans ce cas, le système calcule les écarts de change sur les montants en devise de base et en quatrième devise.
Voir 'Choix de la devise d'équilibrage des lettrages'.
Suspension d'un journal avec lettrages en ligne
Si vous n'inscrivez pas immédiatement un journal contenant des lettrages en ligne et procédez à sa suspension, le système suspend également les lettrages. Ces transactions journal non inscrites ayant été lettrées d'après des transactions inscrites existantes, il est important qu'aucun autre lettrage ne survienne au niveau de ces transactions jusqu'à inscription ou suppression du journal suspendu.
Pour ce faire, le système définit sur Lettrage en cours le statut de toute transaction contenant des lettrages suspendus. Ce statut est redéfini au moment de l'inscription du brouillard. En cas d'annulation du journal, le système annule également les lettrages et redéfinit le statut.