Interfaz de libro mayor para notas de crédito y débito y notas de devolución de compras y ventas

Existen dos tipos de interfaces de libro mayor: transaccional e inventario.

Transaccional

En la interfaz de libro mayor, una interfaz de libro mayor transaccional toma un indicador de valor, por ejemplo, uno con el valor neto de una línea, y lo contabiliza a una cuenta específica. Se indica si es una contabilización débito o crédito. Esta interfaz de libro mayor está vinculada a un tipo de transacción y a una fase dentro de ese tipo de transacción. Esto permite, por ejemplo, en la fase de entrada de nota de recepción/emparejar, crear un débito en el inventario y un crédito en las cuentas de los proveedores.

Los indicadores de valor se calculan con una fórmula. La mayoría de los indicadores de valor se calculan multiplicando la cantidad de la línea. Por ejemplo, el indicador de valor con valor neto se calcula multiplicando la cantidad de la línea por el precio de unidad. La cantidad siempre da un resultado positivo en una orden de compra o venta normal.

En una nota de devolución de compra o venta, una nota de crédito o débito, al realizar la operación contraria a una orden de compra o venta, la cantidad siempre es un valor negativo. Existe una serie de posibles casos para el proceso correcto:

  • Se desea utilizar la misma fórmula como una orden de compra o venta normal. De ahí que todos los indicadores de valores sean negativos, puesto que la cantidad es negativa. Por ejemplo, la cantidad negativa multiplicado por un precio de unidad positivo resulta en un valor neto negativo indicador de valor.

  • Si se utiliza la misma interfaz de libro mayor como una orden de venta o compra, el sistema determina que el indicador de valor es negativo y automáticamente cambia el marcador débito o crédito para así proporcionar contabilizaciones correctas. En este caso se contabiliza una reversión al libro mayor.

  • Se desea contabilizar a los mismos libros mayores como una contabilización de compra o venta normal, pero no se desea mostrar los indicadores de valor negativos. En una fórmula para una nota de devolución de compra, venta, nota de crédito o débito, es posible multiplicar el indicador de valor por "-" menos 1 para que resulte en un indicador de valor positivo. Para garantizar una contabilización correcta no se pueden utilizar las mismas contabilizaciones al libro mayor de una orden de compra o venta normal ya que el débito o crédito sería incorrecto. Para garantizar contabilizaciones correctas, se requiere una interfaz de libro mayor nuevo con los marcadores débito y crédito transpuestos a la contabilización de libro mayor normal.

  • Si se desea contabilizar libros mayores diferentes, entonces se requiere una nueva interfaz de libro mayor. Se debe especificar si los marcadores débito y crédito, y la fórmula, son positivos o negativos.

Inventario

Las interfaces de libro mayor de tipo inventario no tienen en cuenta los valores positivo y negativo porque no incluyen indicadores de valor. Estos recurren a los costos de inventario (estándar, último, promedio ponderado, promedio definido y los seis costos definidos por el usuario) en la recepción o salida, o en el artículo. Estos costos se crean cuando se procesan las líneas y se utilizan las funciones de costo de inventario. Estos valores son siempre positivos. Los marcadores débito y crédito de la interfaz de libro mayor se definen del modo que se requieran puesto que los costos de inventario son siempre positivos.