Asignar transacciones al realizar las entradas de libro mayor
Cuando se introduce un diario con Entrada de libro mayor, se puede optar por emparejar las transacciones de diario sin contabilizar con otras transacciones contabilizadas en la misma cuenta. Consulte Acceder a asignación en línea desde Entrada de libro mayor.
Cuando se selecciona una asignación en línea en Entrada de libro mayor (LEN), aparece el formulario Resultados de búsqueda: Entrada de libro mayor (asignación en línea). La ventana muestra dos tipos de transacciones para la cuenta en la línea de diario actual en Entrada de libro mayor. Los dos grupos de transacciones aparecen en partes distintas del formulario de la siguiente manera:
- En la sección de Transacciones de diario en la parte superior del formulario aparece la línea de diario sin contabilizar actual que se ha introducido para la cuenta en Entrada de libro mayor, y ésta se marca automáticamente para la asignación.
- En la sección de Transacciones extraídas en la parte inferior del formulario, aparecen todas las transacciones sin asignar contabilizadas en la cuenta y que se pueden emparejar.
Desplazarse entre las dos cuadrículas de transacciones
Cuando se accede al formulario por primera vez, la sección Transacciones extraídas está activa para que se marquen las transacciones de la asignación.
Se puede cambiar de una sección a otra haciendo clic en la sección relevante o seleccionando Cambiar enfoque de cuadrícula en el menú . Por ejemplo, podría ser necesario desplazarse a la sección Transacciones de diario para dividir una transacción o volver a definir el marcador de asignación.
Asignar las transacciones
Las transacciones de diario que se introducen en Entrada de libro mayor se marcan automáticamente como Para asignar.
En la sección Transacciones extraídas debe identificar las transacciones que desea asignar a las transacciones de diario y definir el marcador de asignación en éstas. Todas las opciones de emparejamiento están disponibles, por ejemplo:
- Para asignar totalmente una transacción contabilizada en la sección Transacciones extraídas se debe definir el marcador en Para asignar. Consulte Transacciones emparejadas totalmente.
- Para asignar solo parte de la transacción, el marcador de asignación se establece en Dividir, se introduce el importe que se va a asignar y se crea otra transacción para el importe restante sin asignar. Consulte Descripción de las divisiones de transacción.
Cuadrar asignaciones
Las transacciones marcadas para asignación deben cuadrar antes de poder guardarse.
Los importes para el débito y crédito marcados para asignación y cualquier diferencia entre ellos aparecen en la parte superior del formulario en una moneda concreta. Este importe se pueden cambiar utilizando las opciones del menú . De forma alternativa, puede ver los totales de asignación en todas las monedas, al seleccionar la acción .
Se pueden generar transacciones de diario adicionales para cuadrar las asignaciones:
- Transacciones de descuento por liquidación y las transacciones de ajuste de impuesto asociadas. Consulte Gestionar descuento por liquidación durante la asignación.
- Transacciones de ajuste de pérdidas o ganancias. Consulte Contabilizar diferencias de cambio durante la asignación.
Guardar asignaciones
Cuando se completan las asignaciones en línea y estas cuadran, deben guardarse para volver a Entrada de libro mayor. La opción seleccionada para guardar determina la moneda que se utiliza para comprobar que las asignaciones cuadran correctamente. Consulte Cuadrar asignaciones en un entorno de moneda única o Cuadrar asignaciones en un entorno multimoneda.
Para guardar las asignaciones, en el menú Acciones seleccione y luego seleccione la opción Guardar por moneda tal como se indica a continuación:
- Seleccione Guardar por moneda base para guardar el cuadre de las asignaciones en la moneda base. Si se utiliza esta opción, cualquier diferencia de cambio de moneda se calcula en el importe en moneda de transacción, y en el importe de valor 4 si se utiliza la cuarta moneda.
- Seleccione Guardar por moneda de transacción para guardar el cuadre de asignaciones en la moneda de transacción. Con esta opción, cualquier diferencia de cambio de moneda se calcula en el importe base, y en el importe de valor 4 si se utiliza la cuarta moneda.
- Seleccione Guardar por cuarta moneda para guardar el cuadre de asignaciones en la cuarta moneda. Con esta función las diferencias de cambio de moneda se calculan en el importe base y en el importe en moneda de transacción.
Consulte Seleccionar moneda de cuadre en las asignaciones.
Retener diarios con asignaciones en línea
Si un diario con asignaciones en línea no se contabiliza inmediatamente y se retiene, también se retienen las asignaciones. Como las transacciones de diario sin contabilizar se asignan a transacciones existentes contabilizadas, es importante no realizar otras asignaciones a estas transacciones hasta que los diarios retenidos se contabilicen o borren.
Para asegurarse, el estado de cada transacción con asignaciones retenidas se establece como Asignación en curso. Este estado se modifica cuando se contabiliza el diario retenido. Si se cancela el diario retenido, también se cancelan las asignaciones y el estado se modifica.