Utilisation de Règlement client

Règlement client (PYC) permet de régler les transactions de débit sur les comptes clients ou tiers au moyen d'une fonction d'encaissement bancaire automatique comme le prélèvement automatique. Cette fonction peut produire un fichier Virement bancaire pour les virements électroniques.

Lorsque vous utilisez Règlement client, vous devez choisir un profil de règlement. Ce profil contient les critères de sélection qui déterminent les transactions à sélectionner pour l'encaissement.

Un cycle Règlement client commence par utiliser le profil de règlement ainsi que les critères de sélection à l'exécution pour identifier les comptes à prendre en compte. Les critères de sélection permettent ensuite de sélectionner les transactions sur ces comptes dont le règlement doit être collecté. Voir 'Comment sont sélectionnées les transactions à régler ?'

Règlement client produit systématiquement un état des règlements. Si l'option Inscrire transactions est définie sur Oui, le système génère également les transactions de règlement demandées et les inscrit. Voir 'Qu'est-ce que le cycle Règlement client ?' pour plus d'informations sur les tâches effectuées par cette fonction.

Voir 'Commencer un cycle Règlement client' pour plus d'informations sur la procédure à suivre pour le Règlement client.

  1. Renseignez ces informations :
    Code profil
    Code du profil de règlement qui détermine les critères de sélection pour ce cycle de règlement client. Ce code détermine également les critères de sélection à l'exécution requis. Il est défini dans Profil règlement (PYP). Le profil de règlement doit identifier un mode de règlement Banque ou Autre, et l'option Règlement doit être définie sur Règlement client.
    Inscrire transactions
    Sélectionnez Oui pour générer et inscrire les transactions de règlement, produire un fichier Règlement, définir le repère de lettrage sur Réglé(e) pour les transactions sélectionnées, produire l'état des règlements et facultativement produire un fichier Virement bancaire. Si les transactions simulées sont facultatives, vous pouvez choisir d'inscrire les transactions en tant que transactions simulées. Si les inscriptions simulées sont obligatoires, toutes les transactions générées par le cycle sont systématiquement inscrites comme transactions simulées.

    Sélectionnez Non pour générer uniquement l'état des règlements affichant les transactions à régler.

    Supprimer état transactions
    Sélectionnez cette option pour consolider les transactions sur l'état des règlements. Si vous ne sélectionnez pas cette option, l'état des règlements affiche le règlement et l'escompte accordé sur les transactions individuelles. Si vous choisissez cette option, le système produit un état consolidé affichant le montant total sélectionné pour chaque compte.
    Date base pour règlement
    Le système sélectionne les transactions dont la date d'échéance est égale ou antérieure à la date saisie dans ce champ. Voir Utilisation de la date d'échéance pour sélectionner les transactions dues pour règlement.
    Date règlement client
    Date à utiliser comme date de transaction pour les transactions de débit générées au cours du cycle de règlement. Il s'agit par défaut de la date du jour.
    Période inscription
    Période dans laquelle seront inscrites les transactions générées pendant le cycle en cours. La période par défaut est la période courante.
    Sélection - De/A 1-5
    Jusqu'à cinq critères de sélection à l'exécution peuvent s'afficher. Ces critères sont déterminés par le profil défini dans Profil règlement. Par exemple, le système peut vous inviter à saisir une fourchette de comptes et d'origines journal. Le système n'inclut dans le cycle de règlement que les transactions qui répondent à l'ensemble des critères de sélection définis.
    Code coordonnées bancaires
    Les coordonnées bancaires, telles que définies dans Paramétrage coordonnées bancaires (BNK), de votre propre compte bancaire. Lorsque vous saisissez un code coordonnées bancaires valide, le champ Compte règlement client (ci-dessous) affiche l'enregistrement Plan comptable correspondant à votre compte bancaire.

    Ce champ est obligatoire pour les règlements clients dont le Mode de règlement est défini sur Banque sur le profil de règlement. Si aucun Code coordonnées bancaires ne figure sur le profil de règlement alors que le Mode règlement est défini sur Banque, vous devez le saisir dans ce champ.

    Sous-code Banque
    Sous-code qui figure éventuellement sur l'enregistrement de coordonnées bancaires identifié dans le champ ci-dessus. Sinon, laissez vierge.
    Compte règlement client
    Le numéro du compte auquel le système doit inscrire les transactions d'équilibrage du règlement client. Il s'agit normalement d'un compte bancaire. Vous ne pouvez pas sélectionner de compte hors-bilan. Vous pouvez définir ce compte sur le profil de règlement.

    Si vous encaissez des règlements dans plusieurs devises de transaction, le système utilise le compte règlement client défini au niveau de chaque devise dans Code devise (CNC). Si aucun compte règlement client n'a été défini pour une devise, le système utilise le compte saisi dans ce champ.

    Compte règlement client
    Le numéro du compte auquel le système doit inscrire les transactions d'équilibrage du règlement client. Il s'agit normalement d'un compte bancaire. Vous ne pouvez pas sélectionner de compte hors-bilan. Vous pouvez définir ce compte sur le profil de règlement.

    Si vous encaissez des règlements dans plusieurs devises de transaction, le système utilise le compte règlement client défini au niveau de chaque devise dans Code devise (CNC). Si aucun compte règlement client n'a été défini pour une devise, le système utilise le compte saisi dans ce champ.

  2. Vous devez saisir les détails Virement bancaire pour créer un fichier Virement bancaire à partir du cycle de règlement. Ce formulaire ne s'affiche que lorsque tous les paramètres système et paramètres à l'exécution ont été définis pour créer un fichier Virement bancaire. Voir 'Contrôle de la création du fichier Virement bancaire'.
    Le fichier Virement bancaire peut être transféré dans un autre logiciel pour collecter les règlements grâce à un système de prélèvement automatique.

    Renseignez ces informations :

    Date traitement virements
    Date à laquelle les règlements seront traités par la banque. Vous ne pouvez pas sélectionner de date antérieure à la date du jour. Au Royaume-Uni, le système BACS requiert normalement une date comprise entre 2 jours avant et 40 jours après la date de transmission. Vous pouvez redéfinir cette date ou la modifier au moment de la transmission.
    Référence transaction bancaire par défaut
    Cette référence indique le motif de règlement. Les coordonnées bancaires du client peuvent préciser une référence. Si ce n'est pas le cas, le système utilise la référence saisie dans ce champ. Vous pouvez laisser ce champ vierge. Au Royaume-Uni, cette référence n'est pas obligatoire pour le système BACS.
    Référence règlement Grand Livre
    La référence saisie dans ce champ est appliquée à toutes les transactions inscrites au compte règlement client. Cette référence ne fait pas l'objet d'une validation. Vous pouvez laisser ce champ vierge.
    Règlement unique
    Cochez cette case pour générer une transaction unique dans chaque compte règlement client pour tous les comptes clients réglés dans le cadre de ce cycle. Cette option est nécessaire si vous souhaitez utiliser la consolidation pour définir ou consolider des codes analytiques au niveau de la transaction du compte règlement, tel que décrit ci-dessous.

    Laissez cette case non cochée si vous souhaitez enregistrer dans le compte règlement client une transaction distincte pour chaque compte client réglé.

    Remarque:  Si vous sélectionnez cette option, vous ne pourrez pas annuler le règlement d'un client spécifique.
    Identifiant fichier banque
    Ce code vient s'ajouter au Nom fichier banque, comme extension de fichier, pour identifier de façon unique le fichier créé par ce cycle. La valeur par défaut est l'identifiant de fichier banque spécifié au cours du cycle précédent avec le même profil de règlement. S'il s'agit du premier cycle avec ce profil de règlement, la valeur par défaut est l'identifiant de fichier banque, sauf si celui-ci est vierge, auquel cas la valeur par défaut "01".
    Nom fichier banque
    Par défaut, cette option est en affichage seulement et indique le nom du fichier de virement bancaire, y compris le code unité de gestion et l'identifiant de fichier banque (en extension). S'il existe déjà un fichier portant ce nom, le système affiche un message d'avertissement et vous donne la possibilité de remplacer le fichier ou d'annuler le cycle Règlement client. Ne remplacez pas le fichier existant si vous n'êtes pas certain qu'il a déjà été transféré.

    Si ce champ est activé, vous pouvez saisir un nom de fichier différent pour le fichier de virement bancaire. Le chemin peut être une unité locale, par exemple c:\dossier\, ou un emplacement de réseau, par exemple //ordinateur01/sortie. Les chemins de réseau ne respectent pas la casse et peuvent inclure des barres obliques ('/' ou '\'). Le chemin/nom de fichier que vous saisissez est conservé comme valeur par défaut pour le prochain encaissement bancaire qui utilise ce profil de règlement.

    Remarque:  Pour pouvoir saisir un chemin/nom de fichier au cours d'un cycle de règlement client, ce champ doit être activé sur le formulaire Virement bancaire. Pour cela, utilisez Générateur Formulaires (FRD) pour ouvrir le formulaire SAGD44 ; cliquez sur le contrôle Nom fichier banque, et définissez la valeur de la propriété Activé sur Vrai.
  3. Il existe deux types de consolidation analytique dans Règlement client :
    • Consolidation de codes analytiques client/tiers ;
    • consolidation de codes analytiques banque.

    Ces deux types de consolidation se réfèrent aux codes analytiques Grand Livre qui figurent sur les lignes de transactions générées par Règlement client, et sont décrits ci-après.

    Vous pouvez également utiliser Règles de gestion pour définir ou valider des codes analytiques au niveau des transactions générées. Pour cela, créez une Définition événement qui recherche un Code fonction de type Règlement client, et utilisez un point d'appel 00015 Peupler ou 00016 Valider analyse transactions générées par le système.

    Vous trouverez une description détaillée du mode d'interaction entre, d'une part, les options Changer consolidation et Analyse banque et, d'autre part, les Règles de gestion, dans 'Consolidation analytique et interaction avec les règles de gestion'.

  4. Cliquez sur Changer consolidation pour afficher le formulaire Règlement client - consolidation pour les codes analytiques client / tiers.
  5. Renseignez ces informations :
    Catégories analytiques
    Le formulaire Règlement client - consolidation affiche la liste des catégories analytiques assignées au Grand Livre. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour scinder la transaction de règlement du compte client en fonction des codes analytiques figurant sur les transactions initiales, ou pour appliquer une nouvelle analyse aux transactions de règlement client.

    Laissez tous les codes des catégories analytiques vierges si vous souhaitez générer et inscrire une seule transaction de règlement client consolidée à chaque compte client pour le montant total réglé par celui-ci. Il s'agit de l'option par défaut.

    Saisissez '..' en regard d'une catégorie analytique pour générer des transactions de règlement client avec les mêmes codes analytiques (pour cette catégorie) que les transactions client initiales encaissées. Le système pourra donc générer plusieurs transactions de règlement client pour un même client si les transactions initiales du compte client contiennent des codes analytiques différents pour une même catégorie. Ces codes analytiques sont également automatiquement saisis sur les transactions de compte bancaire correspondantes, à condition que vous n'utilisiez pas l'option Règlement unique (décrite ci-dessus). Vous pouvez également saisir un code analytique spécifique d'une catégorie pour définir ce code sur les transactions de règlement client générées.

    Vous trouverez une description détaillée du mode d'interaction entre l'option Changer consolidation et les Règles de gestion dans 'Consolidation analytique et interaction avec les règles de gestion'.

    Remarque:  Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les codes séquences de transactions et livre journalier.
    Consolider hiérarchie
    Si une hiérarchie contrepartiste/contrepartiste a été définie pour les transactions, sélectionnez cette option pour consolider les transactions à chaque niveau de la hiérarchie. Voir 'Utilisation de la hiérarchie pour produire des règlements consolidés'.
  6. Cliquez sur Analyse gain/perte de change pour afficher le formulaire Règlement client - consolidation pour les codes analytiques des transactions de gain/perte de change.
  7. Renseignez ces informations :
    Catégories analytiques
    Le formulaire Règlement client - consolidation affiche la liste des catégories analytiques assignées au Grand Livre. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour assigner des codes analytiques aux transactions de gain/perte de change générées par des règlements en devise.

    Laissez toutes les catégories analytiques vierges si vous voulez inscrire une transaction consolidée unique pour chaque écart de gain/perte de change généré. Il s'agit de l'option par défaut. Vous pouvez également saisir un code analytique spécifique dans une catégorie pour définir ce code sur les transactions de gain/perte de change générées.

    Remarque: Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les codes séquences de transactions et livre journalier.
    Consolider hiérarchie
    Si une hiérarchie contrepartiste/contrepartiste a été définie pour les transactions, sélectionnez cette option pour consolider les transactions à chaque niveau de la hiérarchie. Voir 'Utilisation de la hiérarchie pour produire des règlements consolidés'.
  8. Cliquez sur Analyse banque pour afficher le formulaire Règlement client - consolidation pour les codes analytiques banque.

    Cette fonction vous permet de définir des codes analytiques sur la transaction de compte banque lorsque l'option Inscrire transaction unique au compte règlement est définie dans Profil règlement (PYP) ou l'option Règlement unique est activée sur le formulaire Virement bancaire.

    Remarque: lorsque l'encaissement se fait par devise de transaction et que plusieurs devises sont utilisées, le système génère plusieurs lignes banque en fonction de ces devises. Les lignes de règlement client sont également consolidées en fonction de l'analyse définie et, selon les paramètres, le système pourra générer plusieurs lignes consolidées.
    Catégories analytiques
    Le formulaire Analyse banque affiche la liste des catégories analytiques assignées au Grand Livre. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour déterminer l'analyse au niveau de la transaction banque, lorsque l'option Règlement unique est activée sur le formulaire Virement bancaire (décrit ci-dessus).

    Laissez tous les codes des catégories analytiques vierges pour générer et inscrire une seule transaction consolidée au compte de règlement pour le montant total réglé dans le cadre du cycle. Il s'agit de l'option par défaut, à condition que l'option Règlement unique soit activée.

    Vous pouvez également saisir un code analytique spécifique d'une catégorie pour définir ce code sur les transactions banque générées.

    Vous pouvez également saisir '..' en regard d'une catégorie analytique pour générer des transactions banque avec les mêmes codes analytiques (pour cette catégorie) que les transactions règlement client correspondantes. Dans ce cas, le système pourra générer plusieurs transactions banque, en fonction des regroupements communs de codes analytiques.

    Remarque:  Si vous saisissez ".." pour une catégorie analytique, afin de copier les codes analytiques de cette catégorie à partir des lignes de transaction client / tiers, vous devez d'abord saisir l'option de cette catégorie dans le formulaire Règlement fournisseur - consolidation pour les codes analytiques client / tiers. Pour ce faire, cliquez sur Changer consolidation, comme indiqué ci-dessus.

    Vous trouverez une description détaillée du mode d'interaction entre l'option Analyse banque et les Règles de gestion dans 'Consolidation analytique et interaction avec les règles de gestion'.

    Consolider hiérarchie
    Si une hiérarchie contrepartiste/contrepartiste a été définie pour les transactions, sélectionnez cette option pour consolider les transactions à chaque niveau de la hiérarchie. Voir 'Utilisation de la hiérarchie pour produire des règlements consolidés'.
  9. Enregistrez vos modifications.