Definir procesos de compras (PBS): aprobación de compra

Comprobar aprobaciones

Esto indica el tipo de comprobación de aprobaciones si se requiere. Es decir, qué aprobaciones se realizan. Las opciones son: Aprobaciones no en uso, Aprobaciones de facturas y órdenes en uso, Aprobaciones de órdenes en uso y Aprobaciones de facturas en uso. La fase en la que se deben realizar las aprobaciones se especifica como parte de la definición de fase en Tipo de compra.

Si la comprobación de aprobaciones es necesaria, el sistema solicita al operador más información con respecto a lo que debe ocurrir si se producen cambios en las rutas de aprobación o en las líneas de transacción de compras:

Reaprobar si cambia ruta

Este campo controla lo que sucede en el proceso de aprobación cuando la orden de compra o la línea de factura de compra se cambia, bien antes o después de la aprobación de la línea.

Antes de la aprobación: si la línea de orden de compra/factura se cambia y satisface los criterios de otra línea de datos de la tabla de aprobación, se borran las aprobaciones originales definidas cuando se introdujo la línea y se añaden las aprobaciones nuevas necesarias.

Después de la aprobación: si el cambio afecta a una parte importante de los datos de línea de factura/orden de compra, por ejemplo, código de artículo, identificadores de valor, código de cuenta, código de moneda, ubicación, código de comprador dirección de entrega, etc. el sistema investiga ese campo. De lo contrario, si el cambio no es una parte importante de los datos de línea de factura/orden de compra, por ejemplo, fecha prevista de proveedor, última fecha prevista de proveedor, etc., el cambio se permite sin ninguna investigación.

Si este campo se revisa y se selecciona la línea se debe aprobar de nuevo, el estado se restablece como Sin aprobar, y las aprobaciones originales también se restablecen. Si el cambio implica satisfacer los criterios de otra línea de datos en la tabla de aprobación, las aprobaciones originales se borran y las nuevas se añaden.

Si no se selecciona, no se permite cambiar la línea.

Este campo aparece en Definir procesos de compras y Definir tipos de compras. Si se define en cualquiera de los formularios, se aplica la función de reaprobación. Si se va a configurar globalmente en todas las bases de datos, debe configurarse en Definir procesos de compras. Si no se va a establecer globalmente pero se aplica a un tipo de transacción individual, debe configurarse en Definir tipos de compras.

Nota: Si Reaprobar si cambia ruta está seleccionado y algunos o todos los aprobadores ya han aprobado la línea, estas aprobaciones se borran. El estado de la línea se restablece a Sin aprobar y la línea se vuelve a aprobar.

Reaprobar si excede tolerancia

Si se selecciona esta casilla, una línea de orden/factura está sujeta a reaprobación por todos los aprobadores si se ha modificado y el valor de la orden ha cambiado. Esto modifica el registro del sello de aprobación. Si no se ha seleccionada esta casilla, las aprobaciones antiguas definidas cuando se introduce la línea no cambian.

Este campo aparece en Definir procesos de compras y Definir tipos de compras. Si se define en cualquiera de los formularios, se aplica la función de reaprobación. Si se va a configurar globalmente en todas las bases de datos, debe configurarse en Definir procesos de compras. Si no se va a establecer globalmente pero se aplica a un tipo de transacción individual, debe configurarse en Definir tipos de compras.

El valor que puede modificarse se define como un porcentaje de tolerancia. Este es un porcentaje del valor que se utiliza en aprobaciones. Es decir, el valor identificado en la tabla de aprobación.

Por ejemplo: el porcentaje de tolerancia se define como un 5% y el campo Reaprobar si excede tolerancia está definido en Definir procesos de compras o Tipo de transacción de compras. Una tabla de aprobación se define en Tipo de transacción de compras para utilizar el identificador de valor del importe neto con el fin de determinar la ruta de aprobación. Una línea de factura/orden se introduce con un importe neto de 100 GBP. Si la línea se modifica y el importe neto está entre 95 GBP y 105 GBP no se requieren reaprobaciones. Si se modifica la línea y el importe neto está fuera de la tolerancia 95 GBP - 105 GBP, la línea requiere reaprobaciones.

Nota: Si la opción Reaprobar si cambia ruta está establecida en Sí y algunos de los aprobadores ya han aprobado la línea, estas aprobaciones se borran. El sello de aprobación se borra y se vuelve a crear con la ruta nueva de aprobación.

Porcentaje de tolerancia

La tolerancia de porcentaje que se va a aplicar al importe de aprobación antes de marcar las transacciones como excedidas del valor de comprobación de aprobación. Este solo se utiliza si el campo Reaprobar si excede tolerancia está seleccionado.

Operador de aprobación múltiple

Si se selecciona esta casilla, los operadores que pertenecen a varios grupos de acceso de datos podrán aprobar para cada nivel.

Por ejemplo, una línea de datos de tabla de aprobación contiene:

• Límite: 999.999.999
• Aprobador 1 DAG - DAG X
• Aprobador 2 DAG - DAG Y
• Aprobador 3 DAG - DAG Z.

Si un aprobador es un miembro tanto de DAG X como de DAG Y, y se selecciona la casilla de Operador de aprobación múltiple, se puede aprobar en nombre de DAG X y DAG Y. No obstante, esto debe realizarse dos veces, una en cada aprobación.