Asignar números de referencia a documentos de pago
SunSystems puede generar y asignar una referencia de transacción única a cada documento de pago que genera. La referencia de transacción se actualiza en las transacciones de pago y es de gran utilidad en los controles de auditoría.
Este recurso resulta muy útil cuando se imprimen documentos en papel que ya viene numerado; por ejemplo, cheques. Este sistema garantiza la asignación de un número correcto a la transacción de pago.
Los números de referencia de transacción que aparecen en los documentos de pago se generan si se identifica un formato de referencia de transacción para el formato de documento en Formatos de documento (DFS.
El formato de referencia de transacción se define en Referencias de transacciones (TRS). Esta función determina el formato del número de referencia y la forma en que se genera.
El número de referencia se puede generar automáticamente como una secuencia numérica; por ejemplo, para los números de cheque. Si se prefiere, se puede asignar un valor constante para que sea el predefinido.
Si se requiere una secuencia numérica, los datos se definen y controlan con Serie numérica (NSS).
Definir el número de referencia
Si los números de referencia de transacción se asignan a los documentos de pago, se puede utilizar Serie numérica (NSS) para ver y definir el siguiente número que se va a utilizar.
Por ejemplo, si se están imprimiendo cheques que incluyen el número de cheque, se debe definir el número de secuencia siguiente para identificar el primer número del cheque que se va a utilizar para ejecutar pagos.
El usuario puede establecer este número de secuencia siguiente en tiempo de ejecución, antes de que se impriman los documentos de pago, si se selecciona la opción Anular número siguiente en el documento de pago en Formatos de documento (DFS.
Actualizar la referencia de transacción
El número de referencia de transacción que se asigna a un documento de pago puede almacenarse como la referencia de transacción en las transacciones generadas y contabilizadas por Ejecutar pagos o Ejecutar cobros. Consulte Concepto de contabilizaciones generadas por la ejecución de pagos.
Esto se controla definiendo el campo Actualizar detalles de documento de Definir formatos de documento(DFS). Dicho campo debe estar definido para Actualizar la referencia de transacción en el documento de pago.