Corrección de errores después de contabilizar
Es posible cometer errores al introducir transacciones. En esta sección se describe cómo se corrigen estos fallos sin comprometer la integridad de los datos en un seguimiento de auditoría.
Autorización del supervisor
Hasta que se contabiliza un diario, todos los datos de las transacciones pueden modificarse o borrarse.
Si se desea añadir un proceso para autorizar diarios cuando se introducen, se puede utilizar el archivo de diarios retenidos para guardar diarios hasta que éstos se supervisen. Es posible extraer diarios retenidos y después de que se autoricen contabilizarlos. Las transacciones retenidas se consideran sin contabilizar por lo que no se incluyen en los informes generales.
Consulte Retener diarios para retrasar la contabilización.
Hacer modificaciones sencillas
Una vez que se ha contabilizado un diario, se puede cambiar la descripción, la fecha prevista y los códigos de análisis de transacción de una transacción contabilizada en Asignaciones de cuenta (ACA), siempre y cuando se tengan los permisos necesarios. Consulte Modificar detalles de transacciones con asignaciones de cuenta.
Además de corregir errores, modificar análisis es de gran utilidad si, por ejemplo, se reorganiza la estructura de los centros de costo. La opción en Dimensiones de análisis (AND) permite especificar si los códigos de análisis pueden modificarse después de contabilizarse. El acceso a esta utilidad se controla a través de grupos de operadores, los cuales se configuran en Consola de seguridad o Gestor de usuarios. Consulte también la Ayuda de Consola de seguridad o Gestor de usuarios para obtener más información.
También se pueden cambiar los marcadores de asignación. Los marcadores de asignación se pueden definir en:
- Asignado
- Conciliado
- Corrección
- Forzar pago
- Retener pago
- 0-9 para asignaciones numéricas.
Consulte Marcadores de asignación disponibles para obtener más información sobre los marcadores de asignación y cómo se modifican.
Las transacciones se pueden desasignar después de contabilizar en Asignaciones de cuentas. Todos los cambios realizados en Asignaciones de cuentas deben contabilizarse antes de que se registren en el libro mayor.
Modificar transacciones críticas
Asignaciones de cuentas no permite modificar la fecha de transacción, la referencia de transacción, el marcador de débito/crédito y ningún detalle del importe. Estos datos solo se pueden cambiar introduciendo transacciones de corrección.
Esto se realiza invirtiendo la entrada incorrecta e introduciendo después las transacciones correctas manualmente en Entrada de libro mayor (LEN).
El diario puede invertirse manualmente o bien con la función Copia e inversión de diario (JRC).
Ocultar transacciones de corrección
Las transacciones de corrección se identifican con un marcador de asignación Corrección. El marcador de asignación se define en Asignaciones de cuenta (ACA).
Las transacciones que tienen un marcador de corrección pueden excluirse de los informes financieros. Utilice la opción Incluir correcciones en Definir libro mayor (LES) para especificar si las transacciones de corrección se incluyen o excluyen de los informes.
Anular pagos
Anular pagos permite cancelar o quitar pagos realizados en Ejecutar pagos o Ejecutar cobros. Se selecciona el pago para cancelar identificando la referencia de pago, que es normalmente la referencia de cheque.
Si no se ha generado una referencia de pago, se puede generar una referencia de prueba en Documentos de pago para que la transacción se pueda seleccionar para inversión. Se puede optar por marcar las transacciones originales que se pagaron con un marcador de Retenido o se puede dejar el marcador en blanco.
Consulte Anular pagos generados por el sistema.