Généralités sur la reconstitution

Avant d'exécuter la reconstitution, vous devez :

traiter toute inscription lot Business relative aux transactions d'achat à l'aide d'Inscription lot (BPL) ;
traiter toutes les inscriptions Importation journal (LIM) pouvant se rapporter à des comptes contrôle budget ;
vous assurer qu'aucun utilisateur ne saisit de transactions dans le Grand Livre ou dans Saisie commande fournisseur. La reconstitution pourrait s'en trouver corrompue.

Dans SunSystems, sélectionnez Reconstitution fichier soldes (RBB). Le formulaire Reconstitution fichier soldes budget s'affiche.

Libellé

Saisissez un libellé pour l'exécution de cette reconstitution. Ce champ est affiché sur l'état de reconstitution du fichier soldes budget à la fin du traitement.

Code unité de gestion

Pour affichage uniquement. Affiche l'unité de gestion pour laquelle le fichier soldes budget sera reconstitué.

Grand Livre budget principal

Pour affichage uniquement. Affiche la lettre du Grand Livre budget principal défini pour l'unité de gestion dans Paramétrage unité de gestion.

Grand Livre engagements

Pour affichage uniquement. Affiche la lettre du Grand Livre engagements achats défini pour l'unité de gestion.
Cliquez sur OK. Un message s'affiche vous demandant de confirmer que vous avez lu la documentation et que vous comprenez les conséquences de la reconstitution.
Lorsque vous avez fini de lire et que vous comprenez cette Aide, cliquez sur Oui pour commencer le traitement.
La table de soldes budget est supprimée. Les tables de budget réalisé commande fournisseur et factures achat sont supprimées.
La table de soldes budget est reconstituée en utilisant des transactions. Voir Quelles données sont utilisées pour la reconstitution du fichier soldes budget ? plus haut. En premier, les valeurs de budget totales sont recréées en utilisant des transactions dans le Grand Livre budget. Ensuite, toutes les transactions appropriées du Grand Livre réel, les commandes fournisseurs et les factures achats sont regroupées en une seule liste et triées d'après leur date/heure de transaction, les transactions anciennes en premier, pour que le budget soit réalisé dans l'ordre chronologique correct. Les transactions Grand Livre sont ignorées si elles proviennent des factures achats pour que le budget correspondant ne soit réalisé qu'une seule fois. La table soldes budget est mise à jour pour chaque transaction et si le budget est dépassé, un message est inscrit dans le fichier journal.
Si la reconstitution réussit, un message s'affiche vous informant que le traitement de reconstitution s'est terminé sans erreur. Sinon, le traitement s'interrompt en cas d'erreur et toutes les données de cette reconstitution sont extournées.
Le formulaire Format document - paramètres exécution s'affiche. Saisissez RBB1 dans le champ Code format document et cliquez sur OK pour afficher un état d'exception des erreurs qui se sont produites durant la reconstitution. Vous pouvez également cliquer sur Annuler.
Vérifiez que le fichier soldes budget reconstitué est correct en utilisant un Control Desk pour interroger les valeurs présentes dans la table de fichier soldes budget et, si nécessaire, les fonctions d'édition d'états pour afficher les détails à partir des tables de budget réalisé factures achats et commandes fournisseurs.