Introducción al módulo Distribución de costos

Distribución de costos es una herramienta de gran utilidad que permite manipular transacciones del libro mayor existentes para generar nuevas transacciones. Se utiliza para dividir o volver a asignar gastos y otras transacciones usando criterios predefinidos. Permite asignar importes entre períodos, cuentas, códigos de análisis y bases de datos. Los cargos se pueden dividir, aumentar o disminuir.

Distribución de costos genera y contabiliza transacciones de libro mayor, por lo que se pueden conseguir los mismos resultados introduciendo un diario manual en Entrada de libro mayor. No obstante, Distribución de costos automatiza el proceso de prorrateo y lo repite en cada período o con la frecuencia que sea necesaria.

Distribución de costos se utiliza para:

Prorratear costos, por ejemplo, costos basados en actividad
Contabilizar importes en varias bases de datos, por ejemplo, transacciones internas de la compañía
Elevar un presupuesto utilizando cifras reales de base
Calcular intereses en saldos de cuenta

Cuáles son los componentes de una distribución

Distribución de costos utiliza definiciones de distribución para generar una serie de transacciones de diario.

La definición de una distribución puede contener los siguientes componentes:

Un origen de distribución que identifica los costos o cargos que se van a prorratear
Una distribución destino que identifica la cuenta destino en la que los costos o cargos se van a distribuir
Un ratio de distribución que identifica la proporción del origen que se va a distribuir al destino, si es necesario

una distribución genera transacciones de diario de redondeo para mantener el libro mayor cuadrado. La transacción de redondeo se contabiliza en una cuenta de contrapartida que se identifica en el origen o destino de distribución, según el tipo de distribución que se esté ejecutando.

Estos tres componentes de distribución se identifican en cada uno de los siguientes ejemplos de los requisitos de distribución.

Requisitos	Origen de distribución	Destinos de distribución	Ratio de distribución
Para la distribución de 5000 GBP de costos de marketing a divisiones de ventas internacionales.	Costos de marketing	Destino: costos de marketing internacional Contrapartida recuperación de costos de marketing	Importe fijo de 5000 GBP
Distribuir 30% de costos de marketing a Ventas.	Costos de marketing	Destino: costos de marketing de ventas Contrapartida: recuperación de costos de marketing	Porcentaje fijo de un 30%
Distribuir una proporción de costos de oficina a Ventas según el ratio de la superficie útil del departamento de Ventas con respecto al total de la superficie útil de toda la oficina.	Costos totales de la oficina central	Destino: gastos generales de la oficina central de Ventas Contrapartida: recuperación de costos de la oficina central	Porcentaje relativo basado en la superficie útil de Ventas como un porcentaje del total de la superficie útil.

Se debe tener en cuenta que el ratio de distribución no está restringido a un porcentaje predefinido. El ratio también se puede expresar como un importe fijo o un porcentaje relativo determinado por cualquier otro valor estadístico o financiero del libro mayor.

Definir los componentes de distribución

Los tres componentes de la distribución se definen en las siguientes funciones:

Orígenes de Distribución de costos (CAS)
Destino de Distribución de costos (CAT)
Ratios de Distribución de costos (CAR)

Después se unen todos los componentes en una secuencia de distribución mediante Definir Distribución de costos (CAD).

Estos componentes se definen separadamente para que se puedan volver a emplear en distribuciones diferentes, evitando el tener que introducir los datos otra vez. Por ejemplo, puede ser necesario definir varias distribuciones diferentes que prorratean el mismo importe origen a sitios distintos, o actualizar las mismas cuentas destino, o utilizar los mismos ratios de distribución para prorratear distintos tipos de cargos.

Configurar la distribución

Una definición de distribución consta de una o más secuencias de distribución. Cada secuencia de distribución identifica un origen, destino y, de manera opcional, un ratio, de distribución para determinar una instrucción de distribución en particular.

La definición de distribución se especifica mediante Definir Distribución de costos (CAD).

Ejecutar distribuciones

Las distribuciones se ejecutan en Ejecutar Distribución de costos (CAL). Esta función ejecuta cada secuencia de distribución. Selecciona las transacciones apropiadas del origen de la distribución, calcula el importe que se va a distribuir, y genera las transacciones necesarias para actualizar las cuentas de contrapartida y el destino.

Distribuciones secuenciadas o por pasos

En Distribución de costos es posible secuenciar o dividir por pasos la distribución para que los cálculos se lleven a cabo en una serie de fases. Los costos de una campaña de marketing, por ejemplo, se pueden dividir entre las empresas de un grupo según el volumen de ventas. Cada empresa puede dividir los costos entre los departamentos de ventas según el número de unidades vendidas. El proceso de prorratear los costos de la campaña se llevará a cabo en dos fases. En la primera, el costo se divide entre las empresas del grupo. En la segunda, el costo se divide por unidades de ventas entre los departamentos de venta. Para controlar este proceso se define el momento en que se contabiliza la distribución.